Der Workflow, den Joomla ab Version 4.0 enthält, bietet die Funktion, Beiträge in einem genau definierten Prozess weiterzugeben. Ein Workflow ermöglicht strukturierte arbeitsteilige Abläufe und ist ein Qualitätsmerkmal für Prozesse – ob sie nun real in der Fertigung oder virtuell stattfinden. Typische Beispiel sind Geschäftsberichte, Whitepaper, E-Books, Magazin-Artikel und vieles mehr.

Der Workflow in Joomla! war bereits einmal ein Thema und wird nun noch einmal aufgegriffen, denn nach den ersten Erfahrungen wurde er überarbeitet. Die Funktion wurde zu einem „endlichen Automaten“ (finite state machine) weiterentwickelt und ist intuitiver geworden. Ein Workflow besteht aus Zuständen (stage) und Zustandsübergängen (transition), sowie Bedingungen, unter denen die Zustandsübergänge stattfinden können und Berechtigungen, um sie auszulösen. Startpunkt und Endpunkt sind fest definiert. Neu hinzugekommen ist die Möglichkeit, Benutzer über E-Mail und interne Nachrichten zu informieren, sobald eine Transition ausgelöst wurde.

Ich möchte nochmal auf dem Workflow aufsetzen, den ich bereits in meinem Beitrag: Der Publishing Workflow in Joomla! v4 beschrieben habe

Wir werden ihn hier in einer etwas veränderten Form neu aufbauen. Im ersten Artikel sind die Klick-Pfade schon beschrieben worden, dies zu wiederholen erübrigt sind, es ist „alles wie immer“ in Joomla.

Workflow aktivieren oder beim alten Standard bleiben

In einer neuen Installation von Joomla! ist der Workflow zunächst abgeschaltet. Wer keinen strukturierten Workflow einsetzen will, arbeitet in Joomla wie gewohnt. Wer aber den Wunsch hat, Abläufe zu strukturieren, schaltet den Workflow in den Artikel Optionen zu.

Ein erster Standard-Workflow ist bereits installiert. Er besitzt nur einen Zustand – aber 7 Transitionen mit verschiedenen Bedingungen. Sie bilden die bekannten Zustände von Joomla Elementen ab: Veröffentlicht / Versteckt / im Papierkorb / archiviert plus die Eigenschaft, ob es sich um einen Hauptbeitrag handelt oder nicht.

Einen Workflow aufbauen

Nun können weitere Workflows für verschiedene Anwendungsfälle aufgebaut werden. Vor der Praxis steht hier die Theorie. Ein Workflow ohne Konzept wird nicht sehr hilfreich sein, also sollte der Ablauf zumindest in den wesentliche Teilen sorgfältig geplant werden.

Der Workflow in Joomla! v4

Unser Workflow soll einfach „Blog“ heißen. Wie üblich in Joomla werden auch Berechtigungen definiert. Workflows sind wichtig – und ändern sich nicht mehr häufig, wenn sie erst einmal aufgebaut sind. Also Vorsicht, wer die Berechtigung bekommt, einen Workflow zu verändern oder gar zu löschen!

Zustände (stages)

Nehmen wir an, wir wollen in einem Magazin ein Blog einrichten. Am Anfang steht die Idee – irgend jemand speichert einen Artikel in dieser Kategorie. Wir wollen, dass alle Artikel, die in einer bestimmten Kategorie gespeichert werden, dort im Zustand „Idee“ erscheinen. Dazu muss der Workflow direkt dieser Kategorie zugewiesen werden“., Kategorien haben dafür einen neuen Reiter „Workflow“.

Damit ist jeder neue Artikel, der in diese Kategorie gespeichert wird, automatisch im Basiszustand. Vorerst gibt es aber noch keinen Prozess, wie es weitergeht. Diesen Prozess legen wir jetzt an. Wir nennen den Basiszustand „Idee“. Ausgehend von der Idee gibt es drei mögliche Aktionen für jemanden der das Recht dazu hat:

Verwerfen
Für später auf Halde legen (Aus dem Papierkorb oder aus dem Archiv können Artikel auch wieder reaktiviert und damit in den Zustand „Idee“ versetzt werden.)
Einen Schreibauftrag geben. Sobald jemand diese Transition auslöst erhält der Autor eine Benachrichtigung, um aus der Idee einen Artikel zu machen.

So sehen die Zustände im Workflow nun aus, wobei das Ziel der Transition „verwerfen“ auch gleich der Zustand „Papierkorb“ von Joomla sein soll.

Diese Zustände sind aber nicht wirklich spannend. Interessant ist, mit welchen Aktionen ein Artikel von einem Zustand zum anderen übertragen wird, also die Transitionen.

