Auch rund 80 Jahre nach der Erfindung des ersten Computers stellt die digitale Transformation immer noch viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Kein Wunder, wenn täglich neue Datenschutzverordnungen, Technologien und Innovationen die Entscheider*innen von heute vor die Wahl stellen.
Unsere Erfahrung als eine von Deutschlands führenden Digitalagenturen zeigt: Einer der entscheidendsten Bausteine der Digitalisierung von Unternehmensstrukturen ist die Prozessdigitalisierung. Sie trägt maßgeblich zur Straffung von Abläufen und der nachhaltigen Steigerung der Gesamteffizienz bei – birgt aber auch einige Aufgaben, die der erfolgreichen und nachhaltigen Implementierung im Weg stehen können. Schließlich basiert sie auf komplexen Arbeits- und Betriebsabläufen.
Wir schöpfen heute aus unseren über 20 Jahren Erfahrung und stellen Ihnen in diesem Artikel vor, welche bewährten Strategien und Werkzeuge wir bei unseren Kundenprojekten einsetzen, um die komplexe Prozessdigitalisierung handhabbar zu machen. Sie werden einen Überblick darüber bekommen, welche Faktoren es bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens zu beachten gilt – und gewinnen Ideen dafür, wie Sie den Erfolg Ihres Business spürbar und nachhaltig durch digitalisierte Unternehmensprozesse steigern können.
1. Prozesse vollständig verstehen
Der erste Schritt zur erfolgreichen Digitalisierung komplexer Prozesse besteht darin, Ihre Unternehmensprozesse und -abläufe möglichst vollständig zu verstehen. Dazu ist zum einen ein tiefes Detailverständnis aller am Prozess beteiligten Faktoren erforderlich. Zum anderen kann es vorkommen, dass wir Prozessen begegnen, die über Jahre gewachsen sind und sich irgendwann verselbständigt haben.
Bei TEAM23 haben wir in über 500 erfolgreichen Projekten gelernt, dass es Menschen nicht immer leicht fällt, Komplexität zuzulassen. Dies ist jedoch notwendig, um den Herausforderungen gut vorbereitet und auf Augenhöhe begegnen zu können. Beim ersten Schritt auf dem Weg zur erfolgreichen Digitalisierung geht es deshalb darum, alle relevanten Prozessfaktoren offenzulegen und transparent zu dokumentieren.
Unser Tipp: Visualisierung hilft! Um komplexe Prozesse sichtbar zu machen, empfehlen wir Werkzeuge, wie das BPMN Modeler Free oder das Flowchart-Tool Microsoft Visio.
2. Potenzielle Engpässe identifizieren
Sobald der Prozessfluss dokumentiert ist, können potenzielle „Bottlenecks“ ermittelt werden. Solche Engpässe sind Prozesskomponenten (zum Beispiel spezielle Workflows, Abläufe, Aufgabenverteilungen, Arbeitsfelder oder einzelne Rollen bzw. Personen), an denen Reibungsverluste entstehen.
Eine Analyse der Engpässe hilft dabei, ihre Ursachen zu verstehen und beinhaltet typischerweise auch eine Bewertung von Alternativen sowie konkrete Vorschläge für die Beseitigung. Als Analysetool zur Identifizierung von Problemstellen empfehlen wir die “Rapid Problem Description”.
Eine Methode zur Problembeschreibung: Rapid Problem Description
Bei der “Rapid Problem Description” (RPD) handelt es sich um eine Methode zur Problembeschreibung, die es Ihnen ermöglicht, Probleme durch W-Fragen einzugrenzen. Je genauer vorhandene Probleme eingegrenzt werden, desto effektiver lassen sich mögliche Lösungen erarbeiten. Das Besondere der RPD besteht darin, vorhandene Probleme all jenen Aspekten gegenüberzustellen, die jeweils nicht das Problem sind.
