(Update) Wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen führen, arbeiten Sie jetzt in der Angst vor dem Coronavirus wahrscheinlich, wie die Mehrzahl aller Unternehmen auch, im Home-Office. Ihre Mitarbeiter sind über die ganze Stadt verteilt. Treffen mit einem Kunden in einem Café? Aktuell unmöglich! Änderung im Manuskript für eine wichtige Präsentationen am nächsten Tag werden zur Herausforderung – vor allem dann, wenn Ihre Kollegen Sie dabei unterstützen müssen. Nicht zu vergessen: die Geschäfts-E-Mails, die Sie plötzlich an den ungewöhnlichsten Orten checken müssen oder wichtige Telefonkonferenzen, an denen Sie unbedingt teilnehmen müssen. Die eingespielten Arbeitsabläufe sind plötzlich auf den Kopf gestellt. Das heißt, jetzt müssen Sie die richtigen Office-Tools zur Hand haben. Dies ist der Punkt, an dem Microsoft Office 365 Tools ins Spiel kommen.
Die Microsoft Office 365 Tools
Microsoft Office 365 bietet eine Reihe von Werkzeugen, von Outlook E-Mail bis zu Videokonferenzen, ganz gleich, wo die Arbeit getan werden muss. Profitieren Sie dabei von unseren zehn Experten-Tipps und holen Sie das Beste aus Microsoft Office 365 raus!
1. Gemeinsam an Dokumenten arbeiten
Collaboration-Tools machen es einfach, effizienter arbeiten und mit Microsoft Office 365 erhalten Sie in Echtzeit Input von Ihren Kollegen, ohne sich ständig E-Mail-Anhänge rund zu mailen. Wenn Sie Office-Web-Apps nutzen, können Sie mit anderen in Echtzeit Word-, Powerpoint- und Excel-Dokumente bearbeiten. Alle Änderungen sind in der Sekunde sichtbar, in der sie gemacht werden. Jeder kann dabei auch nachvollziehen, wer sie gemacht hat. Einfach in den SharePoint gehen und das entsprechende Dokument anklicken. Sobald das Dokument gespeichert ist, erscheint es in den gemeinsamen Dokumenten und alle Mitglieder einer Gruppe können daran weiterarbeiten.
2. Große Dateien ganz einfach teilen
Nicht ungewöhnlich, aber frustrierend: Sie müssen eine Datei teilen, die viel zu groß zum Versenden ist. Zum Glück hat Microsoft Office 365 die Lösung parat. Verbinden Sie einfach Ihre Online-Office-Anwendungen mit Ihrem Outlook-Account und teilen Sie den Link zu einer Datei per E-Mail. Die Empfänger können die Datei aus der Cloud herunterladen, ohne ihre Postfächer zu überfüllen. Gleichzeitig können Sie das Dokument zusammen bearbeiten.
3. Wichtige Dokumente in die Webseite einbetten
Möchten Sie, dass Ihre Website-Besucher eine Broschüre oder ein Bestellformular ausdrucken können? Microsoft OneDrive bietet Ihnen nicht nur 1 TB Speicherplatz, Sie können auch Dateien auf Ihrer Webseite einbetten. Kopieren und fügen Sie einfach den Code ein und Ihre User sind in der Lage, das entsprechende Dokument herunterzuladen.
4. Verwenden Sie elektronische Signaturen!
Drucken Sie noch Dokumente aus, um sie zu unterschreiben? Warum nutzen Sie nicht die kostenlose elektronische Signatur-App von DocuSign, die für Outlook verfügbar ist? In der App wird erläutert, wie Sie korrekt elektronisch unterzeichnen und sie kann sogar helfen, Unterschriften von anderen zu sammeln.
5. E-Mails unterwegs empfangen
Müssen Sie Ihre E-Mails überprüfen, wollen aber nicht den ganzen Tag vor Ihrem Laptop sitzen? Synchronisieren Sie Ihre Outlook-E-Mails mit Ihr Smartphone oder Tablet! Einfach in den Telefoneinstellungen ein neues Outlook- oder Exchange-E-Mail-Konto hinzufügen. Eine gute Möglichkeit, immer auf dem Laufenden zu bleiben.
6. Bringen Sie Ihr Team auf der Teamwebsite zusammen!
Wäre es nicht toll, einen Hub zu haben, auf den alle Teammitglieder schnell und einfach auf benötigte Dokumente zugreifen können? Hier kommt die Office-365-Teamwebsite ins Spiel. Um Ihre erste Abteilungs-Website zu erstellen, klicken Sie im Office-365-Menü einfach auf Websites, dann auf Teamwebsite und dann auf Neue Seite und schon können Sie Ihre Teamwebsite ganz nach Ihren Vorstellung mit Apps, Dokumenten und auch im Layout, inkl. Logo, gestalten. Wenn Sie Outlook mit der Site verbinden, können Sie ganz einfach direkt daraus auch E-Mails schicken.
7. Meetings mit Menschen auf der ganzen Welt abhalten
Sie sind im Home-Office, Ihr Geschäftspartner sitzt in Frankfurt und Ihr Kunde in London. Sie müssen aber dringend ein Meeting abhalten. Solange Sie eine Webcam und eine Internetverbindung haben, ist Office 365 die Lösung. Wenn Sie es nicht bereits getan haben, müssen Sie dazu nur Ihre Kamera in Skype konfigurieren. Klicken Sie dafür Extras, Optionen, Videogerät und dann die Webcam-Einstellungen. Sobald das erledigt ist, klicken Sie auf mehr Optionen, um den Namen eines Kontakts auszuwählen und schon können Sie den Videocall starten.
8. Digitalisieren Sie Ihre Unterlagen
Auch im digitalen Zeitalter ist Papier unvermeidbar. Ob es sich um Notizen handelt, oder eine wichtige Kundenanfrage, die schriftlich festgehalten wurde. Sie können OneNote dazu verwenden, um die Informationen zu digitalisieren und zu speichern. Nachdem Sie den OneNote-App auf Ihrem Handy installiert haben, können Sie die Kamera verwenden, um Fotos von den Unterlagen zu erstellen, die Sie einem Vorgang zuordnen möchten. So können Sie überall, wo Sie sind, darauf zugreifen.
9. Stellen Sie sicher, dass alle up-to-date sind
Ist es wichtig, dass Ihr Team regelmäßige Updates per E-Mail erhält? Richten Sie einfach eine E-Mail-Gruppe ein und die richtigen Leute erhalten zur richtigen Zeit alle nötigen Updates. Das ist ganz einfach: Öffnen Sie die Outlook-Web-App und richten Sie im Dashboard auf der linken Seite unter Gruppen Ihre neue Gruppe ein. Laden Sie dann die entsprechen Teammitglieder dazu ein.
10. Skype to go
Haben Sie wichtige Konferenz-Calls und sind Sie vorerst auf nicht absehbare Zeit im Home-Office festgesetzt? Holen Sie sich die Skype-App auf Ihr Telefon! Sie haben Zugriff zu allen üblichen Skype-Funktionen und verpassen so nichts, ganz gleich, wo Sie sind.
Informationen zu den Microsoft Office 365-Produkten von Host Europe finden Sie hier.
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