Für Unternehmer und Selbstständige ist es gar nicht einmal so einfach, jeden Tag in den Arbeitsrhythmus zu kommen. Eine der größten Herausforderungen in der vollkommen selbstverantwortlichen Arbeit ist es, die richtige Produktivität zu erhalten und sich auf die eigenen Aufträge zu konzentrieren. Oft wird dabei unterschätzt, wie wichtig die Arbeitsumgebung und die richtige Software für dieses Vorhaben ist. Da gerade in den Anfängen einer Selbständigkeit fast immer das Homeoffice die erste Wahl ist, wird vergessen, wie viele gute Alternativen es gibt. Und diese können die eigene Effizienz manchmal deutlich steigern.

Inhaltsübersicht:

Was sind die großen und kleinen Probleme mit dem Homeoffice?

Für jeden Unternehmer – und inzwischen auch für viele Arbeitnehmer – ist das Homeoffice eine bequeme Möglichkeit für die Arbeit. Der heimische Schreibtisch kann ganz nach den eigenen Wünschen eingerichtet werden, man hat nebenbei noch Zeit für die Familie und natürlich ist es erheblich günstiger als ein eigenes Büro. Allerdings ist gerade der zweite Punkt eines der Probleme, das dazu führt, dass das Homeoffice eben nicht ohne Kritik zu betrachten ist. Der Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden ist immer mit Ablenkung verbunden. Zudem hat man sich für seine Arbeit auf dem heimischen Rechner eingerichtet. Regelmäßige Außeneinsätze und Standort unabhängiges Arbeiten sind bei der Softwareauswahl selten berücksichtigt.

Das sind 4 Nachteile des Home Office

  • Ablenkung: Die Waschmaschine muss ausgeräumt, das Paket an der Tür angenommen und nebenbei noch dringende Rechnungen bezahlt werden. Aufgrund dessen, dass all diese Dinge auch wirklich nebenbei erledigt werden können, kann in vielen Fällen gar kein produktiver Arbeitsfluss entstehen. Noch deutlicher wird es natürlich, wenn auch noch Kinder zuhause sind.
  • Mangelnde Trennung: Es ist wichtig einen Punkt am Tag zu finden, an dem man abschalten kann. Der Zeitpunkt, an dem die Freizeit und Entspannung beginnt und das Arbeitsleben endet. Das ist mit einem Büro im trauten Heim natürlich deutlich schwerer.
  • Kommunikation: Manchmal ist es sehr nützlich, wenn man sich mit anderen Leuten über Problemstellungen oder Themen austauschen kann. Als Einzelkämpfer im Homeoffice ist niemand direkt verfügbar. Das kann ein Nachteil sein.
  • Standort gebunden: Mitunter kann es vorkommen, sich eine Pause im nahegelegene Cafe zu gönnen. Wie es der Zufall will, trifft man dazu noch einen Kunden. Wie gut wäre es denn jetzt mit ihm kurz den aktuellen Entwurf oder Stand des gemeinsamen Projektes durchgehen zu können. Zu dumm, dass die Daten zu Hause auf dem Rechner sind und sich nicht auf dem Smartphone, Tablett oder Laptop vom Cafe abrufen lassen.

Natürlich soll das nicht heißen, dass das Homeoffice kein guter Arbeitsplatz sein kann. Gerade in den Anfangszeiten einer Unternehmensgründung sind die Vorteile des Home Office klar zu erkennen: Da ist der Kostenfaktor, der in den Anfangszeiten und bei unsicheren Finanzen natürlich eine wichtige Rolle spielt. Es braucht kein Pendeln und keine Miete für ein eigenes Büro. Auch die flexible Zeiteinteilung ist für viele Unternehmer ein Grund, den Sprung in die Selbstständigkeit zu wagen. Die Probleme sind eher damit verbunden, von Beginn an die richtige Balance zwischen diesen verschiedenen Themen zu finden. Es kann sich daher lohnen, sich zum Beispiel mit der Alternative Coworking-Space zu beschäftigen.

