Die moderne Arbeit wird immer komplexer. Während technische Berufe früher hauptsächlich aus der Arbeit mit der Entwicklungsumgebung bestanden, gehört heute weit mehr dazu. Der Alltag in der IT ist meistens geprägt von Confluence, Jira, und einem Kalendersystem, wie zum Beispiel Outlook. Dazu kommen noch private Notizen, um sich die vielen unterschiedlichen Aufgaben und technischen Details merken zu können.
Während nichts gegen ein analoges Notizbuch oder einen Kalender spricht, ist es oft doch etwas umständlich, wiederkehrende Aufgaben und Termine zu pflegen. Besonders mühsam ist es, schnell Informationen wiederzufinden – insbesondere, wenn das Notizbuch einmal voll ist und ausgetauscht wird. Auch während Meetings oder am Schreibtisch im Büro ist es nicht immer einfach, rasch Notizen von Hand zu machen. Digitale Notizen sind im Alltag schneller erstellt, bearbeitet und leichter verfügbar.
Besonders für Projektarbeit oder Jobs mit viel Verantwortung empfiehlt es sich, eine gute Organisation aufzubauen. Wenn die Übersicht über Termine, Deadlines und Entscheidungen verloren geht, sinkt die Produktivität und Qualität der eigenen Arbeit rapide. Die gewählten Systeme dürfen aber auf keinen Fall zu aufwendig oder umfangreich sein, sonst werden sie schnell fallengelassen und verlieren ihren Mehrwert. Deshalb sollten sie so wenig wie nötig und so einfach wie möglich gehalten sein.
Dieser Artikel bietet Anregungen dafür, wie Sie die alltägliche Arbeit digital strukturieren können. All-in-One-Plattformen, wie zum Beispiel Notion, können dabei helfen, viele dieser Strukturen an einem Ort zusammenzuführen.
Was ist Notion?
Notion ist eine Plattform, die es ermöglicht, Notizen und Aufgaben zu strukturieren. Das Tool bietet viele Konfigurationsmöglichkeiten und bleibt dabei sehr intuitiv. Seit November wird die Arbeit in Notion außerdem durch eine hauseigene KI unterstützt. Diese kann kleine Aufgaben übernehmen und so die Arbeit erleichtern. Die Verwendung von Notion ist für die private Nutzung kostenlos. Für alle, die noch keine feste Struktur in ihrer digitalen Organisation haben, ist Notion definitiv einen Blick wert.
Ich persönlich verwende Notion seit einem Jahr. Zunächst für die Organisation meiner Aufgaben und Informationen in meinen Vollzeitjob. Danach habe ich auch angefangen, Notion für meine Freelancing-Projekte und mein Privatleben zu verwenden. Leider hat sich meine Firma aufgrund der Datenspeicherung im Ausland gegen den Kauf einer Lizenz ausgesprochen. Privat verwende ich Notion weiterhin sehr gerne. Falls Notion nicht verfügbar ist, können ähnliche Ergebnisse auch mit alternativen Tools wie OneNote und Obsidian umgesetzt werden.
Notion vs Confluence, Jira & Co.
Das Arbeitsumfeld bietet bereits eine große Anzahl an verschiedenen Tools, die alle sehr gut für bestimmte Aufgaben geeignet sind. Plattformen, wie zum Beispiel Confluence oder Jira, bieten Tausende Konfigurationen. Diese richten sich dabei an eine breite Masse und erlauben jeder Firma, ihre spezifischen Wünsche zu erfüllen. Dabei legen diese Produkte viel Wert auf Versionierung und Strukturierung. Viele Einstellungen sind dazu gedacht, bei Wirtschaftsprüfungen oder zur legalen Absicherung für eine exakte Nachvollziehung der Arbeitsstände zu sorgen.
Wenn eines dieser Tools außerhalb der alltäglichen Teamarbeit genutzt werden soll, muss erst sehr viel Konfiguration betrieben werden, um zum Beispiel ein privates Scrum-Board bereitzustellen. Es kann etwa sein, dass firmenweit festgelegt wurde, dass immer ein Bearbeiter, ein Label und ein Epic angegeben werden muss, um eine Aufgabe erstellen zu können. Diese Felder müssten dann jedesmal gepflegt werden. Das bedeutet, dass man sich selbst immer als Bearbeiter zuweisen und Labels ausdenken muss.
