Schreiben – Speichern – fertig. Das ist die einfachste denkbare Variante zur Veröffentlichung eines Artikels in Joomla. Wer die Berechtigung hat, Artikel zu erzeugen und /oder deren Zustände zu ändern, kann nun den Beitrag z.B. verbergen, löschen, archivieren oder auch aus dem Papierkorb fischen und erneut öffentlich machen.
In großen Firmen, Vereinen, Verbänden oder Redaktionen braucht es einen Dienstweg.
Bisher behalf man sich mit Absprachen oder komplizierten Kategorie-Konstruktionen, aber nun kommt Joomla in der Version 4.0 mit einem ausgefeilten Publishing Workflow Konzept. Die Frage „Wer, zum Teufel, hat den Geschäftsbericht zu früh veröffentlicht?“ ist nun Geschichte. (Sie lässt sich bei Joomla! übrigens durch einen Blick in die Action Logs beantworten).
Betrachten wir einmal die Herausgabe eines Beitrags für ein Journal
Beliebige Autoren schreiben Artikel und möchten sie veröffentlicht haben. Alle Einreichungen müssen in der Redaktion landen (und dürfen zunächst natürlich nicht öffentlich sichtbar sein).
Der Redakteur trifft nun eine Vorauswahl. Manchmal kann ein Artikel gleich im Papierkorb landen. Manches wird „auf Halde“ gelegt werden, wofür sich das Archiv eignet. Was als gut und aktuell befunden wird, muss nun eine strenge Prüfung durchlaufen: Zuerst zum Fakten Check – falls dort alles ok ist, geht es weiter zur Rechtsabteilung. Ist auch juristisch alles klar, kommen Texter und machen den Artikel perfekt. Alle Prüfer könnten entscheiden, dass die Einreichung nicht übernommen werden kann und sie and den Redakteur zurückgeben oder an die nächste Instanz weiterreichen. Aber endlich, am Ende, entscheidet der Redakteur, ob der Artikel veröffentlicht werden kann. Dann ist es geschafft!
Abbindung – Der Joomla_Publishing Workflow
Der ganze Workflow ist hier als stark vereinfachtes Zustandsübergangsdiagramm dargestellt. Die Knoten sind sozusagen die Stationen, die ein Artikel auf seinem Weg zur Veröffentlichung durchlaufen kann, die Pfeile stellen Übergänge von einer Station zur anderen dar (Transition).
Es sind 4 Benutzergruppen beteiligt: Redakteur, Faktenchecker, Jurist, Germanist. Jede Benutzergruppe darf bestimmte Zustandsübergänge einleiten.
Ab Version 4 kann Joomla derartige Arbeitsabläufe abbilden.
Was bedeutet das für die Benutzer?
Bisher kann ein Anwender – Berechtigung vorausgesetzt – einen Artikel jederzeit veröffentlichen, verstecken, löschen oder archivieren.
Ab Version 4 kann ein Anwender nur noch die Transitionen durchführen, für die er eine Berechtigung besitzt. Wie das konkret aussieht sehen Sie auf den Screenshots am Ende dieses Beitrags. Ein Artikel kann also von der Einreichung bis zur Veröffentlichung von einer Benutzergruppe zur anderen weitergereicht werden.
Wer hat nun was davon?
Der Redakteur kann sicher sein, dass niemand den Artikel zu früh oder ungeprüft veröffentlichen kann.
Die verschiedenen Prüfinstanzen wissen, welchen Weg der Artikel bereits hinter sich hat und was sie damit machen können / sollen. Sie können auch per E-Mail informiert werden, wenn ein neuer Artikel zur Bearbeitung ankommt.
Was bedeutet es für den Administrator der Seite?
Zunächst einmal – nichts. Wer keinen Bedarf an einem speziellen Publishing Workflow hat, kann Joomla wie gewohnt mit den Standard-Einstellungen verwenden.
Für diejenigen, die eigene Workflows einrichten wollen, ist als Erstes konzeptionelle Arbeit angesagt. Ein Arbeitsablauf muss gut durchdacht und geplant sein. Natürlich ist ein Workflow nicht in Stein gemeißelt und kann jederzeit umgestaltet werden, trotzdem zahlt sich hier ein gutes Konzept aus.
Ein Diagramm wie das oben ist ungeheuer hilfreich. Also her mit dem Tool für Zustandsübergangsdiagramme oder einfach mit Klebezetteln und Flipchart!
Das Einrichten eines Workflows:
Workflows gehören zum Content Bereich. Daher wird ein Workflow auch im Content Bereich eingerichtet: Der Joomla eigene Standard Workflow ist immer vorhanden.
