In der Buchhaltung vieler Unternehmen sieht es derzeit so aus: Teils landen Rechnungen als PDF im E-Mail-Postfach, teils kommen immer noch Papierrechnungen per Post. Alle müssen geprüft und archiviert, Letztere unter Umständen zusätzlich digitalisiert werden. Diese alltäglichen Szenarien sollen sich ab 2025 grundlegend ändern. Denn dann tritt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in Kraft. Was bedeutet das konkret für Ihren Unternehmensalltag? Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick in die nahe Zukunft werfen.

Der Weg zur E-Rechnung: ein Zeitplan für Ihr Unternehmen

Die Einführung der E-Rechnungs-Pflicht erfolgt schrittweise, um Unternehmen Zeit für die Umstellung zu geben. Ab dem 1. Januar 2025 müssen zunächst alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Idealerweise sieht der Rechnungseingang dann so aus: Statt Papierbergen und überfüllten E-Mail-Postfächern empfängt Ihr System automatisch strukturierte Datensätze, die direkt in Ihre Buchhaltungssoftware einfließen.

Die aktive Pflicht zum Versenden elektronischer Rechnungen folgt in zwei weiteren Stufen:

  1. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtend E-Rechnungen ausstellen.
  2. Ab 1. Januar 2028 gilt diese Pflicht ausnahmslos für alle Unternehmen im B2B-Bereich.

In der Übergangszeit bis Ende 2026 dürfen Sie noch Papierrechnungen ausstellen und wie bisher auch unstrukturierte digitale Rechnungen (wie Textdokumente oder einfache PDFs), wenn Ihr Geschäftspartner zustimmt . Nutzen Sie diese Phase, um Ihre Prozesse schrittweise umzustellen und Erfahrungen zu sammeln.

Was bedeutet „E-Rechnung“ genau?

Man könnte denken: „Wir verschicken doch schon lange Rechnungen als PDF per E-Mail. Das ist doch elektronisch.“ Doch das reicht künftig nicht mehr aus. Eine E-Rechnung im Sinne der neuen Regelung ist mehr als ein digitales Abbild einer Papierrechnung.

Eine echte E-Rechnung beinhaltet einen strukturierten Datensatz, der alle relevanten Informationen in einem standardisierten Format enthält. Stellen Sie sich das wie eine Art digitales Formular vor, bei dem jede Information ihren festen Platz hat. Dies ermöglicht eine vollautomatische Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe.

In Deutschland haben sich zwei Hauptformate etabliert:

  1. XRechnung: ein XML-basierter Standard, der vor allem im öffentlichen Sektor verwendet wird (schon seit 2020 Pflicht für Rechnungen ab 1.000 Euro an Bundesbehörden).
  2. ZUGFeRD: ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch eine Ansicht für Menschen enthält – kombiniert in einer PDF-Datei. Es wurde für die Wirtschaft entwickelt, kann aber mit dem Referenzprofil „XRechnung“ auch die Anforderungen von Behörden erfüllen.

Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind damit grundsätzlich auch für den internationalen Geschäftsverkehr geeignet (ZUGFeRD ab Version 2). Für Frankreich gilt das mit ZUGFeRD/Factur-X schon heute; ab 2028 müssen in allen EU-Ländern Rechnungen gemäß EN 16931 gestellt werden.

Für die Übermittlung der E-Rechnungen stehen Unternehmen verschiedene Wege zur Verfügung. Während der verbreitete E-Mail-Versand immer noch möglich ist, setzen schon jetzt immer mehr Unternehmen auf direkte Systemanbindungen oder auf Peppol. Besonders das von der EU initiierte Peppol-Netzwerk (Pan-European Public Procurement OnLine) gewinnt als Übertragungsstandard an Bedeutung: Es ermöglicht einen sicheren, standardisierten Dokumentenaustausch über zertifizierte Zugangspunkte – den Peppol Access Points. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD können von registrierten Nutzern über Peppol versendet und empfangen werden.

Große Auswahl an günstigen Domain-Endungen – schon ab 0,08 € /Monat
Jetzt Domain-Check starten

Der Alltag mit elektronischen Rechnungen

Nach der vollständigen Umstellung auf E-Rechnungen wird sich der Arbeitsalltag in vielen Buchhaltungsabteilungen grundlegend verändern. Die automatisierte Verarbeitung elektronischer Rechnungen ermöglicht einen deutlich effizienteren Workflow: Eingehende Rechnungen werden systemseitig auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft. Das System gleicht automatisch ab, ob die Beträge mit den hinterlegten Bestellungen übereinstimmen und ob alle Pflichtangaben vorhanden sind.