Oftmals ist es auch gar nicht möglich, das Tooling der Firma zu nutzen, da es zusätzliche Lizenzen erfordern würde oder man selbst nicht möchte, dass die privaten Notizen und Aufgaben von Arbeitskollegen eingesehen werden können. Es kann zu Verwirrung führen, wenn private, halbfertige Notizen oder Ideen in einem privaten Confluence herumgeistern oder schlimmsten Falles bei Suchanfragen aufgelistet werden.
Natürlich spricht alles im allem nichts dagegen, viele einzelne Tools für die private Organisation zu verwenden. Es kann aber durchaus praktisch sein, alle Funktionalitäten an einem Ort zu bündeln.
Vorteile von Notion
Notion führt alle bekannten Bestandteile aus dem IT-Arbeitsalltag in einem Tool zusammen. Hierbei sind alle Elemente schnell und ohne Tutorial verwendbar. Dadurch ist es zum Beispiel möglich, alle Bausteine bewusst an einer Stelle zu kombinieren – etwa eine Wiki-Seite für ein bestimmtes Projekt, das eine spezifische Todo-Liste und einen Kalender enthält, die nur in diesem Kontext relevant sind. Sobald es Zeit ist, an diesem Projekt weiterzuarbeiten, sind dort die nächsten Schritte und Milestones gebündelt zu finden.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Notion sehr intuitiv nutzbar ist. Die Funktionen sind einfach gehalten und das Drag-n-Drop System sorgt dafür, dass Inhalte bei Bedarf schnell umstrukturiert werden können. Hierbei können ganze Blöcke innerhalb einer Seite oder auf andere Seiten verschoben werden. Wenn zum Beispiel bei der Strukturierung eines Projekts deutlich wird, dass ein Teil des Projekts groß genug ist, um ihn zu separieren, kann schnell alles auf eine neue Unterseite gestellt werden.
Wenn Todo-Listen, Termine, und Notizen im selben Ort liegen, ist es auch sehr viel komfortabler, nach bestimmten Informationen zu suchen. Dadurch ist es nicht mehr wichtig, ob eine Information sich in einer Meeting-Notiz, einem Wiki-Eintrag, oder direkt als Aufgabe auf ein Scrum-Board hinterlegt wurde, es muss nur ein Tool durchsucht werden.
Es ist möglich, schnell und einfach einzusteigen, aber dennoch sind sehr viele Funktionen enthalten, die es erlauben, Prozesse weiter zu optimieren. Wenn Interesse besteht, kann man sich natürlich auch tiefer in Themen wie die Notion API, die KI, oder die zusätzlichen Toolings einarbeiten.
Organisationsmodelle ausprobieren
Für die eigene Organisation sollte sich jeder selbst zusammenstellen, was für ihn am hilfreichsten ist. Wenn bisher noch gar keine Präferenzen vorhanden sind, hilft es, einen Blick auf etablierte Tools und Vorgehensweisen zu werfen.
Unabhängig vom exakten Beruf bieten Firmen ihren Mitarbeitern ähnliche Organisationsmodelle an, wie sie in einem Papierplaner zu finden sind: einen Bereich um Termine zu organisieren, einen Bereich für Todo-Listen und einen Ort für Notizen.
Notion selber bietet eine sehr große Menge an verschiedener Templates. In der Kategorie “Engineering” befinden sich viele detaillierte Vorlagen. Diese sind definitiv einen Blick wert, können jedoch für einen ersten Einstieg zu viele Details enthalten.
Für ein paar einfach gehaltene Organisationsmodelle bietet dieser Artikel einige Notion Templates, die auch als Download zur Verfügung stehen, wie zum Beispiel einen Wochenplan zur zeitlichen Strukturierung. Außerdem werden verschiedene Elemente gezeigt, um Aufgaben festzuhalten und Notizen sinnvoll abzulegen. Sobald eigene Erfahrungswerte vorhanden sind, kann die Auswahl jederzeit verfeinert werden. Zum Beispiel könnte es sein, dass eine Wochenansicht zu detailliert ist und eine Monatsübersicht viel besser passen würde. Besonders bei der Verwendung von Notion können bestehende Modelle sehr schnell angepasst oder ausgetauscht werden.
