PDF komprimieren ohne Qualitätsverlust: So geht’s!

Große PDF-Dateien beanspruchen unnötig viel Speicherplatz und können beim Versand als E-Mail-Anhang Probleme verursachen. Glücklicherweise lassen sich PDFs komprimieren, ohne dass die Qualität beeinträchtigt wird. Host Europe präsentiert bewährte Online- und Desktop-Tools sowie WordPress-Plugins für die verlustfreie PDF-Komprimierung und häufige Fehler.

Warum die PDF-Komprimierung wichtig ist

Das PDF-Format stellt Dokumente mit Textformatierungen und Bildern unabhängig von Hardware und Software gleich dar. Es eignet sich für den Informationsaustausch in Unternehmen, mit Geschäftspartnern und Kunden. Für die Dateigröße gilt: so klein wie möglich und so groß wie nötig. Die „richtige“ Größe hängt vom Verwendungszweck ab. Für die Bildschirmansicht oder den Ausdruck genügt oft eine geringere Qualität als für hochwertige Drucke.

Vorteile

reduzierter Speicherbedarf auf Festplatten, Servern und Cloud-Speichern
Zeiteinsparung durch schnelleres Hoch- und Herunterladen
Vermeidung von Größenbeschränkungen beim E-Mail-Versand (oft 10 oder 25 MB)
schnellere Ladezeiten auf Websites mit komprimierten PDFs
schneller Zugriff bei mobilem Zugriff und effiziente Nutzung des Datenvolumens
schnelleres Backup

Anwendungsfälle

Die verlustfreie Komprimierung ist in vielen Fällen empfehlenswert:

Die Komprimierung ermöglicht den Versand umfangreicher PDF-Dokumente wie Kataloge oder Berichte per E-Mail.
PDFs auf Websites sollten klein sein, damit Besucher sie schnell herunterladen können.
Unternehmen archivieren oft Tausende Dokumente und sparen mit effizienten Backups Speicherkosten.

Nicht empfohlen …

Ein PDF zu komprimieren, ist nicht empfohlen, wenn:

ein professioneller Druck geplant ist
das PDF detailreiche Grafiken wie technische Zeichnungen enthält
es sich um ein offizielles Dokument handelt, das nicht verändert werden darf (Komprimierung kann eine digitale Signatur ungültig machen)
ein PDF verschlüsselt oder passwortgeschützt ist (Komprimierung kann die Sicherheit beeinträchtigen)
ein PDF ausfüllbare Formularfelder enthält (Komprimierung kann Probleme verursachen)

Hinweis: Neben dem ISO-Standard PDF 2.0 gibt es weitere Standards wie PDF/X für die Druckindustrie, PDF/A für die Langzeitarchivierung und PDF/UA für barrierefreie Dokumente.

Wie funktioniert die PDF-Komprimierung?

Programme komprimieren PDFs mithilfe verschiedener Techniken. Text, Bilder und andere Elemente werden ohne wesentliche Beeinträchtigung der Qualität optimiert. Sie analysieren den Inhalt und wählen einen Algorithmus aus oder bieten eine Auswahl geeigneter Komprimierungsalgorithmen an. Bei Bildern besteht die Wahl zwischen verlustfreier und verlustbehafteter Komprimierung. Nicht benötigte Metadaten werden entfernt.

Übersicht der besten Tools, um PDFs zu komprimieren

Mit den folgenden Tools können Sie PDFs online oder offline am Desktop-PC komprimieren. Zudem gibt es für WordPress-Websites spezielle Plugins, die die Dateigröße hochgeladener PDFs automatisch reduzieren.

Online-Tools

Wer nur gelegentlich ein PDF verkleinern möchte, kann ein Online-Tool nutzen.

Adobe Acrobat Online

Das Online-Tool von Adobe Acrobat komprimiert PDF-Dateien kostenlos

Das Online-Tool von Adobe macht die Komprimierung schnell und einfach: Sie laden die Datei hoch, wählen die Komprimierungsstufe aus und klicken auf „Komprimieren“. Auch in der Stufe „Hoch“ bleibt eine gute Qualität erhalten. Wählen Sie für eine bessere Qualität „Mittel“ aus. Anschließend laden Sie die Datei herunter.

LightPDF

LightPDF komprimiert PDF-Dateien in der Cloud.

Das kostenlose Tool LightPDF ermöglicht ebenfalls die Verkleinerung der Dateigröße ohne Beeinträchtigung der Dateiqualität. Der PDF-Kompressor funktioniert wie andere Online-Tools auf Windows, macOS, Linux, Android und iOS.