Bei regelkonformen Rechnungen erstellt das System eigenständig Buchungsvorschläge und leitet diese in den Freigabeprozess weiter. Nur bei Abweichungen oder Unstimmigkeiten ist ein manueller Eingriff erforderlich. Die Kommunikation mit Lieferanten bei Rückfragen erfolgt direkt aus dem System heraus, wobei alle Schritte automatisch dokumentiert werden.

Auch der ausgehende Rechnungsversand wird deutlich vereinfacht: Das System generiert standardkonforme E-Rechnungen automatisch aus den vorhandenen Auftragsdaten. Dabei erfolgt eine automatische Validierung aller erforderlichen Angaben. Die Übermittlung an den Empfänger geschieht digital und ohne Medienbrüche über sichere Übertragungswege.

Die Zeitersparnis durch diese automatisierten Prozesse ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren, etwa die Analyse von Kennzahlen oder die Optimierung von Geschäftsprozessen. Gleichzeitig sorgt die durchgängige Digitalisierung für eine höhere Transparenz und bessere Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Bei der Umstellung auf E-Rechnungen gibt es einige wichtige Ausnahmen, die Sie kennen sollten. Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UstG sind von der aktiven Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen befreit. Sie müssen jedoch trotzdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Anforderungen. Hier reicht weiterhin eine Papier- oder eine einfache PDF-Rechnung.

Auch für viele steuerfreie Umsätze (nach § 4  Nummer 8 bis 29 UStG) gelten Sonderregelungen: Hier ist die E-Rechnung nicht verpflichtend, wird aber empfohlen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) fallen ebenfalls nicht unter die E-Rechnungspflicht. Gleiches gilt für bestimmte Branchen mit Sonderregelungen wie etwa das Taxi- und Personenbeförderungsgewerbe oder für Fahrausweise im öffentlichen Nahverkehr. Wichtig zu wissen: Diese Ausnahmen befreien nicht von der grundsätzlichen Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können – sie betreffen lediglich das aktive Ausstellen von Rechnungen.

Herausforderungen und Lösungen

Um ab 2025 gesetzeskonform zu agieren, genügt eigentlich ein E-Mail-Konto, um elektronische Rechnungen zu empfangen. Aber früher oder später muss jedes Unternehmen in der Lage sein, reine XML-Rechnungen zu verarbeiten und zu versenden – und nur dann profitieren Sie auch von den genannten Vorteilen.

Der Weg zur vollständigen E-Rechnungsstellung ist aber nicht ohne Herausforderungen. Hier einige typische Probleme und wie Sie sie angehen können:

  1. Altdaten und Archivierung: Ihre bestehenden Papierrechnungen müssen weiterhin gesetzeskonform aufbewahrt werden. Erwägen Sie eine Digitalisierung Ihres Archivs, um alle Dokumente zentral verwalten zu können.
  2. Schulung der Mitarbeiter: Neue Prozesse erfordern neue Fähigkeiten. Planen Sie frühzeitig Schulungen ein und ernennen Sie „E-Rechnungs-Pioniere“ in jeder Abteilung, die als Ansprechpartner dienen.
  3. Systemkompatibilität: Nicht alle Ihre Geschäftspartner werden gleichzeitig umstellen. Ihr System muss in der Lage sein, sowohl alte als auch neue Formate zu verarbeiten. Sprechen Sie mit Ihrem Softwareanbieter über flexible Lösungen.
  4. Datensicherheit: E-Rechnungen enthalten sensible Geschäftsdaten. Investieren Sie in robuste Sicherheitsmaßnahmen und schulen Sie Ihre Mitarbeiter in Datenschutzpraktiken.

Die wirtschaftliche Dimension

Die Umstellung auf E-Rechnungen mag zunächst wie eine Belastung erscheinen, bietet aber erhebliche wirtschaftliche Vorteile. Schätzungen zufolge können pro Eingangsrechnung durchschnittlich 11,90 Euro an Prozesskosten eingespart werden. Beim Versenden sind es 7,10 Euro. Ein Beispiel: Bei einem mittelständischen Unternehmen, das monatlich 500 Rechnungen – zu gleichen Teilen Ein- und Ausgangsrechnungen – verarbeitet, summiert sich das auf eine jährliche Ersparnis von 57.000 Euro.

