Kanban ist eine Philosophie des Prozessmanagements, die ursprünglich aus der japanischen Automobilindustrie stammt. In den letzten Jahren wird sie immer mehr auch in der Softwareentwicklung eingesetzt. Es gibt viele hilfreiche Tools für Kanban, die Teams bei der Einführung und Umsetzung helfen.

Was ist Kanban?

Das System Kanban wurde Ende der 1940er Jahren beim japanischen Automobilhersteller Toyota entwickelt. Ziel war es, die Produktion und Logistik flexibler, schlanker und weniger zentralistisch zu steuern. Damit wollte Toyota seine im Vergleich zu den US-Konkurrenten hinterherhinkende Produktivität verbessern. Das gelang, und so interessierte man sich bald auch in anderen Branchen für Kanban.

Beim Projektmanagement und insbesondere in der Softwareentwicklung wird Kanban heutzutage zu den agilen Methoden gezählt und (nach David Anderson) anhand der folgenden vier Grundprinzipien umgesetzt:

  • Beginne mit dem, was du gerade tust.
  • Vereinbare, dass evolutionäre Veränderung verfolgt wird.
  • Respektiere initial bestehende Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten.
  • Ermutige dazu, Führung auf jeder Ebene der Organisation zu zeigen.

Kanban-Board als zentrales Tool

Der Name Kanban steht übrigens für „Tafel“ oder „Karte“, und dies ist auch schon das zentrale Tool für modernes Kanban, nämlich das Kanban-Board. Auf diesem wurden ursprünglich Kärtchen oder Magnete verschoben, um Nachfrage oder den Stand der Lagerhaltung anzuzeigen. Im Kontext der Softwareentwicklung geht es natürlich nicht mehr um Lagerhaltung im engeren Sinne. Vielmehr wird der Arbeitsprozess visualisiert und kann damit leichter überprüft und angepasst werden. Die Anzahl an unfertigen Arbeitsprodukten („Work in Progress“) wird begrenzt und der Arbeitsfluss verbessert. Basis ist ein „Pull“-System: Ist eine Arbeit beendet und wieder Kapazität vorhanden, wird eine neue Aufgabe vom Team angefordert (und nicht von außen abgefordert).

Eine typische Einteilung der Spalten eines Kanban-Boards in der Softwareentwicklung lautet etwa:

  • Backlog
  • Bereit
  • Coding
  • Test
  • Bestätigung
  • Erledigt

Die einzelnen Aufgaben (beispielsweise in Form von Tickets) wandern in ihrem Lebenszyklus durch die Spalten. Sie unterliegen dabei gewissen Regeln wie etwa Limits für die Anzahl der gleichzeitig offenen Tickets.

Auch in der Softwareentwicklung wird vielerorts weiterhin mit einem physischen Kanban-Board gearbeitet, etwa einem Whiteboard. Doch diese Vorgehensweise stößt schnell an ihre Grenzen – in remote arbeitenden Teams sowieso. Gerade diese brauchen nicht nur ein Kanban-Board, sondern auch andere Tools zur Kollaboration im Rahmen von Kanban. Diverse Plattformen und Apps bringen nun das Kanban-Board in die digitale Welt und fügen weitere Funktionen hinzu, die Teams helfen, effizienter zusammenzuarbeiten.

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Empfehlenswerte Kanban-Tools

Die meisten digitalen Tools, die für Kanban zum Einsatz kommen, sind auch für Teams geeignet, die sich in ihrem Workflow nicht an der Kanban-Methodik orientieren. Leichtgewichtigere Tools wie etwa Asana sind sogar als persönliche Todo-App verwendbar. Die im Folgenden vorgestellten Apps sind aber alle gut geeignet, um Kanban in der Softwareentwicklung auch in großen Teams digital zu unterstützen.

Trello

Trello ist eine Plattform, die im Jahr 2011 tatsächlich ausdrücklich für die Umsetzung von Kanban geschrieben wurde. Seit 2015 steht Trello auch auf Deutsch zur Verfügung. 2017 wurde die Plattform von Atlassian gekauft.

Die wichtigste Funktion von Trello ist natürlich das Kanban-Board, von denen (in den kostenpflichtigen Versionen) beliebig viele angelegt werden können. Die Spalten sind frei definierbar. Auf dem Board werden Aufgaben (Tasks) in Form von digitalen Karten festgehalten und verschoben. Dabei haben die einzelnen Karten viele nützliche Zusatzeigenschaften, wie etwa zugewiesene Teammitglieder, Deadlines oder andere Termine und frei definierbare Labels.

Die sogenannten Ansichten in Trello sortieren die im Kanban-Board gesammelten Informationen auf verschiedene Weise, z. B. als Zeitleiste oder Kalender. Das Dashboard zeigt verschiedene Produktivitätsgrößen und erlaubt es, Projektfortschritte oder Engstellen zu identifizieren. Auch eine Landkartenansicht ist möglich – besonders nützlich etwa für Logistikprojekte oder Remote-Teams.

