(Update) Sie möchten eine hochwertige E-Mail-Signatur erstellen? Hier erfahren Sie, wie Sie dies mit Outlook, Thunderbird und Apple Mail umsetzen. Außerdem erhalten Sie wertvolle Tipps für Inhalt und Gestaltung.

E-Mail-Signatur: Ein Muss für professionelle E-Mails

Die Signatur ist weitaus mehr als eine reine Information über den Absender. Bei geschäftlichen E-Mails dient sie zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Wichtige E-Mails und Anhänge werden unter Umständen erst durch die Signatur rechtswirksam. Außerdem fördert sie als professionelle Visitenkarte die direkte Kontaktaufnahme: Der Empfänger kann als Antwort auf Ihre E-Mail zum Beispiel sofort zurückrufen, ohne lange nach der Telefonnummer zu suchen. Deshalb ist es sinnvoll, die Signatur auch beim Weiterleiten oder Beantworten einer E-Mail aufzuführen. Und nicht zuletzt können Sie die E-Mail-Signatur sogar als Marketinginstrument nutzen, um Ihre Werbebotschaft dezent, aber wirkungsvoll zu kommunizieren.

Welche Inhalte gehören in die E-Mail-Signatur?

Prinzipiell können Sie alle Angaben, die sich auf Ihrem Briefbogen befinden, auch in der E-Mail schreiben. Ob Sie beispielsweise Kontodaten, Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer integrieren, hängt davon ab, ob diese wirklich benötigt werden. Normalerweise stehen diese Angaben eher in den angehängten Dokumenten.

Folgende Inhalte sind üblich:

  1. Vorname und Nachname
  2. Position des Absenders im Unternehmen
  3. Name des Unternehmens
  4. Adresse
  5. Telefonnummer (Festnetz- und/oder Mobilnummer)
  6. Website
  7. E-Mail-Adresse
  8. Links zu sozialen Netzwerken

Für wen gibt es Pflichtangaben für die E-Mail?

Für alle Gewerbetreibenden gilt in Deutschland eine Pflicht zur Kennzeichnung geschäftlicher E-Mails. Betroffen sind u.a.:

  • Einzelunternehmer, die im Handelsregister eingetragen sind
  • GmbHs (Gesellschaften mit beschränkter Haftung)
  • UGs (Unternehmergesellschaften)
  • oHGs (Offene Handelsgesellschaften)
  • AGs (Aktiengesellschaften)
  • Genossenschaften
  • Selbstständige und Freiberufler (empfohlen)

Die entsprechenden Vorschriften finden sich in Handelsgesetzbuch (§§ 37a, 125a, 177a HGB), GmbH-Gesetz (§ 35a GmbHG), Aktiengesetz (§ 80 AG) bzw. Genossenschaftsgesetz (§ 25a GenG). Diese Gesetze wurden 2007 entsprechend geändert, um einheitliche Regeln für Geschäftsbriefe egal welcher Form zu schaffen. Für Kleingewerbetreibende, Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbRs), Freiberufler und ähnliche Selbstständige, die nicht ins Handelsregister eingetragen sind, wird die Angabe von Firma bzw. Inhaber mit Vornamen und Familiennamen sowie einer ladungsfähigen Anschrift empfohlen (auch wenn dies seit 2009 nicht mehr verpflichtend ist). Alle anderen Unternehmer müssen stets ihre vollständige Firma, ihre Rechtsform, den Sitz der Gesellschaft, das zuständige Registergericht sowie ihre Registernummer in Handels- oder Genossenschaftsregister angeben. Abhängig von der Gesellschaftsform sind weitere Informationen etwa zu Gesellschafts- bzw. Genossenschaftsstruktur und Verantwortlichkeiten wie Geschäftsführung, Vorstand und Aufsichtsrat notwendig.

E-Mail-Signatur gestalten und aufwerten

Es wäre viel zu aufwendig, alle diese Angaben bei jeder E-Mail erneut zu erfassen. Der Link zum Impressum Ihrer Internetseite oder eine VCF-Visitenkarte reichen aber nicht aus, um die genannten Auskunftspflichten zu erfüllen. Eine E-Mail-Signatur schafft Abhilfe – und kann darüber hinaus auch als effizientes Marketinginstrument dienen: vom Werbebanner für ein neues Produkt über Messeankündigung oder Teaser für neue Blog-Artikel bis hin zu Links zu aktuellen Stellenausschreibungen.

Wie gut, dass die meisten E-Mail-Programme es mittlerweile erlauben, die gewünschte Signatur automatisch unter jeden E-Mail-Text zu setzen! Wir erklären Ihnen das Vorgehen bei Outlook, Thunderbird & Co.