Funktion des Coworking-Space: Das sind die Vorteile

Der Coworking Space ist eine vergleichbar neue Entwicklung. An sich kann man sich eine solche Bürogemeinschaft wie eine WG für Unternehmer vorstellen. Auch Angestellte sind in letzter Zeit häufiger da zu finden, da sie die Vorteile der Produktivität für sich nutzen möchten und lieber auf das Homeoffice verzichten. In einem solchen Coworking Space finden sich also verschiedenste Menschen aus ganz unterschiedlichen Branchen und mit ganz verschiedenen Zielen zusammen. Was sie alle verbindet: Sie wollen ihre Produktivität steigern und dafür sorgen, dass die Aufgaben besser und schneller erledigt werden.

Die verschiedenen Teilnehmer beim Coworking erhalten, entsprechend ihrer gebuchten Tarife, einen Schreibtisch und die gesamte Infrastruktur, die man sich von einem Büro wünschen kann. Vom Computer über den Anschluss für das Internet bis hin zum Kopierer oder professionellen Dienst für den Posteingang ist fast alles möglich. Jeder Nutzer beim Coworking kann allerdings ganz nach seinen eigenen Wünschen und nach seiner eigenen Planung agieren. Es gibt keine festen Bürozeiten, die einzuhalten sind. Ebenso wenig ist man an feste Kündigungsfristen oder teure Mieten gebunden. Die finanzielle Flexibilität ist einer der Gründe, warum der geteilte Raum für die Büros für immer mehr Arbeiter in Frage kommt.

Das sind 4 weitere Vorteile, die sich aus dem Coworking ergeben:

  • Flexible Finanzen: Statt langfristige Kündigungsfristen und hohe Mieten zu akzeptieren, sind die Tarife für das Coworking flexibel. Der Platz kann ganz entsprechend der eigenen Ansprüche gebucht werden und ist daher transparent in der Abrechnung.
  • Rat von Kollegen: Die anderen Teilnehmer mögen aus verschiedenen Branchen kommen, aber auch sie sind Unternehmer. Daher ist der Austausch mit ihnen ein deutlicher Vorteil. Und sei es nur, um in einer Kaffeepause für einen produktiven Neustart zu sorgen.
  • Feierabend: Es handelt sich um ein Büro, in dem man die eigene Arbeit in dem Augenblick zurücklassen kann, in dem man sich aus der Tür verabschiedet. Das schafft ein komplett neues Arbeitsklima.
  • Ausstattung: Coworking-Spaces sind in der Regel mit moderner Hard- und Software ausgestattet, die den heimischen Computer und Netzwerkgeschwindigkeiten um Längen schlägt.

Inzwischen ist diese Form der Arbeitsumgebungen in vielen Großstädten zu finden und bietet eine gute Alternative zu eigenen Büros oder dem Homeoffice. Nun stellt sich natürlich die Frage, ob es wirklich für jede Person geeignet ist.

Ist Coworking eine gute Alternative zum Homeoffice?

Ein großer Vorteil vom Coworking ist die große Flexibilität, die nicht nur bei den Finanzen vorhanden ist. Es ist ganz dem Unternehmer oder Angestellten überlassen, an welchem Tag und zu welchem Zweck er das Büro für sich nutzen möchte. Daher ist es auch gar nicht nötig, sich für das Homeoffice oder das Coworking zu entscheiden. Viele Beispiele zeigen, dass sich die beiden Konzepte sehr gut mischen lassen. Das Coworking ist eine gute Entlastung für Selbstständige und lädt dazu ein, sich komplett neue Konzepte für die eigene Arbeit zu überlegen. Es lassen sich die Vorteile von beiden Arbeitsorten für den eigenen Zweck verbinden. Jedoch sollte beim standortunabhängigen Arbeiten, dass ein oder andere beachtet werden. Besonders bei der Auswahl der richtigen Software kann hier viel Ärger und Aufwand im Nachhinein gespart werden.