Mit Hilfe des Butlers lassen sich Funktionen automatisieren: Mit benutzerdefinierten Schaltflächen können zuvor festgelegte Aktionen ausgeführt oder anhand von Regeln auch automatisch bei Eintreten einer bestimmten Ausgangsbedingung ausgelöst werden. So können Karten beispielsweise automatisch verschoben, Punkte auf einer Checkliste automatisch abgehakt oder automatisch bestimmte Kommentare hinzugefügt werden.

Nutzer von Trello können andere weit verbreitete Tools wie Confluence, Slack, Dropbox, Google Drive oder GitHub in Trello integrieren oder Trello-eigene Apps, sogenannte Power-Ups, zur Erfüllung bestimmter Aufgaben aktivieren.

Eine Basisversion von Trello, die nur begrenzte Funktionen beinhaltet (10 Boards pro Arbeitsbereich, Upload von maximal 10 MB großen Dateien und weitere Einschränkungen), ist kostenlos verfügbar. Darüber hinaus gibt es mehrere kostenpflichtige Pläne (von 5 USD bis 17,50 USD pro Benutzer und Monat), mit denen nach und nach mehr Funktionen freigeschaltet werden. So bietet etwa die preiswerte Standard-Version bereits unbegrenzte Boards und bis zu 250 MB pro Datei-Upload sowie die Möglichkeit, Gäste zu einem einzelnen Board einzuladen. Premium bietet mehrere zusätzliche Ansichten wie Zeitleiste, Kalender, Landkarte und Dashboard. Enterprise-Kunden können zudem unternehmensweite und öffentliche Boards anlegen sowie Berechtigungen unternehmensweit verwalten.

Jira Software

Wie Trello ist auch Jira Software eine Plattform des Unternehmens Atlassian. Jira ist im Jahr 2002 erstmals erschienen – also lange bevor Atlassian im Jahr 2017 Trello hinzugekauft hat. Daran sieht man schon, dass beide Systeme, trotz gewisser Überschneidungen, unterschiedliche Bedürfnisse von Teams bedienen. Seit 2015 gibt es Jira als „Jira Software“, das besonders an die Workflows in der Softwareentwicklung angepasst ist (daneben auch Jira Work Management für Business-Teams und Jira Service Management für den Service-Desk).

Anders als Trello ist Jira nicht ursprünglich für Kanban entwickelt worden. Es enthält auch Funktionen für andere agile Methoden des Softwaremanagements, beispielsweise Scrums-Boards und die Unterstützung von Sprints in Scrum.

Im Vergleich zu Trello ist Jira Software besser für große Unternehmen und komplexe Projekte geeignet. So liefert etwa die sogenannte Roadmap einen besseren Überblick über Abhängigkeiten von Aufgaben und Meilensteinen als das Dashboard in Trello. Zudem bietet Jira Software ab dem Premium-Preismodell weitere Funktionen, die für Softwareentwicklungsteams nützlich sind, etwa eine Sandbox für neue Features und ein Release-Management.

Die Preismodelle sind in der Cloud-Version ähnlich wie bei Trello. Anders als Trello gibt es Jira Software auch als Data-Center-Modell. Diese kann vom Team selbst verwaltet werden und kostet beispielsweise im geringsten Umfang von 500 Benutzern 42.000 USD pro Jahr. Bisher gab es außerdem ein Server-Modell für das On-premises-Hosting, das aber nicht mehr verkauft und weiterentwickelt wird.

Übrigens bietet Atlassian auch eine Schnittstelle zwischen Jira Software und Trello. So können etwa Teams, die neu zusammenarbeiten, mit ihrer jeweils gewohnten Umgebung weiterarbeiten.

Asana

Asana ist eine Projektmanagement-Software, die ähnlich intuitiv zu bedienen ist wie Trello. Anders als dieses ist es nicht ausdrücklich für Kanban entwickelt worden. Es bietet aber als wichtigstes Feature ebenfalls Boards und auf diesen verwaltete Aufgaben oder Karten. Somit kann auch mit Asana die Kanban-Methode umgesetzt werden.

Ähnlich wie Trello bietet Asana weitere Ansichten als Alternative zum Board, etwa To-do-Listen, Zeitleisten oder Kalender. Eine Landkarten-Ansicht wie bei Trello ist in Asana nicht verfügbar. Dafür gibt es aber eine Übersicht über alle Projekte – genannt Portfolio – und eine Workload-Ansicht, um das Arbeitspensum von Teams zu betrachten. Diese verschaffen insgesamt einen ähnlichen Überblick wie das Dashboard in Trello und ermöglichen es ebenfalls, Engpässe festzustellen.

Auch Asana ermöglicht die Einbindung gängiger Apps wie etwa GitHub, Slack, verschiedener Google-Apps und vieler anderer. Auch Trello sowie Jira Software (als Cloud-Variante) können eingebunden werden. Die Preismodelle sind ebenfalls ähnlich wie bei Trello und Jira Cloud.