Wochenplan
Ein einfacher Wochenplan kann beispielsweise einige tagesabhängige Aufgaben enthalten und eine einfache Übersicht über Termine geben. Diese Übersicht ist konträr zum aktuell beliebten Konzept des Time-Blockings, bei dem alle Termine und Aufgaben minutengenau im Kalender gepflegt werden. Es empfiehlt sich, in der Arbeitsplanung für die Woche alle Termine nur grob einzutragen.
Die Termine in der Arbeitsplanung dienen bloß als Übersicht, wie viel Zeit an einem Tag grundsätzlich zur Verfügung steht und ob diese Vorbereitung benötigen. Wenn zum Beispiel am Donnerstag eine Absprache stattfindet, bei der bestimmte Themen nicht untergehen dürfen, kann man dies schnell in der Übersicht eintragen. Es können auch direkt Aufgaben für den Termin hinterlegt werden.
Wichtig hierbei ist es, dass natürlich trotzdem eine Übersicht existieren muss, in der ersichtlich ist, wann Termine starten und ob sie sich überschneiden würden. Die einfache Übersicht erlaubt es aber, schnell etwas zu verschieben und auch am Termin Notizen zu hinterlegen. Darin kann zum Beispiel vermerkt werden, ob es bestimmte Themen gibt, die im Rahmen des Meetings angesprochen werden sollten.
Durch diese einfache Übersicht können am Anfang der Woche direkt einige Aufgaben identifiziert werden und einem Tag zugeordnet werden, wie die Vorbereitung des Meetings aus dem obigen Beispiel. Diese können dann in dem Aufgabenblock unter dem jeweils vorherigen Tag aufgeführt werden. Mit Hilfe von Notion können dann Aufgaben und Meetings sehr einfach von Tag zu Tag verschoben werden, wenn sich Änderungen ergeben.
Eine zusätzliche persönliche Empfehlung ist es, pro Woche ein Weiterbildungsziel festzulegen. Das kann sehr spezifisch sein, zum Beispiel der Link zu einem Blog-Artikel, Tutorial oder nur einfach abstrakt ein Themengebiet. Wenn zu Beginn der Woche ein solches Ziel gesetzt wird, ist es präsenter.
Sobald sich zum Beispiel eine kleine Lücke zwischen Meetings ergibt, kann diese Zeit direkt für die Erweiterung des eigenen Wissens genutzt werden. Wenn ein Meeting 10 Minuten früher endet, muss nicht erst überlegt werden, was sich mit der Zeit anstellen lässt. So kommt man weniger in Versuchung, diese Zeit abzusitzen, sondern hat direkt einen Plan.
Projektplan
Notion erlaubt es sehr schnell, Projekte zu strukturieren und zu organisieren. Diese können auch mit anderen geteilt werden, die kostenfreie Version hat hier jedoch einige Einschränkungen.
Für die Strukturierung der eigenen Aufgaben kann zum Beispiel innerhalb von drei Klicks ein simples Board erstellt werden.
Die Board-Ansicht kann direkt hinzugefügt werden und erstellt mit einer leeren Datenbank eine dreispaltige Tabelle mit ein paar Beispielkarten.
Basierend darauf kann weiter mit Labels, zugewiesenen Personen und Deadlines konfiguriert werden. Diese erstellten Projekt-Boards könnten auch in der Wochenansicht in einem extra Board zusammengeführt und gefiltert werden. Wie eingangs erwähnt, erlaubt es Notion, wahnsinnig schnell ein simples Grundgerüst aufzustellen, sodass nicht mehr Arbeit in die Einrichtung des Tools fließt, als es gedauert hätte, die Aufgaben zu lösen.
Eine erstellte Notion-Seite erlaubt es, mit wenigen Klicks viele Bausteine wie das Scrum-Board, verschiedene Texte und Tabellen zusammenzuführen. Im obigen Bild zu sehen ist ein Beispiel zur Projektplanung dieses Artikels. Jede Zeile ist per Drag-n-Drop verschiebbar und konvertierbar. Das bedeutet zum Beispiel, dass eine Textzeile direkt zu einer aufklappbaren Überschrift oder einer Todo-Checkbox umformatiert werden kann.