Alternativ oder ergänzend: das RAID-Modell
Ein weiteres Tool, das wir regelmäßig in den Kundenprojekten von TEAM23 einsetzen, ist das sogenannte RAID-Modell. Das Akronym RAID besteht aus den Bestandteilen:
| R | Risiken
(“Risks”) |
Sichten Sie mögliche Ereignisse, die ein Projekt negativ beeinflussen oder gefährden. |
| A | Annahmen
(“Assumptions”) |
Projekte scheitern häufig aufgrund von falschen Annahmen. Überprüfen Sie Ihre Annahmen daher so früh wie möglich. |
| I | Probleme (“Issues”) | Sichten Sie vorhandene Schwierigkeiten, die das Projekt behindern. Dazu bietet sich die Methode der “Rapid Problem Description” an (siehe oben). |
| D | Abhängigkeiten (“Dependencies”) | Welche externen Faktoren führen im Projektverlauf zu Verzögerungen? Auf welche Zuarbeit sind Teile des Prozessflusses angewiesen? Welche Entscheidungswege sind vorhanden? Was sind Schlüsselressourcen? |
Nachdem Sie sich mit diesen Aspekten beschäftigt haben, sehen Sie klarer. Versprochen!
3. Beziehen Sie die wichtigsten Beteiligten in den Prozess ein
Einer der Hauptgründe für das Scheitern von Projekten der digitalen Transformation ist die mangelnde Einbeziehung der wichtigsten Interessengruppen. Erst wenn diese die anvisierten Veränderungsprozesse kennen und akzeptieren, kann die Digitalisierung komplexer Prozesse erfolgreich sein.
Zu den wichtigsten Beteiligten gehören alle Personen, die von den Änderungen direkt oder indirekt betroffen sind – vom Entscheidungsträger bis zum Endnutzer.
Durch die frühe Einbeziehung aller relevanten Akteure stellen Sie nicht nur sicher, dass deren Bedürfnisse erfüllt und mögliche Probleme frühzeitig gelöst werden. Sie fördern mit diesem Vorgehen sogar die Motivation der Teammitglieder und erhöhen so die Chancen, dass alle Beteiligten positiv zum Erfolg der Prozessdigitalisierung beitragen.
Mehr Sicherheit und Verbindlichkeit erzeugen: das Working Agreement
Eine Strategie zur Verbesserung der Kommunikation in laufenden Projekten ist das sogenannte “Working Agreement”. Es eignet sich besonders gut dazu, sinnvolle Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit zu schaffen.
Das Working Agreement ist die Zusammenfassung aller Erwartungen, Rollen und Verantwortlichkeiten eines Teams. Es wird in der Regel in Zusammenarbeit erstellt und von allen Teammitgliedern akzeptiert. Das Agreement sollte klar und prägnant sein und alle Aspekte der Arbeit des Teams abdecken, zum Beispiel:
- Wie gehen wir mit Blockern, Hindernissen oder Abwesenheiten von Kolleg*innen um?
- Welche Meetings und Meeting-Formate werden benötigt?
- Wie häufig sollen Retrospektiven stattfinden?
- Wie oft werden die am Projekt beteiligten Stakeholder informiert?
Vor dem Hintergrund unserer Projekterfahrung bei TEAM23 wissen wir, dass es sich lohnt, klare und verbindliche Leitfäden für Rahmen, Rollen und Aufgaben innerhalb eines Projekts zu definieren. Damit haben Sie immer eine Möglichkeit, bei Unklarheiten auf konkrete getroffene Vereinbarungen zu verweisen.
Beispiel für ein Working Agreement
4. Einführung agiler Methoden
Agile Methoden haben sich in der Softwareentwicklung als Mittel zur Bewältigung von Komplexität und Veränderung durchgesetzt. Sie befähigen Teams, selbständig Ziele zu setzen und zu erreichen. Agilität fördert einen iterativen und inkrementellen Ansatz, der häufige Rückmeldungen und Anpassungen ermöglicht.
Die Prinzipien, die für das agile Arbeiten in der Softwareentwicklung gelten, wurden bereits 2001 im sogenannten “Agile Manifesto” veröffentlicht. Obwohl die Website auf den ersten Blick etwas verstaubt anmutet, haben die dort gelisteten Prinzipien nichts von ihrer Relevanz verloren:
- Individuen und Interaktionen haben Vorrang vor Prozessen und Werkzeugen. In der Arbeit mit unseren Kund*innen ist ein direktes Gespräch so gut wie immer hilfreicher, als auf starren Regeln oder der Nutzung von bestimmten Kommunikationskanälen zu beharren.
- Funktionsfähige Lösungen haben Vorrang vor umfangreicher Dokumentation. Wenn eine Lösung nachweislich funktioniert und einen echten Mehrwert bietet, ist fehlende Dokumentation für uns kein Show-Blocker. Dokumentation ist natürlich wichtig – eine funktionierende Lösung ist allerdings noch wichtiger.