Wekan

Anders als die bisher vorgestellten Kanban-Tools ist Wekan nicht kommerziell, sondern untersteht als Open-Source-Software einer MIT-Lizenz. In seinen Funktionen ist es Trello sehr ähnlich, denn es wurde von seinem Entwickler Maxime Quandalle ausdrücklich als Trello-Klon entwickelt. Somit ist Wekan auch ein originäres Kanban-Tool.

Quandalle hat sich mittlerweile aus dem Projekt zurückgezogen, aber immer noch wird Wekan von einer sehr aktiven Community gepflegt, wie man auf seinen GitHub-Seiten sehen kann. Trotzdem hinkt es Trello in einigen Funktionen hinterher. So gibt es etwa wesentlich weniger Integrationen anderer Apps, und Wekan steht bisher nur in englischer Sprache zur Verfügung.

Da Trello und Asana nur als Cloud-Varianten zur Verfügung stehen und auch Jira Software sein On-premises-Angebot mittlerweile eingestellt hat, ist Wekan eine gute Option für Teams, die ein selbstgehostetes Kanban-Tool bevorzugen. Das ist gleichzeitig Vor- und Nachteil. Denn im Gegensatz zu den zuvor genannten Tools kann man Wekan nicht unkompliziert testen, indem man sich einen kostenlosen Basis-Account anlegt. Mit einer Ausnahme: wenn man Mitglied einer Organisation ist, die Wekan bereits hostet, wie etwa einer Universität.

Eine weitere Möglichkeit: Wenn man Wekan für sein Team nutzen möchte und keinen eigenen Server dafür betreiben will oder kann, dann kann man auf einen Self-Hosting-Service wie etwa Cloudron zurückgreifen. Hier steht Wekan bereits als App im App-Store zur Verfügung.

Stackfield

Das deutsche Unternehmen Stackfield bewirbt seine seit 2013 verfügbare gleichnamige Projektmanagement-Software damit, dass sie besonderen Wert auf Sicherheit und Datenschutz legt. So wird in allen Funktionen eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung implementiert. Stackfield selbst hostet nur in Deutschland und arbeitet nur mit Subunternehmern zusammen, die in der EU (also im Geltungsbereich der DSGVO) ihren Sitz haben.

Ursprünglich war die Plattform Stackfield eine Art Slack-Klon mit Fokus auf Gruppenchats und sicheren, Ende-zu-Ende-verschlüsselten Datenaustausch. Mittlerweile bietet sie aber auch die Möglichkeit, Kanban-Board einzurichten und zu nutzen. Auch ein Dashboard zur Übersicht über die Workflows ist vorhanden, und Projekte können mit ihrem zeitlichen Ablauf und ihren Abhängigkeiten als Gantt-Chart dargestellt werden. Integrationen mit anderen Apps sind ebenfalls möglich, darunter auch mit Jira Software, und dank der Stackfield-API können Nutzer auch eigene Schnittstellen entwickeln.

Aufgrund seiner Herkunft als Messaging-App ist Stackfield im Bereich des Chats besonders gut aufgestellt. Ein Chat ist direkt in die sogenannten Datenräume integriert, in denen gearbeitet wird, und eine Funktion zur Videotelefonie mit Screensharing ist ebenfalls vorhanden.

In der Cloud-Variante ist Stackfield etwas teurer als die zuvor genannten Tools (die Preise reichen von 9 EUR bis 18 EUR pro Benutzer und Monat für das Enterprise-Cloud-Modell oder Abo für die On-premise-Installation auf dem eigenen Server.

Welches ist das optimale Kanban-Tool für Ihr Team?

Professionelle Softwareentwickler mit komplexen Projekten, die die Einarbeitung in eine neue, nicht selbsterklärende Umgebung nicht scheuen, finden in Jira Software eine mächtige Plattform mit vielen Möglichkeiten der individuellen Anpassung. Kleinere Teams, die nicht nur aus professionellen Softwareentwicklern bestehen oder mit Nicht-Entwicklern zusammenarbeiten, sind mit den intuitiv bedienbaren Tools Trello oder Asana eventuell besser bedient.

Wer Wert auf Open Source und On-premises-Hosting legt und dafür bereit ist, ein bisschen mehr Arbeit in Einarbeitung und Einrichtung zu investieren, für den ist Wekan eine interessante Option.

Teams mit besonderem Bedarf an Datenschutz und Informationssicherheit – etwa in Projekten mit medizinischem oder juristischem Bezug – oder solche, die Wert auf Slack-ähnliche Funktionen legen, sollten sich näher mit Stackfield beschäftigen. Auch Stackfield kann on-premises installiert werden. Funktionen, die besonders die Arbeit in der Softwareentwicklung unterstützen, wie etwa die von Jira Software bekannte Sandbox, sind in Stackfield dagegen nicht enthalten.

Und wenn Sie agile Methoden zur Softwareentwicklung verwenden wollen, ist Kanban nicht die einzige Möglichkeit – hier finden Sie weitere Informationen über Scrum bei Host Europe.

Titelmotiv: Photo by airfocus on Unsplash

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