Besonders als Freelancer lohnt es sich, für jedes Projekt eine Planungsseite anzulegen. Wenn sich einige Projekte in vielen Elementen gleichen, ist es von Vorteil, eine Template-Seite anzulegen und diese dann zu kopieren und nur noch anzupassen. Verschiedene wissenschaftliche Studien zeigen, dass Checklisten ein wichtiger Bestandteil sind, um bei Routine-Aufgaben Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden und die mentale Last bei der Arbeit zu verringern.
Grundsätzlich ist es von Vorteil, wenn die Projektplanung im privaten Rahmen zur Verfügung steht. So können Notizen hinterlegt werden, ohne perfekt ausformuliert sein zu müssen, und auch private Todos dazwischen landen. „Abklären, ob der Workshop auf meinen Zahnarzttermin fällt“, sollte keine Aufgabe auf einem öffentlichen Scrum-Board sein, aber eben auch nicht vergessen werden. Eine Notion-Seite hat Platz für alle großen und kleinen Gedanken rund um das Projekt.
Meeting-Notizen
Je nach Aufgabengebiet macht es durchaus Sinn, sich in Meetings Notizen zu machen. Besonders bei Diskussionen ist es wichtig, die Entscheidungen festzuhalten und im besten Fall auch den Weg dorthin zu skizzieren.
Nicht jedes Meeting benötigt eine extra Seite mit komplettem Template. Es empfiehlt sich jedoch, bei wichtigen Entscheidungen oder noch sehr vagen Themen möglichst viel festzuhalten. In den meisten Meetings gibt es viele Themensprünge, sodass wichtige Informationen schnell in einem Nebensatz untergehen. Wenn direkt eine Notiz oder ein Todo festgehalten wird, gehen solche Details nicht verloren.
Ein Meeting-Template mit zusätzlichen Informationen kann auch das genaue Datum und die Namen der Teilnehmer beinhalten. Das kann hilfreich sein, um herauszufinden, wer bei bestimmten Themen informiert ist, um zum Beispiel einen Ansprechpartner während eines Urlaubs benennen zu können.
Oftmals reicht es, wenn Informationen aus Meetings zu einem bestimmten Thema in einer zugehörigen Wiki-Seite ergänzt werden. Die Meeting-Seiten werden meist nur archiviert und dann beim Suchen gefunden und selten aktiv erneut gelesen. Daher empfiehlt es sich, nicht zu viel Arbeit hineinzustecken oder sogar zu vermeiden, eine neue Seite zu erstellen. Wenn eine Meeting-Seite zu oft geöffnet wird, ist das eventuell ein Zeichen, dass die Inhalte in einen besser zugänglichen Wiki-Eintrag umstrukturiert werden sollten.
Themenbezogene Wiki-Einträge
Die Wiki-Einträge sollten themenbezogen eingeordnet werden. Wenn zum Beispiel viele Einträge zu den verschiedenen Testarten in der Systemlandschaft gemacht werden, könnte die Oberkategorie „Planung der Tests“ sein und eine spezifische Seite zum Thema „Lasttest“ angelegt werden. Die Seite kann dann alles an Kontext, Brainstorming, Todos und Ideen enthalten.
Bei vielen Einträgen lohnt sich gegebenenfalls die Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses oder die Arbeit mit Unterseiten. Außerdem sollten die Einträge alle externen Quellen, wie zum Beispiel Miro-Boards, Tickets und Ähnliches bündeln, sodass auch die externen Informationen beim Durchsuchen schnell gefunden werden.
Es empfiehlt sich, Aufgaben nur auf Wiki-Seiten zu platzieren, wenn sie nicht dringlich sind. Bei der Selbstorganisation mit Notion ist es wichtig, die Aufgaben so abzulegen, dass sie schnell auffindbar sind. Sobald überall Aufgaben verstreut sind, wird es schwer, diese zu priorisieren und einen Überblick auf den nächsten Schritt zu behalten. Wenn die Wiki-Seite für ein zukünftiges Projekt bestimmt ist, können dort natürlich bereits bekannte Aufgaben festgehalten werden.