Cloud-Software ist die richtige Lösung für Coworking und Home-Office

Kaum im Büro angekommen stellt man fest, dass der Laptop noch zu Hause ist. Das Problem der Hardware lässt sich in den meisten Coworking-Spaces noch lösen, indem man einfach kurzer Hand sich den passenden Laptop oder Desktop ausleiht. Doch was ist mit den Daten und der Software? Jeder, der seine Programme und Daten in die Cloud gesichert hat, spart an dieser Stelle Zeit. Doch gibt es bei Cloud-Software hinsichtlich der Nutzung und Sicherheit ein paar Dinge zu beachten. Hier ein Überblick der wichtigsten Programme und Anforderungen, die den Coworking- und Homeoffice-Alltag erleichtern:

Buchhaltungssoftware für die ortsungebundene Abrechnung

Rechnungen schreiben, FIBU und Steuererklärungen machen, werden vorwiegend als Belastung empfunden. Trotzdem müssen sie gemacht werden. Damit eher produktiv im Coworkingspace gearbeitet wird und Buchhaltungsprozesse schnell abgearbeitet werden können, sollte die Buchhaltungssoftware folgende Funktionen mitbringen:

  • GoBD-Konformität
  • Anlegen von Buchungsregeln
  • Export für Online-Banking
  • Verwaltung von OP (Offenen Posten)
  • Automatisierbares Mahnwesen
  • Workflow für digitale Rechnungsdokumente
  • Workflow für digitale Rechnungsdokumente
  • Workflow für digitale Rechnungsdokumente
  • Elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung
  • Schnittstellen für externe Buchhalung und Steuerberater
  • Individuelle Auswertungen für Controlling

Gute Anbieter für Cloud-Buchhaltungssoftware für KMU sind neben den Bekannten

lexoffice,
freeFIBU,
Sage One oder
sevDesk.

Dokumentenmanagement für die Live-Bearbeitung von überall

Das Thema Dokumentenmanagement ist etwas komplizierter und differenzierter zu betrachten. Die bekanntesten Anbieter sind hier sicher die US-Cloud-Größen wie Dropbox, iCloud, Office 365 und Google Drive. Diese Anbieter haben, was die Live-Dokumentenbearbeitung und das Sharen von Dokumenten angeht, Standards gesetzt. Allerdings können diese Anforderungen nicht immer ausreichen. Deshalb sollten Sie bei der Wahl des Anbieters für Ihr Dokumentenmanagement folgende 3 Punkte beachten:

  • Archivierung und Aufbewahrung: Hierbei ist zu klären, ob ein einfacher Cloud-Speicher zum Austausch von Daten und dem kurzfristigen Arbeiten notwendig ist. Was geschieht mit den Daten, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Müssen diese anderswo archiviert werden. Wer den Cloud-Speicher auch für Buchhaltungsdokumente nutzt, muss diese für mind. 10 Jahre archivieren können.
  • Gemeinsames Arbeiten und Austauschen: Nutzer sollten synchron an einem Dokument arbeiten können, ohne das die Daten des anderen verloren gehen. Sperrung und unterschiedliche Rechteverwaltung auf Ordner- und Dokumentenebene muss möglich sein. Automatische Benachrichtigungsfunktionen und unterschiedliche Stati-Anzeigen erleichtern den Workflow beim Arbeiten im Team. Für Korrekturen nach dem 2 – 6-Augenprinzip sind Kommentarfunktionen nötig. Um unabhängig zu bleiben, sollte ein Zugriff über mobile Endgeräte gewährleistet sein.
  • Übersicht und Verwaltung: Wenn es zusätzlich auch auf die Katalogisierung ankommt, wird eine Lösung benötigt, deren Schwerpunkt die strukturierte und übersichtliche Ablage und Verwaltung der Dokumente ist. Automatische Verschlagwortung, OCR-Scannen und digitalisieren von eingehenden Dokumenten, sowie Workflows für die übersichtlich Ablagen und Dateibenennung gehören ebenfalls zu der Lösung. Eine Volltext- und erweiterte Suche nach individuellen Kriterien ist besonders in großen Unternehmen notwendig.