- Zusammenarbeit hat Vorrang gegenüber Verhandlungen. Bei TEAM23 ist uns wichtig, auf Augenhöhe mit unseren Kund*innen in die Problemlösung zu gehen. Deswegen ziehen wir es vor, durch Kooperation echte Win-Win-Situationen zu schaffen, anstatt den größtmöglichen Nutzen für uns selbst aushandeln zu wollen.
- Reagieren auf Veränderungen hat Vorrang gegenüber festen Plänen. Bei TEAM23 sind wir uns sicher: Die Welt ist VUCA (volatile, uncertain, complex, ambiguous). Vor dem Hintergrund beschleunigter Veränderung sind schnelle Reaktionen für unsere Kund*innen hilfreicher als das Schmieden großer Pläne mit langer Planungszeit.
Das Framework für mehr Agilität in der Praxis: The Loop Approach®
Seit einiger Zeit entwickeln wir unsere In-house-Teams aktiv in Richtung Selbstorganisation weiter. Im Gegensatz zu traditionellen “Wasserfall”-Prozessen erleben wir bei TEAM23 den agilen Ansatz in jeder Hinsicht als effektiver.
The Loop Approach® ist ein übergreifendes Framework, das dabei hilft, den Prozess der Transformation zu strukturieren. Er lässt Ihnen genügend Freiraum, um den individuellen Bedürfnissen Ihrer Organisation gerecht zu werden und eignet sich sehr gut als Einstieg in Richtung agiler Arbeitsweisen. The Loop Approach® versetzt Teams in die Lage, eigenverantwortlich auf gemeinsam definierte Ziele hinzuarbeiten.
Die Mitarbeiter*innen von TEAM23 sind übrigens allesamt “geloopt”. Falls auch Sie Interesse an einem Agilitätscoaching haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
5. Den Projekterfolg sichern: Datenanalyse zur Kontrolle und Optimierung von Prozessen
Die Datenanalyse kann ein leistungsfähiges Instrument sein, um die Komplexität der Prozessdigitalisierung zu meistern. Mithilfe der Auswertung anfallender Prozessdaten ist es möglich, Optimierungspotenziale zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren. Durch die kontinuierliche Analyse von Prozessdaten lässt sich verifizieren, dass ein Prozess den initial definierten Anforderungen und Erfolgskriterien entspricht und mit der verfolgten Gesamtstrategie im Einklang steht.
Die zentralen Fragen der Prozessdatenerfassung lauten: Was, wo, wann und wie wird gemessen? Welche Qualitätskriterien werden an die Daten angelegt? Wie und zu welchem Zweck werden die Daten am Ende zusammengeführt? Standardisierte Antworten gibt es dabei nicht, sondern die Prozessdatenerfassung wird immer am jeweiligen Setting und dem Zusammenspiel aller beteiligten Faktoren ausgerichtet.
Mehr Effektivität durch Kennzahlen: Objective Key Results
Um die Effizienz von Prozessen beurteilen zu können, braucht es passende Erfolgsindikatoren. Objective Key Results (OKR) ist eine Strategie, die Sie bei der Prozessdigitalisierung verwenden können, um Ziele a) zu setzen und b) zu überprüfen, ob sie erreicht werden. Es werden klare und messbare Ziele (= Objectives) definiert, die an spezifische Messgrößen (= Key Results) gekoppelt sind.
Die Ziele sollten herausfordernd, aber erreichbar sein und auf eine bestimmte Zeitspanne begrenzt werden. Durch die Verwendung von OKR können Sie Ihre Fortschritte transparent verfolgen und die Ausrichtung Ihrer Teams auf gemeinsame Ziele sukzessive verbessern.
6. Die Einführung digitaler Prozesse: Der Mensch im Mittelpunkt
Bereits Benjamin Franklin wusste: „Eine Investition in Wissen bringt immer noch die besten Zinsen.“ Die Unterstützung der Endnutzer*innen in Form von Schulungen, Coachings oder Workshops (im Team oder individuell) ist für die erfolgreiche Einführung der digitalisierten Prozesse unerlässlich. Wer sich auf den Weg machen möchte, digitale Prozesse erfolgreich zu implementieren, der muss seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitnehmen. Für den Projekterfolg ist von zentraler Bedeutung, dass die Endnutzer*innen umfassend in den neuen Prozess eingewiesen werden und Zugang zu Unterstützung und konkreten Hilfsangeboten haben.