Abbildung – Das Einrichten des Workflows
Ein neuer Workflow ist leicht eingerichtet. Ein Name und eventuell eine Beschreibung, mehr ist nicht nötig.
Abbildung – Namen für neuen Workshop angeben
Wenn ein neuer Workflow angelegt wird, sind die vier Standard Stationen bereits von Joomla eingerichtet. Um den Workflow aus der Grafik oben abzubilden, müssen sie angepasst und neue hinzugefügt werden.
Abbildung – Workflow Stationen anpassen oder neu anlegen
Ein Klick auf das Badge bringt die Übersicht der Stationen.
Abbildung – Übersicht der Stationen
Vorhandene Knoten können bearbeitet und umbenannt werden, einen neuen Knoten erzeugt man mit Klick auf den „Neu“ Button.
Abbildung – Neuen Knoten erzeugen
Er braucht einen aussagekräftigen Namen, wahlweise auch eine zusätzliche Beschreibung. Wichtig ist: Jeder Knoten repräsentiert einen der Zustände – „im Papierkorb, archiviert, versteckt, veröffentlicht“.
Der Zustand „Veröffentlicht“ ist das Ziel eines jeden Publishing Workflows. Gewöhnlich gibt es nur einen einzigen Knoten im Diagramm, der den Zustand „veröffentlicht“ hat. Während des Durchgangs durch die Knoten eines Workflows wird der Zustand meistens „unveröffentlicht“ sein.
Am Ende gibt es eine ganze Menge Zustandsknoten und man ist gut beraten, die Namen sorgfältig zu wählen.
Abbildung – Namen sorgfältig auswählen
Sobald diese Knoten angelegt sind geht es zurück zur Workflow Übersicht und von dort zu den Transitionen.
Abbildung – Joomla Transitions
Zunächst hat Joomla die Standard-Transitionen vorgegeben, die man nun Schritt für Schritt überschreiben und weiterführen kann. Hier kommen auch die Benutzergruppen ins Spiel.
Abbildung – Standard-Transitionen überschreiben oder weiterführen
Eine Transition geht von einem Knoten im Diagramm aus und muss einen Zielknoten benennen. Das Neue und Interessante ist nun, dass das Auslösen einer Transition auf Benutzergruppen eingeschränkt werden kann.
Abbildung – Auslösen einer Transition auf Benutzergruppen eingeschränken
Sukzessive füllt sich nun die Liste der Transitionen für einen Workflow
Abbildung – Liste der Transitionen
Workflows können für Kategorien als Standard gesetzt werden
Der Workflow startet mit der Einreichung eines Artikels. Dieser Artikel landet in einer Kategorie. Nun kann in einer Kategorie auch ein Standardworkflow zugewiesen werden. Beim Anlegen eines Artikels in dieser Kategorie geschieht nun die Magie – der Artikel ist im Workflow und sein Weg ist damit vorbestimmt.
Der Artikel und sein Weg durch den Publishing Workflow
Ist ein Publishing Workflow eingerichtet, so bemerkt der Anwender davon nur an einer einzigen Stelle einen Unterschied im Verhalten von Joomla: Eine Statusänderung öffnet nicht die bisher bekannten Möglichkeiten, sondern bietet genau die Transitionen, die im jeweiligen Workflow dem jeweiligen Benutzer zugewiesen sind.
Abbildung – Der Benutzer erhält die Transitionen, die dem Workflow des jeweiligen Benutzer zugewiesen sind
Der Redakteur kann den Zustand des Artikels auf viele Arten ändern.
Ist der Beitrag beim Fakten Check, gibt es, wenn alles eingerichtet ist, nur noch zwei Wege: Zurück zur Redaktion oder weiter zur juristischen Prüfung. Und so fort.
Ein Beitrag kann unter Umständen viele Zustandsübergänge erleben und viele Stationen durchlaufen, bis er endlich den ersehnten Zustand „veröffentlicht“ erreicht.
Publishing Workflow – Fazit:
Mit diesem Publishing Workflow Konzept schließt Joomla in Version 4.0 eine Bedarfslücke bei größeren Anwendungen, die Content Management Systeme bisher nur unvollständig bedienen.
- Barrierefrei fängt bei der Struktur an: Joomla Templates mit landmarks & roles - 15. Oktober 2020
- Workflow in Joomla! v4 – der Workflow für strukturierte Prozesse - 7. September 2020
- Der Publishing Workflow in Joomla! v4 - 1. Juli 2019