Einstieg und nächste Schritte
Wie bei jedem Organisationstool ist es wichtig, sich nicht von der anfälligen Motivation und Begeisterung bei der Einrichtung hinreißen zu lassen. Wird am Anfang zu viel Energie in die Einrichtung gesteckt, kann man sich schnell verzetteln oder nutzt das Tool, um sich von den zu erledigenden Aufgaben abzulenken. Besonders zu ausführliche Aufgabenlisten können zu Beginn eher abschrecken, als förderlich zu sein.
Es empfiehlt sich, ein erstes, schlichtes Setup zu verwenden. Wenn man sich daran gewöhnt hat, können Schritt für Schritt Verbesserungen und neue Konzepte eingeführt werden. Wie bei den Meeting-Notizen erwähnt, sollte stets der Detailgrad bedacht werden. Weniger ist meistens mehr. Kurze, aussagekräftige Notizen sind besser als schön formulierte Fließtexte. Alles, was aufgeführt wird, sollte den Zweck erfüllen, zu einem späteren Zeitpunkt Informationen zu liefern. Lange Fließtexte werden vermutlich nicht genutzt werden, um sich vor einem Meeting schnell noch mal in ein Thema einzulesen.
Die Notion-KI nutzen
Seit November letzten Jahres steht die Notion-KI zur Verfügung und hilft insbesondere bei Brainstorming-Aktivitäten. Die KI kann Vor- und Nachteile zu einem Thema aufzählen oder kleine Informationsblöcke zusammenstellen. Im direkten Vergleich wirken die Ergebnisse sehr ähnlich zu ChatGPT, das aber auf der neueren GPT 3.5 Version basiert, während die Notion-KI GPT 3 verwendet. Jedoch ist diese durch den direkten Zugriff während der Verwendung von Notion viel praktikabler. Die generierten Texte sind in sehr gutem Deutsch und erhalten auch zu technischen Themen immer Ergebnisse. Die Stichpunkte sind zwar oft oberflächlich und enthalten viele Buzzwords, aber sind als erster Entwurf oder grobe Recherche durchaus hilfreich.
Besonders glänzt die Notion-KI dann, wenn es darum geht, Notizen zu einem Fließtext zusammenzufassen. Wenn aus hastig geschriebenen Stichpunkten für ein offizielles Dokument ein Fließtext werden soll, kann die KI dies schnell erstellen. Wichtig ist hierbei, trotzdem gründlich gegenzulesen und den Text nachzubearbeiten. Die Sätze sind grundsätzlich sehr gut formuliert, und die persönliche Wortwahl wird aus den Stichpunkten aufgegriffen. Es können aber trotzdem Doppelungen vorkommen oder Sätze gebildet werden, die der eigentlichen Aussage widersprechen. Die meisten Sätze sind jedoch vollkommen akkurat und die Generierung mittels KI ist eine große Zeitersparnis.
Selbstorganisation im IT-Alltag mit Notion – Fazit
Notion erlaubt es, an einem Ort Aufgaben und Notizen zusammenzufassen. Hierfür können aus anderen IT-Bereichen bekannte Methoden, wie zum Beispiel Scrum-Boards, angelegt werden. Notion ist wahnsinnig schnell zu erlernen und sehr intuitiv. Verschiedene Bereiche können schnell umgestaltet und an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.
Als grundlegende Struktur empfiehlt es sich, einen Ort für die Wochenplanung, einen Ort für Projekte und verschiedene Strukturen für Notizen anzulegen. Es empfiehlt sich außerdem, erst mal mit einer einfachen Struktur anzufangen und diese erst zu erweitern, wenn man erste Erfahrungen im Arbeitsalltag gemacht hat. Ein zu komplexes System kann bei der Verwendung eher abschrecken.
Wenn man sich dazu entschließt, langfristig mit Notion zu arbeiten, lohnt sich ein Blick auf komplexere Funktionalitäten und regelmäßige Updates. Hier bietet sich zum Beispiel die Notion-KI an, um kleine Schreibarbeiten oder Brainstormings erledigen zu lassen.
Titelmotiv: Photo by airfocus on Unsplash
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