Im besten Fall tragen die gewählten Hilfsangebote dazu bei, Komplexität auch für die Endnutzer*innen zu verringern und ihr Vertrauen in die Prozesse zu stärken. Das erhöht nicht nur die allgemeine Akzeptanz von neuen, digitalen Prozessen, sondern reduziert auch den Stress, den Umstellungen im Arbeitsalltag mit sich bringen. Entspanntes und motiviertes Personal ist ein sicheres Indiz dafür, dass die Verankerung neuer Prozesse im Unternehmen gelungen ist.
Schaffen Sie einen Rahmen für emotionale Resilienz
Wer innovationsgetrieben arbeiten möchte, bewegt sich in einem Umfeld kontinuierlicher technologischer und marktwirtschaftlicher Veränderung. Das hohe Tempo der Veränderungen auf Dauer zu halten, ist eine der großen Herausforderungen der IT-Branche – ein Umfeld, das besonders von Volatilität, Komplexität und Mehrdeutigkeit geprägt ist. Veränderungen anzunehmen, fällt vielen Menschen nicht leicht. Deshalb ist es wichtig, die emotionale und psychische Robustheit aller Mitarbeiter*innen zielgerichtet zu stärken.
Bei TEAM23 möchten wir, dass es unseren Mitarbeiter*innen auf Dauer gut geht. Produktiv zu sein ist wichtig, aber nicht alles. Es ist mindestens genauso wichtig, dass wir unsere Aufgaben als sinnvoll und wertstiftend erachten. Für uns gilt das Credo: Arbeit sollte nicht (nur) mühsame Pflicht sein, sondern auch eine Gelegenheit zur persönlichen Entfaltung.
Wir empfehlen Ihnen deshalb, aktiv zur emotionalen Resilienz Ihrer Mitarbeiter*innen beizutragen. Emotionale Resilienz bezieht sich darauf, wie gut eine Person in der Lage ist, sich an Veränderungen (dazu gehören auch neue Prozesse) anzupassen oder von Rückschlägen zu erholen, ohne dass dabei ihre mentale Gesundheit beeinträchtigt wird.
7. Für mehr Einfachheit: No-Code / Low-Code-Plattformen nutzen
Für die Bewältigung der Komplexität der Prozessdigitalisierung sind No-Code- bzw. Low-Code Plattformen (NC/LC) zu beliebten Werkzeugen geworden. Diese Plattformen ermöglichen die Entwicklung von Anwendungen und Workflows durch sogenannte “Citizen Developer” – technisch versierte Mitarbeiter*innen, die außerhalb der IT-Abteilung softwarebasierte Anwendungen für ihren jeweiligen Fachbereich erstellen. Auf diese Weise wird die Entwicklung u. U. einfacher, günstiger und die Entwicklungszyklen kürzer.
Natürlich gehen solche vermeintlich „einfachen“ Lösungen mit eigenen Prämissen und Herausforderungen einher. Sie sind mit Sicherheit kein Allheilmittel und es sollte in jedem Fall geprüft werden, ob und mit welchen Kosten (zusätzlicher Overhead, Personalressourcen) sie verbunden sind.
Business Cases für den Einsatz von NC/LC-Tools ergeben sich vor allem dann, wenn die folgenden Faktoren zutreffen:
- Es gibt eine klare Bedarfslage mit eindeutigen Anforderungen.
- Das NC/LC-Werkzeug wird diesen Anforderungen nachweislich gerecht und schafft einen eindeutigen Mehrwert.
- Das geplante Projekt befindet sich am Sweetspot zwischen den technischen Möglichkeiten und Limitierungen.
- Kosteneffizienz und Pioniergeist sind für den Projekterfolg wichtiger als technische Raffinesse und Code-Qualität (“Done is better than perfect”).
Bei TEAM23 verfolgen wir die Entwicklung der NC/LC-Plattformen sehr aufmerksam. Wir gehen davon aus, dass sich im Zusammenspiel mit der Entwicklung im Bereich der Künstlichen Intelligenz schon sehr bald ganz neue Spielräume öffnen.
No-Code/Low-Code nutzen mit dem Online-Service “Zapier”
Da sich der Markt für verfügbare Tools im Bereich NC/LC sehr schnell weiterentwickelt und mittlerweile für fast jeden Bedarf eine geeignete Lösung bietet, ist es schwierig, ein einzelnes Tool zu empfehlen. Es existieren allerdings Online-Services, deren Geschäftsmodell darin besteht, die Vielzahl möglicher NC/LC-Werkzeuge in einer individuellen Toolchain miteinander zu kombinieren. Ein solcher Dienst ist Zapier.
