Die E-Rechnungs-Pflicht kommt. Und schon ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen und Selbstständige bereit sein, E-Rechnungen zu empfangen. Der Weg dorthin muss aber gar nicht kompliziert und teuer sein. In diesem Artikel wollen wir uns verschiedene Tools für Ihre E-Rechnung anschauen und Ihnen zeigen, wie Sie Ihr Geschäft schnell und einfach für die E-Rechnung fit machen.
Rechtliche Grundlagen und Standards
Die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen geben die Leitlinien für Ihre Wahl für ein E-Rechnungs-Tool vor. Das muss heute zwingend die Standards XRechnung und ZUGFeRD unterstützen, da diese die Basis für den elektronischen Rechnungsaustausch in Deutschland bilden.
Dabei ist XRechnung als XML-basiertes semantisches Datenmodell der De-facto-Standard für elektronische Rechnungen, die an Behörden (B2G) gestellt werden. ZUGFeRD ist im B2B-Bereich das derzeit vorherrschende Modell. Ab 2025 gilt für alle Unternehmen und auch für Selbstständige (mit Ausnahme von Kleinunternehmen) die Pflicht, E-Rechnungen in diesen beiden Formaten empfangen und verarbeiten zu können. Spätestens 2028 dürfen im B2B-Bereich dann nur noch E-Rechnungen verschickt werden. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag Ab 2025 ist die E-Rechnung Pflicht – was Sie jetzt beachten sollten .
Außerdem sollte das Tool E-Rechnungen automatisiert prüfen und validieren können. Denn die genannten Standards XRechnung und ZUGFeRD geben rund 200 Regeln vor, die erfüllt sein müssen. Das macht eine maschinelle Prüfung prinzipiell unumgänglich. Hinzukommt die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Diese schreiben vor, dass auch E-Rechnungen unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und jederzeit maschinell auswertbar archiviert werden müssen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt dabei mindestens 10 Jahre.
Ihr E-Rechnungs-Tool: neue oder bereits genutzte Software?
Wenn Sie nun fürchten, dass Sie durch die kommende E-Rechnungs-Pflicht zur Einführung einer – möglicherweise teuren – Spezial-Software gezwungen werden, ist die Sorge in den allermeisten Fällen unbegründet. Auf dem Markt finden sich Lösungen zu günstigen monatlichen Preisen und auch komplett kostenfreie Tools. Besonders wenn Sie nur schnell die Möglichkeit schaffen wollen, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, oder wenn Sie nur wenige E-Rechnungen pro Jahr selbst schreiben möchten, sind ausreichend leistungsfähige kostenfreie Lösungen vorhanden.
Auch wurden oder werden viele bereits etablierte Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme um Features rund um die E-Rechnung erweitert – oft ohne dass Sie dazu noch einmal gesondert zur Kasse gebeten werden. Nutzen Sie also bereits solch ein Programm – wie etwa Lexware Office, Sevdesk, DATEV Unternehmen online oder WISO MeinBüro – ist der Empfang, die Verarbeitung und meist auch das Schreiben von E-Rechnungen schon eingebaut.
Marktübersicht: Die führenden E-Rechnungs-Tools
Bei der Auswahl eines E-Rechnungs-Tools sollten Sie zunächst Ihre Ausgangslage und Anforderungen definieren. Dazu gehören nicht nur die reinen Funktionalitäten zur Rechnungserstellung, -übermittlung und -verarbeitung, sondern auch Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und Integration in bestehende Systeme.
Der Markt für E-Rechnungs-Tools ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Hier ein schneller Überblick über die wichtigsten Anbieter:
Sevdesk
Die cloudbasierte Lösung Sevdesk richtet sich besonders an kleine und mittlere Unternehmen sowie Freiberufler. Die Software unterstützt sowohl XRechnung als auch das ZUGFeRD-Format und bietet eine automatische Validierung der E-Rechnungen nach der gültigen Norm. Die Software ermöglicht auch eine GoBD-konforme Archivierung und bietet umfangreiche Automatisierungsfunktionen für die Rechnungsverarbeitung.
In der günstigsten Variante für knapp 9 Euro pro Monat können E-Rechnungen geschrieben werden. Um E-Rechnungen auch zu erfassen und zu prüfen, ist mindestens das Abonnement für monatlich knapp 20 Euro nötig.
Lexware Office
Als weitere beliebte Cloud-Lösung bietet Lexware Office eine umfassende E-Rechnungsfunktionalität für kleine und mittlere Unternehmen. Die Software zeichnet sich durch ihre benutzerfreundliche Oberfläche und die Integration mit verschiedenen Online-Shops und Banking-Systemen aus.
Die Pflicht, ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen erfassen zu können, lässt sich mit dem günstigsten Paket von Lexware Office S für 6,90 Euro pro Monat erfüllen. Um E-Rechnungen auch erstellen und verschicken zu können, braucht es mindestens das Paket M für knapp 12 Euro.