Zustandsübergänge (transitions)

Betrachten wir die Transition „Schreibauftrag“ näher. Eine Transition besitzt einen definierten Start- und den Endzustand. Es gibt aber noch mehr festzulegen:

Ist diese Transition aktuell freigegeben (Status)
Welche Aktion soll beim Zustandsübergang auf dem Beitrag ausgeführt werden?
Wer soll benachrichtigt werden, wenn die Transition ausgeführt wird?
Wer darf diese Transition anstoßen?

Innerhalb eines Workflow sind Elemente gewöhnlich im Status „unveröffentlicht“ und „kein Hauptbeitrag“. Bei einem Zustandsübergang können jedoch diese beiden Zustände neu gesetzt werden. Besonders interessant ist die Möglichkeit, bei der Ausführung einer Transition Benutzergruppen und einzelne Benutzer zu informieren. Die Transition „Schreibauftrag“ sendet hier eine interne Benachrichtigung plus E-Mail an einen Autor ab, so dass dieser sofort weiß, wann er mit der Arbeit loslegen kann.

Wesentlich ist nun noch die Berechtigung. Wer darf diese Transition auslösen? Der Chefredakteur und niemand sonst darf einen Autor beauftragen, aus einer Idee einen Artikel zu machen. Immerhin könnte man überlegen: Darf der Autor einen anderen Autor beauftragen? Das wäre dann ebenfalls als Transition anzulegen.

Auf jeden Fall wird der Autor, wenn er den Text geschrieben hat, den Designer beauftragen, das Bildmaterial zu beschaffen und einzufügen. Dieser führt dann die Transition „Experten Check“ durch. Der Experte kann den Artikel wieder an den Designer oder Autor zurückgeben, wenn Korrekturen nötig sind, oder zur Veröffentlichung an den Content Manager senden. Dieser wieder kann den Artikel endlich in den ersehnten Zustand „veröffentlicht und Hauptbeitrag“ versetzen.

Mit immer neuen Transitionen entwickelt sich dieser Workflow Schritt für Schritt.

Cui bono? Wem nützt es?

Das ist nicht nur in Kriminalfilmen eine zentrale Frage, sondern auch hier. Ein Workflow ist kein Selbstzweck, sondern hat ganz klar den Auftrag, einen Arbeitsprozess zu strukturieren. Es nützt jedem, wenn alle Rollen und alle Aufgaben klar definiert sind.

Definierte Rollen

Alle Beteiligten an diesem Prozess treten in bestimmten Rollen auf und mit jeder Rolle sind Arbeitsschritte und Rechte verbunden. Bei jeder Transition ist festgelegt, wer sie auslösen darf. Natürlich kann ein einzelner Benutzer in diesem Prozess mehrere oder auch alle Rollen übernehmen, aber in Idealfall gibt es für jede Rolle eine Benutzergruppe. In diesem Fall wären es:

Redakteur
Autor
Graphic Designer
Fachexperte

Für diese muss der Administrator auch die passenden Benutzergruppen und Zugriffsrechte festlegen.

Immer sichtbarer Zustand

Die Benutzer sehen bei allen Beiträgen in der Beitragsliste, in welchem Zustand sie gerade stehen, ob sie versteckt / veröffentlicht / im Papierkorb oder archiviert sind.

Durch einen Klick auf den Zustand bekommen sie genau diejenigen Transitionen angezeigt, zu deren Ausführung sie berechtigt sind. Keiner kann mehr den Geschäftsbericht oder einen Blog-Beitrag zu früh und ungeprüft veröffentlichen.

Die Workflow-Plugins

Wer an der Technik interessiert ist: Es gibt in Joomla! V4.0 eine neue Plugin-Gruppe. Diese Plugins führen die Transitionen durch und zwar nicht nur für Artikel in (com_content), sondern für alle Erweiterungen, die in den Erweiterungen den Workflow aufgenommen haben.

Und nun: Probieren geht über Studieren.

Viel Erfolg mit dem Workflow in Joomla! v4!

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Christiane Maier Stadtherr

Christiane Maier-Stadtherr hat an der TU München Informatik studiert und dann viele Jahre im Bereich Software Engineering gearbeitet. Inzwischen ist sie als Freelancer in München tätig. Etwa 2008 entdeckte sie Joomla und begann, sich intensiv damit zu befassen. Sie engagiert sich in vielen Bereichen des Open Source Projekts: als Moderatorin im deutschen Joomla Forum, als Autorin und Sprecherin. Außerdem ist sie aktiv an der Entwicklung von Joomla V4.0 beteiligt.

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