Zapier ist eine NC/LC-Plattform zur Automatisierung von Prozessen
Zapier erlaubt es, verschiedene NC/LC-Services (Kalender, Datenbankzugriffe, Mailversand, Bezahlverfahren, CMS usw.) zu verbinden, um automatisierte Workflows zu erstellen – sogenannte “Zaps”. Durch die Kombination und Integration einzelner Tools lassen sich auch komplexe Prozesse und Abläufe automatisieren, für die vormals einzelne, in der Entwicklung und Wartung weitaus aufwändigere – und damit teurere – Lösungen erforderlich waren.
Durch Prozessdigitalisierung den Unternehmenserfolg nachhaltig sichern – Fazit
Die erfolgreiche Digitalisierung von Prozessen, Arbeits- und Betriebsabläufen ist eine herausfordernde Aufgabe. Um sie zu lösen, müssen passende Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches Komplexitätsmanagement geschaffen werden. Komplexitätsmanagement im Kontext der Prozessdigitalisierung erfordert einen umfassenden Ansatz, der sich nicht allein auf Kennziffern, Zielvorgaben und die Entscheidung für bestimmte Technologien reduzieren lässt.
Eine erfolgreiche Implementierung digitaler Prozesse setzt voraus, dass alle den Prozess bestimmenden Teilbereiche mit einbezogen und miteinander in Beziehung gesetzt werden. Ein Vorgehen nach „Schema F“ bringt mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht den gewünschten Nutzen. Stattdessen braucht es ein tiefes Verständnis für die vorhandenen Prozesse sowie systematische und datenbasierte Erfolgskontrolle, Offenheit für eine agile Herangehensweise und die Bereitschaft zur systematischen Einbeziehung und Förderung aller Beteiligten. Geeignete Methoden und Ansätze erleichtern dabei den Einstieg.
Am Ende ist klar: Wer das Ziel der Prozessdigitalisierung erreichen und davon profitieren will, muss die am Prozess beteiligten Teams und Stakeholder mitnehmen. Denn die komplexen Herausforderungen, die unterwegs entstehen, lassen sich nur kooperativ bewältigen.
Wir hoffen, dass wir Ihnen eine Auswahl von Strategien und Werkzeugen vorstellen konnten, die Ihnen den nächsten Schritt in die digitale Zukunft Ihres Unternehmens ein wenig erleichtern. Falls Sie darüber hinaus individuelle Unterstützung benötigen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.
Über TEAM23
TEAM23 ist eine der führenden Digitalagenturen für anspruchsvolle Digitalprojekte in Deutschland. Seit über 20 Jahren begleiten wir progressive Branchenexperten bei ihrer digitalen Transformation und unterstützen sie mit durchdachten UX-Strategien, wegweisenden Softwareentwicklungen, einzigartigen Webprojekten, mobilen Apps und komplexen E-Commerce-Lösungen. Mehr als 80 Spezialist*innen begleiten heute bei TEAM23 die innovativen Expeditionen, auf die wir uns zusammen mit unseren Partner*innen wagen.
TEAM23 steht für geballte Expertise und höchste Qualität. Deshalb verbinden wir in jedem Projekt gezielt ganzheitliche UX-Strategien, einzigartige Designs und erstklassige, technologische Qualität – für durchdachte Lösungen, die unseren Geschäftspartner:innen nachhaltig zu Erfolg und Resilienz in einer immer digitaleren Welt verhelfen. Unser Anspruch: Wir wollen Vorreiter in der Realisierung komplexer Digitalprojekte sein. Nicht umsonst schreiben wir uns auf die Fahne: „Wir gestalten digitale Zukunft”.
Unsere Open-Source-Mentalität leben unsere internen Spezialist*innen bei jährlich über 50 internen wie externen Events, Fach- und Lehrveranstaltungen, auch an Universitäten und Hochschulen, als erfahrene Speaker*innen aus. So veranstaltet TEAM23 beispielsweise die sparkscon, Deutschlands größte Digital Experience Conference – jetzt anmelden und am 22. Juni 2023 Digitalisierung live erleben, mit über 40 hochkarätigen Speaker*innen, 5 Stages und vielen intensiven Masterclasses!
we design. we develop. we innovate.