Kommunikations-Software für einen reibungslosen Austausch mit Interessenten, Leads und Kunden

Kommunikation ist sicher als Selbstständiger das A und O. Telefonische Erreichbarkeit zählt dabei genauso wie zügiges Antworten auf E-Mails. Doch damit ist in dem modernen Leben nicht genüge getan. Social Messenger wie der Facebook Messenger, Whatsapp oder Google Allo und Twitter gehören mittlerweile zum Standard der Digitalisierung. Grundsätzlich ist aber die Empfehlung, für mobile Endgeräte die Push-Funktionen abzuschalten, um sicher zu stellen, dass die eigenen Kontakte auch die eigenen bleiben. Wen die Flut an Möglichkeiten vom Arbeiten abhält, dem ist die Alternative Slack zu empfehlen. Hierbei handelt es sich um einen Dienst, der verschiedene Channels zu einem geschlossenen Chat bündelt. Das bezieht Chats und Messenger genauso mit ein wie Dropbox und E-Mails.

Projektverwaltung-Software für den sparsamen Einsatz wertvoller Ressourcen

Wenn es darum geht, Projektplanung effizient abzubilden und zu kommunizieren, reichen Word- und Excel-Dateien schnell nicht mehr aus. Der manuelle Pflegeaufwand sowie das hin und her kopieren und senden per E-Mail kosten nicht nur Zeit, sondern verursachen Fehler in der Planung. Meist gibt es mehrere Versionen der Dateien und keiner weiß, welche die richtige ist. Schnell ist der gewünschte Überblick verloren und die Fehler vorprogrammiert. Ändern sich Planzeiten und Deadlines, muss die ganze Datei überarbeitet und an alle versendet werden. Einfacher und effizienter kann das z.B. mit einem Projektverwaltungs-Tool wie:
Trello,
Asana,
Basecamp oder
LibrePlan umgesetzt werden. Grundsätzlich sollte eine Projektverwaltung folgende Funktionen integriert haben:

  • Einfach Zeitplanung
  • Anlegen von Aufgaben, Tasks oder Todos
  • Verknüpfung von Terminen, Kontakte und E-Mails
  • Verwaltung von Ressourcen und Finanzen
  • Automatische Zeiterfassung
  • Benachrichtigungsfunktion bei Statusänderungen
  • Ablage und Bearbeitung von Dokumenten
  • Rechte und Rollen auf Projekt-, Teilnehmer- und Dokumentenebene
  • Individuell gestaltbares Dashboard für Meilensteine
  • Verschiedene Auswertungs- und Reporting-Möglichkeiten

Kontaktmanagement für die 360° Kundensicht

Das Kontaktmanagement oder auch Customer Relationship Management (CRM) ist wohl oder sollte die wichtigste Software sein. Zu Beginn der Selbstständigkeit ist sicher ein E-Mail-Client und ein separates Adressbuch sowie Terminverwaltung noch ausreichend. Doch mit zunehmendem Kundenstamm und Kommunikationsfrequenz kommt man mit dem herkömmlichen Outlook System an seine Grenzen. E-Mails, Termine und Kontakte sollten zentral zum Kunden erfasst und gespeichert werden. Es kostet wertvolle Zeit, wenn per Copy und Paste der Name des Kunden im E-Mail-Client eingegeben wird, um die letzte E-Mail-Korrespondenz zu finden. Zeit, die besser in die produktive Arbeit gesteckt werden sollte. Die Grundfunktionen des Kontaktmanagements beinhalten die zentrale und integrierte Verwaltung von E-Mails, Kontakten und Terminen. Damit kann einfach per Klick vom Termin zum passenden Kontakt und der aktuellen E-Mail Korrespondenz gesprungen werden. Kein Medienbruch durch Copy und Paste. Ist man schon etwas länger am Markt, kann es durchaus sinnvoll, sein Dokumente wie Angebote oder Verträge ebenfalls zentral zum Kontakt vorliegen zu haben. Führende deutsche Anbieter für Cloud-CRM wie TecArt und CentralStationCRM bieten ein einfaches Kontaktmanagement mit Groupware Funktionen speziell für KMU. Weitere Anbieter eines Cloud-Kontaktmanagements sind Sage, Scopevisio und 1CRM.

