Der Arbeitsalltag bringt jede Menge To-dos mit sich, sodass es manchmal schwer ist, den Überblick zu behalten. Projektmanagement-Tools helfen, Projekte effektiv zu managen und effizient zu arbeiten.

Was ist ein Projektmanagement-Tool?

Unter einem Projektmanagement-Tool versteht man eine Software, die als Hilfsmittel dient, um Arbeiten und Aufgaben organisiert zu verwalten. Mit einer solchen Project Management Software wird der Arbeitsalltag der Mitarbeiter um einiges erleichtert, denn oftmals ist es schwer, den Überblick über jede anstehende Aufgabe und die Inhalte einzelner Projekte zu behalten. Projektmanagement-Tools sind in unterschiedlichen Formen erhältlich:

Kanban Tools

Diese Form wird häufig bei Projekten der Softwareentwicklung eingesetzt, da sich mit Hilfe von Kanban Tools einzelne Workflows gut visualisieren lassen. Einzelne Aufgaben können Teammitgliedern zugewiesen, Boards für verschiedene Projekte angelegt und Karten für Aufgaben erstellt werden. Zu den gängigsten Kanban Tools gehören Projektmanagement-Software-Lösungen wie Trello, Jira und Asana.

Scrum Tools

Auch hiermit ist es möglich, einzelne Boards zu erstellen, Aufgaben an Mitarbeiter zu verteilen und Projekte zu organisieren. Im Gegensatz zu Asana, Jira und Co. wird in Scrum Tools dem jeweiligen Produkt jedoch ein Verantwortlicher zugewiesen, der sogenannte Product Owner.

Timetracking Tools

Um einen besseren Überblick über die für bestimmte Aufgaben investierte Zeit zu erhalten, bieten sich Timetracking Tools an. Mit ihnen kann die für die jeweiligen Aufgaben benötigte Arbeitszeit erfasst werden.

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Features, die das optimale Projektmanagement-Tool enthalten sollte

Während es viele unterschiedliche Projektmanagement-Tools auf dem Markt gibt, unterscheiden sich diese in ihrem Funktionsumfang meist stark. Dennoch gibt es einige Features, welche in einer Project Management Software enthalten sein sollten, damit sich diese für die optimale Organisation Ihrer Projekte eignet:

  • Aufgabenmanagement: Innerhalb der Projektmanagement-Software sollte es möglich sein, Aufgaben und To-dos übersichtlich darzustellen und zu organisieren. Hierzu zählt auch, dass die jeweilige Verantwortung einer oder mehreren Personen zugewiesen werden kann.
  • File Sharing: Mithilfe des Projektmanagement-Tools sollte man Dateien sicher und einfach mit anderen teilen können.
  • Planning/Scheduling: Einzelne Aufgaben und Projekte müssen über die Projektmanagement-Software geplant werden können. Es sollte möglich sein, Zeiträume und Deadlines für einzelne Aufgaben zu hinterlegen.
  • Collaboration: Projektmanagement-Tools sind besonders dann hilfreich, wenn sie von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden können. Um Ihre Projekte optimal zu planen und jederzeit auf dem aktuellsten Stand zu bleiben, muss die Software die Zusammenarbeit innerhalb der Teams unterstützen. Einige Tools bieten auch die Möglichkeit, externe Beteiligte zu einzelnen Projekten hinzuzufügen, was die Arbeit mit Kunden und Dienstleistern erleichtert. Eine Messaging-Funktion unterstützt die Mitarbeitenden bei der Kommunikation untereinander.
  • Dokumentation: Bei einigen Aufgaben und Projekten ist es sinnvoll, alle Zwischenschritte detailliert zu dokumentieren. Hierfür bieten sich Funktionen wie z. B. das Erstellen von Notizen oder eine Kommentarfunktion an.
  • Auswertung: Um festzustellen, ob ein Projekt vom zeitlichen, personellen und finanziellen Aufwand im Rahmen geblieben ist, sind Auswertungen innerhalb des Projektmanagement-Tools von großem Nutzen.