Wie kann ich eine E-Mail-Signatur in Outlook erstellen?

Microsoft Outlook zählt zu den am häufigsten eingesetzten E-Mail-Clients und bietet zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten für die Signatur. Neben einem individuellen Text können Sie auch Logos, Links oder Bilder hinzufügen – etwa mit Ihrer eigenen handschriftlichen Unterschrift. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Signatur anzulegen:

  1. Neue E-Mail öffnen
  2. Im Menü Nachricht die Option „Signatur“ -> Signaturen auswählen
  3. Option „neu“ auswählen und Namen für neue Signatur vergeben

Das Menü „Signaturen“ können Sie auch über den Menüpunkt „Datei“ erreichen, indem Sie unter „Optionen“ die Rubrik „E-Mail“ und dann „Signaturen“ auswählen. Im Bereich „Signatur bearbeiten“ haben Sie nun die Möglichkeit, einen individuellen Text einzugeben. Auch bietet die Mail-Software hier Optionen zum Formatieren (Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, Ausrichtung usw.) an. Über Buttons fügen Sie eine Visitenkarte, Bilder und Links hinzu. Alternativ können Sie eine in Word erstellte Signatur kopieren und an dieser Stelle einfügen. Dies bietet sich insbesondere für aufwendigere E-Mail-Signaturen mit Tabellen, Symbolen, Grafiken und Bildern an.

Tipp: Microsoft bietet eine Galerie verschiedener Signaturen als Word-Vorlage (Template) zum Download an.

 

Abbildung - Wie kann ich eine E-Mail-Signatur in Outlook erstellen

Damit die gewünschte Signatur ab sofort bei sämtlichen E-Mails automatisch enthalten ist, setzen Sie im Bereich „Standardsignatur auswählen“ abschließend folgende Einstellungen:

    1. Gewünschtes E-Mail-Konto auswählen
    2. Erstellte Mail-Signatur im Dropdown-Menü „Neue Nachrichten“ und auch bei „Antworten/Weiterleiten“ voreinstellen
    3. Auf „OK“ klicken, um die Einstellungen zu speichern

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Wie erstelle ich eine E-Mail-Signatur in Thunderbird?

Auch wenn Sie die Outlook-Alternative Mozilla Thunderbird verwenden, können Sie Ihre Nachrichten automatisch mit einer E-Mail-Signatur versehen. Das beliebte Mail-Programm unterscheidet hierbei zwischen Reintext- und HTML-Signaturen. Mit folgenden Schritten legen Sie schnell und einfach Ihre Reintext-Signatur an oder bearbeiten diese:

  1. Klicken Sie auf „Extras“ oder, wenn die Menüleiste nicht angezeigt wird, rechts oben auf die drei Striche fürs Menü und dann auf „Konten-Einstellungen“.
  2. Wählen Sie links das gewünschte E-Mail-Konto aus. Oder noch einfacher: Sparen Sie sich Schritt 1, klicken Sie unter „Ordner“ mit rechts auf Ihr Konto und öffnen Sie „Einstellungen“.
  3. Unter „Signaturtext“ geben Sie die gewünschten Angaben ein.

Abbildung - Wie erstelle ich eine HTML-Signatur in Thunderbird

Geschafft: Die Thunderbird-Signatur erscheint als Nur-Text ohne Formatierungen am Ende jeder Ihrer Nachricht.

 Wie erstelle ich eine HTML-Signatur in Thunderbird?

Möchten Sie Ihre Absender-Information grafisch aufwerten,  geht das in Thunderbird ausschließlich via HTML. Klicken Sie dafür in o. g. Menü auf die Option „HTML verwenden“. Nun können Sie Ihre Signatur mittels der gängigen HTML-Auszeichnungen für Zeilenumbrüche (<br>), Fett- (<b>) oder Kursivdruck (<i>), betont (<em>, <strong>) etc. formatieren. (Sollte die E-Mail-Software des Empfängers das HTML-Format nicht unterstützen, wird weiter nur der Reintext angezeigt.)

Eine Eingabe könnte zum Beispiel so aussehen:

Max Mustermann<br/>
<i>Geschäftsführer</i><br/>
<b>Musterfirma GmbH</b><br/>

Tipp: Ein Tutorial zur HTML-Textauszeichnungen finden Sie bei selfhtml.