Content-Management-Systeme (CMS) für zielgruppenorientierte Inhaltserstellung

Gerade für Selbstständige im B2B Bereich ist neben dem persönlichen Kontakt und Social-Media die Webseite eines der wichtigsten Akquise Instrumente. Doch für welche Software soll man sich bei der enormen Auswahl entscheiden? Am Markt existieren Lösungen angefangen beim Baukastenprinzip wie WordPress und Joomla bis hin zu absolut individuellen Lösungen wie Typo3 oder Drupal. Jede dieser Lösungen kann durch einfache und aufwendige Anpassungen, Plug-Ins und Anbindung von Drittsystemen stark erweitert werden.

Als Selbständiger muss man den gegenwärtigen und künftigen Herausforderungen gewachsen sein. Interessenten. Leads und Kunden bewegen sich im Netz nicht eindimensional. Die Digitalisierung treibt die Komplexität der unterschiedlichen Touch-Points voran. Die Customer Journey der Menschen, mit denen Sie in Kontakt treten können, ist stark vernetzt. Das liegt an der steigenden Anzahl von Geräten (Smartphones, Tablets, Desktop- oder Wearable-Devices), Apps, Blogs, Webseiten und sozialen Medien, mit denen sich Menschen im Internet bewegen.  Da ist es wichtig, sich mit passendem Content auf der Webseite zu positionieren und ein positives Nutzererlebnis zu schaffen. Nur so erreicht man am Ende Kunden mit der Webpräsenz.

Damit dies gelingt ist bei der Auswahl eines geeigneten CMS, nicht der Funktionsumfang, entscheidend. Viel wichtiger ist es, den Funktionsumfang anhand folgender Fragen zu beantworten.

  • Welchen Zweck verfolgt die Internetseite? Soll einfach nur ein Portfolio der Produkte und Dienstleistungen gezeigt werden oder soll die Webseite direkt verkaufen bzw. Leads generieren?
  • Wie fragmentiert ist die Zielgruppe? Bei einer stark fragmentierten Zielgruppe sind häufig unterschiedliche Design- und Bedienelemente notwendig. Es kann zusätzlich von Nutzen sein, Inhalte unterschiedlich personalisieren zu können bzw. Content-Bereiche auf die Zielgruppe auszurichten.
  • Was für Inhalte werden benötigt und dargestellt? Sind es vorwiegend Texte mit Bildern, reicht ein einfaches CMS wie WordPress. Werden aber Checklisten, verschiedene Dokumente und andere Medien verwendet, lohnt sich eher der Aufwand für komplexere CMS wie Drupal oder Typo3.
  • Wie häufig ändert sich der Inhalt? Auch die Frequenz, mit der Inhalte erstellt bzw. geändert werden, muss bei der Auswahl berücksichtigt werden. Wenn täglich bzw. wöchentlich neue Inhalte eingestellt werden, darf das CMS nicht zu komplex sein.
  • Wer stellt den Inhalt bereit? Werden eher Produkte mit Bestandsführung auf der Webseite zum Kauf angeboten, sollte sich das CMS an ein Warenwirtschaftssystem bzw. ERP anbinden lassen. Wenn Texte von externen Quellen geliefert werden, ist ein Prüf- und Genehmigungsworkflow notwendig. Auch die Möglichkeit, die Inhalte von externen im CMS zu erstellen, spart wertvolle Zeit.
  • Wie viele Anwender werden mit dem CMS arbeiten? Je mehr Anwender mit dem CMS arbeiten umso wichtiger wird es sein, die verschiedenen Nutzer und Ihre Rollen und Rechte zu verwalten. Ist die Unternehmensseite eher ein Blog, reicht vermutlich eine einfache Rechte und Rollenstruktur für einen selbst und Gastautoren aus. Wenn die Internetpräsenz aber eher ein Portal ähnlichen Charakter aufweist und unterschiedliche Stakeholder wie Partner, Mitarbeiter und Kunden hat, müssen die Möglichkeiten einer stark differenzierten Rechte und Rollenstruktur gegeben sein.

