Sie möchten eine hochwertige E-Mail-Signatur erstellen? Hier erfahren Sie, wie Sie dies mit Outlook, Thunderbird und Apple Mail umsetzen. Außerdem erhalten Sie wertvolle Tipps für Inhalt und Gestaltung.

 

E-Mail-Signatur: Ein Muss für professionelle E-Mails

Die Signatur ist weitaus mehr als eine reine Information über den Absender. Bei geschäftlichen E-Mails dient sie auch zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, als professionelle Visitenkarte für den Empfänger und sogar als Marketinginstrument. Folgende Inhalte sind üblich:

  • Vorname und Nachname
  • Position des Absenders im Unternehmen
  • Name des Unternehmens
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • Website
  • E-Mail-Adresse
  • Links zu sozialen Netzwerken

Für die folgenden Gewerbetreibenden gilt in Deutschland sogar eine Pflicht zur E-Mail-Signatur:

  • Einzelunternehmer, der im Handelsregister eingetragen ist
  • GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)
  • UG (Unternehmergesellschaft)
  • OHG (Offene Handelsgesellschaft)
  • AG (Aktiengesellschaft)
  • Genossenschaft

Insbesondere müssen Unternehmen dieser Art stets ihre vollständige Firma, ihre Rechtsform, den Sitz der Gesellschaft, das zuständige Registergericht sowie die Handelsregisternummer angeben. Abhängig von der Gesellschaftsform sind weitere Informationen zu Geschäftsführung, Vorstand und Aufsichtsrat notwendig. Es sind also dieselben Regeln anzuwenden wie bei Geschäftsbriefen in Papierform.

Es ergibt wenig Sinn, all diese Angaben bei jeder E-Mail händisch zu erfassen. Vielmehr muss es das Ziel sein, dass die korrekte Signatur automatisch unter jeden E-Mail-Text gesetzt wird. Wie Sie dies mit Ihrem E-Mail-Client lösen, beschreibt hosteurope nachfolgend.

Wie erstelle ich eine E-Mail-Signatur in Outlook?

Microsoft Outlook zählt zu den am häufigsten eingesetzten E-Mail-Clients und bietet zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten für die Signatur. Neben einem individuellen Text können Sie auch Bilder, Logos und sogar Ihre eigene händische Unterschrift hinzufügen. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Signatur anzulegen (gültig für Outlook 2013 und neuere Versionen):

  1. Neue E-Mail öffnen
  2. Im Menü Nachricht die Option „Signatur“ -> Signaturen auswählen
  3. Option „neu“ auswählen und Namen für neue Signatur vergeben

Im Bereich „Signatur bearbeiten“ haben Sie nun die Möglichkeit, einen individuellen Text einzugeben. Auch bietet die Mail-Software hier Optionen zum Formatieren (Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, Ausrichtung etc.) an. Zudem lassen sich über Buttons Bilder und Links hinzufügen. Alternativ können Sie eine in Word erstellte Signatur kopieren und an dieser Stelle einfügen. Dies bietet sich insbesondere für aufwendigere E-Mail-Signaturen mit Tabellen, Symbolen, Grafiken und Bildern an.

Tipp: Microsoft bietet eine Galerie verschiedener Signaturen als Word-Vorlage (Template) zum Download an.

Abbildung_Email-Signatur-Gallery

Damit die gewünschte Signatur ab sofort bei sämtlichen E-Mails automatisch enthalten ist, setzen Sie im Bereich „Standardsignatur auswählen“ abschließend folgende Einstellungen:

  • Gewünschtes E-Mail-Konto auswählen
  • Erstellte E-Mail-Signatur im Dropdown-Menü „Neue Nachrichten“ und auch bei „Antworten/Weiterleiten“ voreinstellen
  • Auf „OK“ klicken, um die Einstellungen zu speichern

Wie erstelle ich eine E-Mail-Signatur in Thunderbird?

Auch wenn Sie die Outlook-Alternative Mozilla Thunderbird verwenden, können Sie Ihre Nachrichten automatisch mit einer E-Mail-Signatur versehen. Das beliebte E-Mail-Programm unterscheidet hierbei zwischen Reintext-Signaturen und HTML-Signaturen. Mit folgenden Schritten legen Sie Ihre individuelle E-Mail-Signatur an und bearbeiten diese:

  1. Klicken Sie auf „Extras“ -> Konteneinstellungen
  2. Wählen Sie im linken Bereich das gewünschte E-Mail-Konto aus

Nun haben Sie mehrere Möglichkeiten. Die einfachste Variante ist die Eingabe eines reinen Signaturtextes. Hierbei können Sie allerdings keinerlei Formatierung verwenden. Möchten Sie Ihre Informationen grafisch aufwerten, geht das in Thunderbird ausschließlich via HTML. Eine Eingabe könnte in diesem Fall wie folgt aussehen:

Max Mustermann<br/>
<em>Geschäftsführer</em><br/>
<b>Musterfirma GmbH</b><br/>

Dieses Beispiel enthält die folgenden gängigen HTML-Auszeichnungen:

  • br: Zeilenumbruch
  • em: kursiv
  • b: fett

Tipp: Eine Liste aller HTML-Textauszeichnungen finden Sie bei selfhtml.