Eine Datei als Signatur anhängen

Für noch mehr Gestaltungsmöglichkeiten in Sachen Signatur können Sie in Thunderbird auch einfach ein fertiges Bild oder einen Text mit Ihrem Logo als separate Signaturdatei anlegen. Hier funktionieren allerdings nur bestimmte Dateiformate wie TXT, RTF, HTML und alle gängigen Bildformate.

Am einfachsten erstellen Sie die Datei in Thunderbird als neue Nachricht, die Sie dann als Datei abspeichern: Klicken Sie auf „Verfassen“. Nun legen Sie Ihre Signatur mit allen gewünschten Angaben an. Über die Formatierungsleiste können Sie anschließend Aspekte wie Schriftart, Schriftgröße oder Textfarbe verändern. Um zusätzlich ein Bild – beispielsweise Ihr Logo – hinzuzufügen, klicken Sie auf den Menüpunkt „Einfügen“ und wählen dann die Option „Grafik“. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die Quelle der Datei sowie einige zusätzliche Eigenschaften auswählen können, wie etwa die gewünschte Auflösung, den Link oder den Alternativ-Text.

Abschließend speichern Sie Ihre Signatur ab („Datei“ -> „Speichern als“ -> „Datei“). Stellen Sie sicher, dass „HTML-Dateien“ ausgewählt ist. Unter „Konten-Einstellungen“ wählen Sie nun die Option „Stattdessen eine Datei als Signatur anhängen“ und wählen die soeben erstellte Datei aus.

Tipp: Nutzen Sie in den Konteneinstellungen die Option „Verfassen & Adressieren“, um das Verhalten der E-Mail-Signatur beim Antworten und Weiterleiten von Nachrichten einzustellen.

Wie erstelle ich eine E-Mail-Signatur in Apple Mail?

Auch in Apple Mail können Sie selbstverständlich fertige Signaturen verwenden. Folgende Schritte sind hierfür erforderlich:

  1. Klicken Sie in Apple Mail auf „Mail“ -> „Einstellungen“ oder alternativ CMD + „,“ (Komma). Schreiben Sie bereits eine E-Mail, können Sie hier rechts oben auch auf „Signatur bearbeiten“ gehen.
  2. Wählen Sie das Feld „Signaturen“ und aktivieren Sie auf der linken Seite das gewünschte Konto.
  3. In der mittleren Spalte klicken Sie jetzt auf das Plus-Symbol unter der Spalte.
  4. Vergeben Sie einen Namen für die Signatur.
  5. In die rechte Spalte können Sie jetzt Ihre Signatur-Inhalte eingeben.

Neben der Angabe von Text erlaubt Apple Mail auch das Integrieren von Bilddateien wie zum Beispiel Ihrem Logo. Ziehen Sie das gewünschte Bild einfach per Drag & Drop in den rechten Vorschaubereich. Sie können aber Ihre Signatur auch noch aufwendiger gestalten und Schriftart und -farbe ändern. Öffnen Sie hierzu eine neue E-Mail und gestalten Sie eine Signatur ganz nach Ihren Wünschen. Markieren Sie die gesamte Signatur und kopieren Sie sie in die Zwischenablage. Dann wechseln Sie zu „Signaturen“ und fügen das Kopierte in das rechte Vorschaufenster ein. Fertig ist die Apple-Mail-Signatur!

Wo finde ich Vorlagen für E-Mail-Signaturen?

Wenn Sie unsicher bei der Gestaltung Ihrer E-Mail-Signatur sind oder Inspiration für das Layout benötigen, können Sie auf eine Vorlage zurückgreifen. Zahlreiche Anregungen für E-Mail-Signaturvorlagen für den geschäftlichen Bereich bietet beispielsweise WiseStamp (Registrierung erforderlich).

Abbildung - Wise Stamp - Email-Signatur Beispiele

Alternativ bietet sich die Nutzung eines Signaturgenerators an. Ein kostenfreies Tool dieser Art, das HTML-Signaturen für Outlook, Thunderbird, Exchange und Gmail automatisch erstellt, wird von Mail-Signatures.com angeboten. Auch ein Logo lässt sich über diesen Generator einbinden. Die Bilddatei muss hierfür allerdings online erreichbar sein.

Professionelle E-Mail-Signatur erstellen – Fazit

Sie sehen: Alle gängigen E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit, eine professionelle E-Mail-Signatur zu erstellen. Mithilfe von Vorlagen oder Generatoren geht die Erstellung noch schneller.  Einmal erstellt, sparen Sie bei jeder E-Mail Zeit und sorgen gleichzeitig für einen professionellen, rechtssicheren Auftritt.

Bildnachweis: Photo by Helloquence on Unsplash

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