Auf der Grundlage der ersten Analyse können so die notwendigen Funktionen ermittelt werden. Ist die Webseite inhaltlich eher klein auf eine homogene Zielgruppe ausgerichtet, wird sicherlich ein einfaches CMS wie WordPress oder Joomla reichen. Bei einer Portal- oder Shop-Lösung kommen gern schnell komplexere Anforderungen zusammen, die sehr individuell gelöst werden müssen. Hierbei lohnt sich ein CMS auf Basis von Drupal oder Typo3 aufzusetzen. Allerdings sollte dies mit professioneller externer Hilfe umgesetzt werden.

Content-Management-Systeme (CMS) für zielgruppenorientierte Inhaltserstellung

Arbeiten in Coworking-Spaces oder von zu Hause beinhaltet mittlerweile die Nutzung unterschiedlicher Software. Sich sämtliche Zugänge für Webseiten und Cloud-Anwendungen zu merken, ist anstrengend und fehleranfällig. Und man sollte nicht den Fehler machen, ein und dasselbe Passwort für alle seine Zugänge zu benutzen. Das stellt ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar. Mitunter kann es nicht nur geschäftsschädigend, sondern existenziell sein. Dabei geht es nicht nur um den eigentlichen Schaden, der durch die geklauten Daten entsteht. Viele vergessen die Auswirkungen von Imageschäden, wenn man seinen Kunden erklären muss, dass man Opfer eines Hackerangriffes ist. Genauso können saftige Entschädigungen für bestehende Geschäftsbeziehungen auf einen zukommen. Gute Passwortmanager sorgen dafür, dass man sichere und vielfältige Passwörter nutzt. Zu den bekanntesten Passwörter-Managern zählen;
1Password,
KeePass oder
LastPass.
Welches allerdings die beste Lösung darstellt, ist immer von der genutzten Software, dem Nutzerverhalten sowie den notwendigen Sicherungsmaßnahmen abhängig. Wer einen Überblick über die besten Passwort-Manager haben möchte, sollte sich die Artikelreihe „Die besten Passwort-Manager“ von Computerwoche durchlesen.

Teaser - Microsite digitalesarbeiten.de

Sie haben Anregungen oder Fragen zum Thema Coworking-Space: Die geniale Alternative zum Home Office mit der richtigen Cloud-Software? Schicken Sie uns einen Kommentar. Wir freuen uns auf Ihr Feedback.

Frank Panser

Frank Panser

Großgeworden bin ich im B2C E-Commerce Umfeld. Mit Beginn der digitalen Transformation schnupperte ich die B2B Luft und lernte Sie lieben. Mittlweile sind sämtliche Facetten der On- und Offline Leadgenerierung, der Content-Kreation sowie Growth Hacking keine graue Theorie, sondern gelebte Praxis.
Frank Panser

One thought on “Coworking-Space: Die geniale Alternative zum Home Office mit der richtigen Cloud-Software

  1. Wir verwenden Hitask für die Verwaltung unserer Aufgaben in einer virtuellen Umgebung. Kanban-Karten und Gantt-Diagramme waren bei der Fernbearbeitung nicht sinnvoll. Danke für den Artikel.

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