Ein Beitrag zur Blogparade Digital Employee Experience #DigiEmX Als Unternehmen, dessen Geschäftsmodell auf dem digitalen Wandel basiert, stehen wir derzeit wie alle anderen vor der Aufgabe, unsere Arbeit zu reformieren und digitalisieren. Auch wir stellen uns die Fragen, wie wir Prozesse vereinfachen können, wieviel Automatisierung heute schon möglich ist und wie wir unsere Arbeit mithilfe neuer Technologien zukünftig gestalten wollen. Wir nehmen die Blogparade zum Thema Digital Employee Experience zum Anlass, den Prozess und die Initiativen bei Host Europe zu schildern, die dazu beitragen, dass Mitarbeiter positive digitale Erfahrungen machen.
Der Status quo in Deutschland: Es gibt noch viel Nachholbedarf
Gemeinsam mit YouGov haben wir in einer Umfrage unter 1.000 Büroangestellten untersucht, wie weit die Digitalisierung der Büroarbeitsplätze in Deutschland schon vorangeschritten ist. Die entstandene Digital-Working-Studie zeigt, dass es zum digitalen Büro noch ein weiter Weg ist. Viele administrative Tätigkeiten, die digital deutlich schneller zu bewältigen sind, werden nach wie vor analog ausgeführt. Zeiterfassung, Kalenderführung, Protokolle und Schriftverkehr werden zu großen Teilen digital erledigt. Meetings und Teambesprechungen gehören neben Unterschriften zu den nachvollziehbar am wenigsten digitalisierten Prozessen. Doch selbst die Dokumentenablage und Terminabstimmung erfolgt nur beim geringeren Teil der Büroangestellten rein digital. Dabei könnte die Digitalisierung gerade dieser Prozesse dazu beitragen, Routinetätigkeiten zu beschleunigen. Cloud-Dienste wie Office 365 vereinfachen und automatisieren Dokumentenmanagement, Kalendersynchronisation und E-Mail-Bearbeitung.
Dass bisher so wenig Prozesse vollständig digitalisiert sind, hat seine Ursache zum Teil darin, dass Unternehmen mit der technischen Ausstattung hinterherhinken. Mitarbeiter verfügen im Homeoffice teils über besseres Equipment für digitales Arbeiten als im Büro.
Um rundum digital und ortsflexibel zu arbeiten, sind erst wenige Arbeitsplätze ausgestattet. Eine wichtige Rolle spielt aber auch die Einstellung der Mitarbeiter: Etwa die Hälfte der Angestellten möchte manche Aufgaben schlicht nicht digital erledigen. Ausstattung und Motivation bzw. Befähigung sind wesentliche Stellschrauben für die Professionalisierung von digitalem Arbeiten.
Status quo bei Host Europe: Zusammenspiel der Teams optimieren
Bei Host Europe beschäftigen wir uns aktuell intensiv damit, welche digitalen Tools wir zur Verbesserung unserer Arbeit nutzen wollen. In den letzten Jahren ist eine hybride Tool-Landschaft gewachsen, hauptsächlich entstanden aus unterschiedlichen Präferenzen in den Teams. Bei der Digitalisierung von Prozessen haben wir mittlerweile große Fortschritte gemacht. Priorität hat nun, dass wir eine Durchgängigkeit der Tool- und Dokumentenlandschaft sicherstellen. Um zu vermeiden, dass sich in unseren Teams Insellösungen für Aufgaben- und Projektmanagement bilden, haben wir beispielsweise JIRA von Atlassian eingeführt. Damit verfügen Mitarbeiter über eine zentrale Anlaufstelle, um aktuelle Arbeitsstände und Verantwortlichkeiten abzurufen. Für interne Kommunikation und Wissensmanagement nutzen wir außerdem die Wiki-Software Confluence. In diesem Hub sind alle internen Prozesse abgebildet. Somit verwenden unsere Teams weniger Zeit für unnötige Recherche, da sie alles an einem Ort finden. Vorteilhaft ist außerdem, dass neue Teammitglieder viel schneller Zugang zu Wissen und Projekten bekommen.
Durchgängigkeit der Tools zu schaffen, ist für uns eine wichtige Aufgabe, eine andere ist es, unsere Arbeit so zu gestalten, dass alle Mitarbeiter gerne mit den Werkzeugen arbeiten und die Fortschritte als Arbeitserleichterung empfinden.
Digital Convenience als Kernaufgabe
Ich bin der Auffassung, Geschäftsführung und IT müssen sich künftig in der Verantwortung sehen, etwas zu schaffen, dass ich „Digital Convenience“ nenne. Grundlage ist eine klar definierte Digitalisierungsstrategie, die den Aspekt berücksichtigt, dass Mitarbeiter gerne digital arbeiten. Um die Akzeptanz zu erhöhen, entstehen Digitalisierungsprozesse bestenfalls kollaborativ unter Einbeziehung der Mitarbeiter, die sich mit Begeisterung auf neue Anwendungen stürzen und ein gutes Gespür für deren Vor- und Nachteile haben. Die Rolle der IT betrachte ich weiter gefasst: Sie ist nicht nur für den reibungslosen Betrieb und die Sicherheit der Systeme verantwortlich, sondern stärker auch für deren Akzeptanz und ihren Beitrag zum erfolgreichen Arbeiten aller Mitarbeiter. Ziel ist letztlich ein reibungsloses digitales Zusammenspiel sämtlicher Teams und Mitarbeiter. Digital Convenience ist für mich ein elementarer Baustein auf dem Weg zu einem rundum digitalen Arbeiten.
Die Zukunft der Arbeit: Ein Thema mit hoher Brisanz
Dass die Zukunft der Arbeit für Unternehmen und Mitarbeiter aktuell eine so große Relevanz hat, zeigt sich auch in der gesellschaftlichen Debatte. Viel wird über die Ersetzbarkeit menschlicher Arbeitskraft durch Künstliche Intelligenz, oder optimistisch betrachtet: das Zusammenspiel zwischen beiden, gesprochen. Die ARD widmet der Frage, wie wir künftig arbeiten, eine eigene Themenwoche. Mit dem ARD Job-Futuromat kann sich jeder einen Überblick verschaffen, wie sehr der eigene Beruf in naher Zukunft von Künstlicher Intelligenz unterstützt werden kann. Auch wir möchten an der Debatte teilnehmen, denn letztlich liegt es in unserer Hand, Arbeit nach unseren Vorstellungen zu gestalten. Einen ersten Beitrag möchten wir zum Auftakt mit der „Digital-Working-Studie“ leisten, die wir in einem Report ausführlich darstellen. Ergänzend haben wir Experten aus ganz unterschiedlichen Fachrichtungen eingeladen, ihre Visionen mit uns zu teilen. Neue Ideen können nur im Austausch entstehen.
Den Report finden Sie zum Download auf der Seite www.digitalesarbeiten.de.
Sie sind herzlich eingeladen, Ihre Meinung mit uns zu teilen. Was ist Ihre Vision?
Dieser Beitrag erscheint im Rahmen der Blogparade #DigiEmX: Digitalisierung ohne Ende – aber wo bleiben die Mitarbeiter?
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- Digitales Arbeiten: Wie schaffen wir Digitalisierung, die Mitarbeiter lieben - 28. Oktober 2016