Papierkram
Die ebenfalls cloudbasierte Buchhaltungssoftware Papierkram richtet sich speziell an Freiberufler und kleine Unternehmen. Die Lösung ermöglicht die Erstellung rechtskonformer E-Rechnungen mit wenigen Klicks. Die Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert.
Bereits in der kostenfreien Variante lassen sich E-Rechnungen schreiben und verschicken. Dabei wird aber – wie bei allen Dokumenten im kostenfreien Paket – ein Papierkram-Logo im Fußbereich eingefügt. Für Validierung und GoBD-zertifizierter Buchhaltung ist allerdings ein kostenpflichtiges Paket erforderlich. Diese beginnen bei rund 10 Euro monatlich.
WISO MeinBüro
Auch die Cloud-Buchhaltungslösung WISO MeinBüro von Buhl richtet sich vornehmlich an Selbstständige und kleine Unternehmen. Die Software unterstützt sowohl XRechnung als auch das ZUGFeRD-Format und ermöglicht die Erstellung sowie das Auslesen von E-Rechnungen direkt im Browser.
In der „Free“-Variante können E-Rechnungen im XML-Format kostenlos und ohne Abo erstellt und ausgelesen werden. Diese Version richtet sich besonders an Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen. Wer allerdings auf das ZUGFeRD-Format setzen möchte, benötigt mindestens das XS-Paket für monatlich 9 Euro. Und wer sein Rechnungswesen lieber lokal und nicht in der Cloud betreibt, der kann WISO MeinBüro Desktop inklusive E-Rechnungen in der Basis-Version für 14,90 Euro pro Monat buchen.
PDF24 Tools
Wer nur wenige Rechnungen pro Jahr schreibt, für den können die Möglichkeiten von PDF24 völlig ausreichen. Unter den zahlreichen Tools rund um das Dateiformat PDF findet sich nämlich auch die kostenlose Funktion zum Erstellen von E-Rechnungen.
Dazu gibt man alle Daten wie Rechnungsdatum, Adressat, Empfänger, Positionen etc. in den Generator ein, wählt das gewünschte Format – XRechnung oder ZUGFeRD – und lässt sich die E-Rechnung erstellen. Anschließend kann man sie herunterladen. Zwar kann auch ein Firmenlogo hochgeladen werden, die Gestaltungsmöglichkeiten sind jedoch begrenzt. Zudem fehlen Komfort-Funktionen – etwa zur Kundenverwaltung.
Quba Viewer
Die Open-Source-Software Quba Viewer ist ein kostenloser E-Rechnungs-Viewer, der sich auf die visuelle und menschenlesbare Darstellung von elektronischen Rechnungen spezialisiert hat. Anders als andere Tools konzentriert sich Quba auf die inhaltliche und semantische Prüfung der Rechnungen, nicht auf deren Erstellung oder Validierung.
Die Software ist besonders interessant für Unternehmen, die eine einfache Möglichkeit zur Ansicht und Prüfung von E-Rechnungen suchen, ohne dafür ein kostenpflichtiges Programm erwerben zu müssen. Verfügbar ist der Quba Viewer für Windows, Linux und MAC.
Fazit: Keine Angst vor der E-Rechnung – mit dem richtigen E-Rechnungs-Tool für jeden Bedarf
Die Umstellung auf E-Rechnungen muss weder kompliziert noch kostenintensiv sein. Der Markt bietet eine breite Palette an Lösungen für unterschiedliche Anforderungen und Budgets. Von kostenlosen Tools wie PDF24 und dem Quba Viewer bis hin zu umfassenden Buchhaltungslösungen wie Sevdesk oder Lexware Office findet sich für jedes Unternehmen eine passende Option.
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen reichen bereits die günstigen Einstiegspakete der etablierten Anbieter, die zwischen 7 und 20 Euro monatlich kosten. Viele Unternehmen können sogar ihre bestehende Software weiternutzen, da diese bereits um E-Rechnungsfunktionen erweitert wurde oder wird.
Wichtig bei der Auswahl des richtigen E-Rechnungs-Tools ist vor allem die Unterstützung der Standards XRechnung und ZUGFeRD sowie die Erfüllung der GoBD-Vorgaben. Mit einer durchdachten Auswahl des passenden Tools können Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen ab 2025 problemlos erfüllen und gleichzeitig von den Vorteilen der digitalen Rechnungsverarbeitung profitieren.
- FTP-Clients – Die besten Tools für den Zugriff auf Linux-Server - 12. Juni 2025
- OpenVPN für Anfänger – sicher & anonym surfen - 5. Mai 2025
- Wie finde ich das richtige E-Rechnungs-Tool? - 11. Februar 2025