Desktop-Tools

Für alle, die häufig PDFs komprimieren und von weiteren Funktionen profitieren möchten, ist ein Desktop-Tool die richtige Wahl.

Adobe Acrobat Pro

Acrobat Pro bietet leistungsstarke Funktionen für die verlustfreie Komprimierung.

Das kostenpflichtige Programm Adobe Acrobat Pro ermöglicht die PDF-Komprimierung offline und ist die erste Wahl für alle, die mit vielen PDF-Dateien arbeiten und diese häufig komprimieren möchten. Wählen Sie im Bedienfeld „Alle Werkzeuge“ das Feld „PDF-Datei komprimieren“ und „Erweiterte Optimierung“. Normalerweise bieten die Standardeinstellungen eine effiziente Komprimierung, indem sie eingebettete Bilder komprimieren, Schriftarten entfernen und redundante Elemente beseitigen. Die Speicherprüfung zeigt an, wie viele Bytes für Dokumentelemente verwendet werden. Sie hilft bei der Auswahl der besten Methode. Acrobat Pro bietet viele weitere praktische Funktionen, wie das Signieren von Dokumenten.

PDF24 Creator

PDF24 Creator ist kostenlos und bietet viele praktische Funktionen.

Die Software PDF24 Creator ist eine kostenlose Alternative zu Adobe Acrobat Pro, mit der Sie PDF-Dateien offline bearbeiten und komprimieren können. Das Programm steht für Windows-Nutzer zum Herunterladen bereit. Anders als bei vielen anderen Anbietern ist die Nutzung mit keinen Einschränkungen verbunden. Zum Komprimieren öffnen Sie ein PDF und wählen Drucken aus, dann „PDFConverter“ als Drucker und klicken auf Drucken. Im folgenden Fenster auf „Einstellungen“ klicken, unter Formate „PDF“ auswählen, auf den Reiter „Komprimierung“ klicken und den Haken bei „Komprimierte Textobjekte“ setzen sowie bei farbigen Bildern den Haken für Komprimierung setzen und „JPEG-Maximum“ auswählen. Nach einem Klick auf „Speichern“ ist das PDF-Dokument komprimiert.

WordPress-Plugins

Für Freelancer und Agenturen, die Websites mit WordPress erstellen, ist ein WordPress-Plugin zur PDF-Komprimierung interessant.

ShortPixel

Die Erweiterung ShortPixel ist für die Bilderoptimierung bekannt. Das Plugin kann zudem PDFs mit einem Klick komprimieren. Das gilt auch für alle bereits hochgeladenen PDFs. Mit mehr als 300.000 aktiven Installationen ist das Tool eine Empfehlung.

iLovePDF

Mit iLovePDF können Sie ebenfalls PDFs verkleinern und zusätzlich ein Wasserzeichen integrieren. Im automatischen Modus werden hochgeladene PDFs automatisch komprimiert. Vorhandene Dokumente lassen sich einzeln oder alle auf einmal komprimieren.

Häufige Fehler beim Komprimieren von PDFs

Beim Umgang mit PDFs machen Anwender häufig dieselben Fehler. Vermeiden Sie folgende Fehler:

Zu starke Komprimierung: Eine Überkomprimierung von PDFs beeinträchtigt die Lesbarkeit und Darstellungsqualität. Prüfen Sie ein PDF nach der Komprimierung.
Große PDFs auf Websites: Wenn Sie ein PDF auf Ihrer Website integrieren, sollte die Datei nicht größer als notwendig sein.
Falsches Format: Wenn Sie zum Beispiel Bilder teilen möchten, sollten Sie die Bilder einfach als Bilder im PNG- oder JPEG-Format verschicken und diese nicht in ein PDF integrieren. Falls ein Empfänger den Textinhalt eines PDFs bearbeiten können soll, schicken Sie es besser im Word-Format.

PDF komprimieren – Fazit

Das Komprimieren von PDF-Dokumenten ist in vielen Fällen sinnvoll. Bei gelegentlichem Bedarf eignen sich Online-Tools, für Vielnutzer ist eine Desktop-Software mit praktischen Zusatzfunktionen die bessere Lösung. Für Freelancer und Agenturen, die WordPress-Websites mit vielen PDFs für ihre Kunden pflegen, empfiehlt sich eines der vorgestellten WordPress-Plugins. Damit die Dokumente schnell und zuverlässig laden, ist professionelles WordPress-Hosting wichtig, das Host Europe bietet.

Titelmotiv: Photo by Tomas Sobek on Unsplash

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