Abbildung Selfhtml Leitfaden

Die E-Mail-Software des Empfängers muss das HTML-Format allerdings unterstützen, damit die Formatierungen korrekt dargestellt werden können. Ist dies nicht der Fall, wird nur der Reintext angezeigt.

Wie kann ich ein Logo in die Signatur von Thunderbird einfügen?

Um ein Logo einzufügen, müssen Sie zunächst eine sogenannte Signaturdatei anlegen. Am einfachsten funktioniert dies mit dem Nachrichteneditor von Thunderbird. Klicken Sie also auf „Datei“ -> Neu -> Nachricht. Prüfen Sie dann, ob die HTML-Werkzeugleiste angezeigt wird. Ist dies nicht der Fall, blenden Sie sie über „Ansicht“ -> Formatierungsleiste ein.

Nun legen Sie Ihre Signatur mit allen gewünschten Angaben an. Über die Formatierungsleiste können Sie anschließend Aspekte wie Schriftart, Schriftgröße oder Textfarbe verändern. Um zusätzlich ein Bild – beispielsweise Ihr Logo – hinzuzufügen, klicken Sie auf den Menüpunkt „Einfügen“ und wählen dann die Option „Grafik“. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die Quelle der Datei sowie einige zusätzliche Eigenschaften auswählen können, wie etwa die gewünschte Auflösung, URL-Verknüpfung oder den Alt-Text.

Abschließend speichern Sie Ihre Signatur (Datei -> Speichern als -> Datei) ab. Stellen Sie sicher, dass hierbei „HTML-Dateien“ ausgewählt ist. Unter „Extras“ -> Konteneinstellungen können Sie die erstellte Datei nun als E-Mail-Signatur voreinstellen. Nutzen Sie hierfür die Option „Stattdessen eine Datei als Signatur anhängen“.

Tipp: Nutzen Sie in den Konteneinstellungen die Option „Verfassen & Adressieren“, um das Verhalten der E-Mail-Signatur beim Antworten und Weiterleiten von Nachrichten einzustellen.

Wie erstelle ich eine E-Mail-Signatur in Apple Mail?

Auch in Apple Mail können Sie vorgefertigte E-Mail-Unterschriften verwenden. Folgende Schritte sind hierfür erforderlich:

  1. Mail -> Einstellungen -> Signaturen wählen
  2. E-Mail-Adresse im linken Bereich auswählen
  3. Auf „Hinzufügen“ klicken (Plus-Symbol in der mittleren Spalte)
  4. Name vergeben
  5. Inhalt der E-Mail-Signatur gestalten

Neben der Angabe von Text erlaubt Apple Mail eine Veränderung des Layouts. Nutzen Sie hierzu die Menüpunkte „Format“ und „Bearbeiten“. Sie verwenden die Software geschäftlich und möchten daher ein Logo einfügen? Dann ziehen Sie das gewünschte Bild einfach per Drag & Drop in den Vorschaubereich.

Wo finde ich Vorlagen für E-Mail-Signaturen?

Wenn Sie unsicher bei der Gestaltung Ihrer E-Mail-Signatur sind oder Inspiration für das Layout benötigen, können Sie auf eine Vorlage zurückgreifen. Zahlreiche Anregungen für E-Mail-Signaturvorlagen für den geschäftlichen Bereich bietet beispielsweise WiseStamp (Registrierung erforderlich).

Abbildung - Wise Stamp - Email-Signatur Beispiele

Alternativ bietet sich die Nutzung eines Signaturgenerators an. Ein kostenfreies Tool dieser Art, das HTML-Signaturen für Outlook, Thunderbird, Exchange und Gmail automatisch erstellt, wird von Mail-Signatures.com angeboten. Auch ein Logo lässt sich über diesen Generator einbinden. Die Bilddatei muss hierfür allerdings online erreichbar sein.

Sie sehen: Alle gängigen E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit, eine professionelle Signatur zu verwenden. Mithilfe von Vorlagen oder Generatoren geht die Erstellung noch schneller.

 

Bildnachweis: Photo by Helloquence on Unsplash

One thought on “So erstellen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur

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