So finden Sie das für Ihr Unternehmen passende Projektmanagement-Tool

Um das für Ihre Projekte geeignete Management-Tool zu finden, folgen Sie einfach den folgenden Schritten:

  1. Identifizieren Sie Ihre Herausforderungen und Ihren konkreten Bedarf.
  2. Erstellen Sie eine Liste der Tools, die für Sie in Frage kommen.
  3. Testen Sie die einzelnen Tools persönlich.
  4. Testen Sie jene Tools, die in der engeren Auswahl sind, innerhalb Ihres Teams.
  5. Bitten Sie Ihr Team um Feedback zu den einzelnen Projektmanagement-Tools und berücksichtigen Sie dieses bei Ihrer Entscheidung.
  6. Berechnen Sie die Kosten, die für die Software, deren Integration und den jährlichen Support entstehen.

Die 6 bekanntesten Projektmanagement-Tool-Anbieter

Während es viele verschiedene Anbieter von Projektmanagement-Tools auf dem Markt gibt, zählen die folgenden 6 zu den meistgenutzten Tools:

Jira – die Software zum operativen Projektmanagement von Atlassian

Ein großer Vorteil von Jira ist die Möglichkeit, Fristen, Aufgabenzuweisungen und vieles mehr sehr ausführlich nachvollziehen zu können. Einen schnellen Überblick über die Projektverläufe liefert die Darstellung als Roadmap. Der Nachteil an Jira sind die begrenzte Mitarbeiterzahl in der Basisversion sowie die im Vergleich zu anderen Tools umständlicher gestaltete Bedienung.

Trello von Atlassian – die Aufgaben-Verwaltungssoftware auf Basis von Kanban  

Mit Trello lassen sich Aufgaben und Projekte auch in größeren Teams optimal organisieren. Ein großer Vorteil dieses Tools ist seine benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche, wodurch die Arbeit für alle Teammitglieder einfach gestaltet wird. Ebenfalls positiv ist die Möglichkeit zur Einladung unbegrenzt vieler Mitglieder. Leider sind viele Funktionen erst in der bezahlten Version verfügbar und kaum Berichtsfunktionen vorhanden.

Airtable – die Kollaborationssoftware

Große Mengen an Informationen und Daten lassen sich hierüber ganz leicht organisieren und teilweise sogar automatisieren. Nachteilig ist die Benutzeroberfläche, welche etwas gewöhnungsbedürftig ist. Dieses Tool eignet sich daher eher, wenn die Teammitglieder bereits über Erfahrung mit Projektmanagement-Tools verfügen.

ActiveCollab – die Software für kollaboratives Project Management

Über dieses Tool können nicht nur Aufgaben und deren Status, sondern auch das Budget verfolgt sowie Stundensätze festgelegt werden. Ein besonderer Vorteil ist hierbei die Möglichkeit für den Projektmanager, Zahlungen von Kunden direkt über PayPal oder Stripe zu empfangen. Der Nachteil besteht darin, dass pro Nutzer eine Lizenzgebühr gezahlt werden muss, weshalb ActiveCollab eher für kleinere Teams geeignet ist.

Monday – die Plattform für Projekt-Management

Diese Software bietet den Vorteil der Zeiterfassungsfunktion, sodass jederzeit alle Zeiten im Blick behalten werden. Auch die Automatisierung einzelner Tasks spricht für dieses Projektmanagement-Tool. Nachteilig ist allerdings auch hierbei, dass in der Startversion lediglich 3 Nutzer zur Verfügung stehen.

Asana – Software für Verwaltungs- und Projektmanagement  

Bereits in der kostenfreien Version von Asana stehen einige wichtige Funktionen zur Verfügung. Projekte, die viele Aufgaben enthalten, lassen sich hierüber sehr gut visualisieren. Leider bietet auch dieses Projektmanagement-Tool keine Möglichkeit, komplexere Inhalte wie das Budget und Zeiten auszuwerten.

Titelmotiv: Photo by Alvaro Reyes on Unsplash

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