Neben den direkten Kosteneinsparungen profitieren Sie von:

  • schnelleren Zahlungsprozessen und verbessertem Cashflow
  • reduziertem Fehlerrisiko und weniger Rückfragen
  • verbesserter Datenqualität für Controlling und Planung
  • umweltfreundlicheren Prozessen

Auch für die Allgemeinheit soll die Einführung der E-Rechnung einige Vorteile mit sich bringen. Darunter zum Beispiel:

  • Effektivere Bekämpfung von Steuerbetrug durch transparentere Vorgänge
  • Deutliche Umweltentlastung durch Papiereinsparung
  • Modernisierung des Wirtschaftsstandorts Deutschland
  • Vereinfachte Finanzverwaltung
  • Standardisierung des europäischen Geschäftsverkehrs

Praktische Schritte zur Umsetzung

  1. Bestandsaufnahme: Analysieren Sie Ihre aktuellen Rechnungsprozesse. Wie viele Rechnungen verarbeiten Sie monatlich? Welche Systeme nutzen Sie bereits?
  2. Entscheidung für Standards und Übertragungswege: Legen Sie fest, welche Rechnungsformate Sie nutzen werden und wählen Sie sichere Übertragungswege: Peppol etwa eignet sich besonders für den internationalen Austausch, alternativ sind auch direkte Systemanbindungen oder spezialisierte Dienstleister möglich.
  3. Systemcheck: Prüfen Sie, ob Ihre bestehende Software E-Rechnungen unterstützt oder ob Upgrades nötig sind. Viele moderne ERP-Systeme bieten bereits integrierte Lösungen an.
  4. Pilotprojekt: Starten Sie mit einem kleinen Kreis von Geschäftspartnern. So können Sie Erfahrungen sammeln und Prozesse optimieren, bevor Sie flächendeckend umstellen.
  5. Schulungsplan: Entwickeln Sie ein Schulungskonzept für Ihre Mitarbeiter. Bedenken Sie dabei verschiedene Abteilungen – von der Buchhaltung bis zum Vertrieb.
  6. Kommunikation: Informieren Sie Ihre Geschäftspartner frühzeitig über die Umstellung. Bieten Sie Unterstützung an und klären Sie, welche Formate unterstützt werden.

Fazit: Die E-Rechnung ist Pflicht – die Zeit zum Handeln ist jetzt

Die Umstellung auf E-Rechnungen mag zunächst wie eine weitere bürokratische Hürde erscheinen. In der Praxis bietet sie jedoch die Chance, Ihre Prozesse grundlegend zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Je früher Sie mit der Planung beginnen, desto mehr Zeit haben Sie, die Umstellung in Ihrem eigenen Tempo zu gestalten.

Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um Ihre Systeme und Prozesse anzupassen. Die Investition in moderne E-Rechnungslösungen wird sich durch schnellere Prozesse, weniger Fehler und zufriedenere Mitarbeiter auszahlen.

Denken Sie daran: Auch für den Fall, dass Sie jetzt noch nicht unter die Pflicht fallen – die digitale Transformation des Rechnungswesens wird kommen. Unternehmen, die jetzt proaktiv handeln, werden in Zukunft einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil haben. Denn auch Ihre Geschäftspartner wird es freuen, wenn Sie von Ihrem Unternehmen schnell und strukturiert zu verarbeitende Rechnungen erhalten.

Wichtiger rechtlicher Hinweis!

Unser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Punkte der E-Rechnungspflicht. Er ist allerdings kein Ersatz für eine Rechtsberatung. Für die korrekte Umsetzung aller Anforderungen sollten sie sich in jedem Fall von einem Anwalt oder Steuerberater beraten lassen.

Häufige Fragen zum Thema E-Rechnungspflicht

Was muss bei der Ausstellung von Rechnungen beachtet werden?

Bei der Ausstellung von Rechnungen gibt es gesetzliche Vorgaben, die du einhalten musst. Hier die wichtigsten Punkte im Überblick:

  • Rechnungsdaten: Die Rechnung muss deinen vollständigen Namen und deine Anschrift sowie die Angaben des Empfängers enthalten.
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID: Gib deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID an.
  • Rechnungsnummer: Jede Rechnung benötigt eine einmalige und fortlaufende Rechnungsnummer.
  • Leistungsbeschreibung: Beschreibe genau, welche Waren oder Dienstleistungen erbracht wurden.
  • Rechnungsdatum und Leistungsdatum: Gib das Datum der Rechnung und das Leistungsdatum an.
  • Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag: Die Rechnung sollte den Betrag ohne Steuern (Netto), den Mehrwertsteueranteil und den Gesamtbetrag enthalten.
  • Zahlungsbedingungen: Füge Hinweise zur Zahlungsfrist und den Bankdaten hinzu.

Eine fehlerhafte Rechnung kann dazu führen, dass der Vorsteuerabzug nicht anerkannt
wird, daher solltest du besonders auf Korrektheit und Vollständigkeit achten.

 Welche neuen Regelungen gelten für eine E-Rechnung?

Die Regelungen für E-Rechnungen unterliegen aktuellen Anpassungen, insbesondere im Rahmen der Digitalisierungsbestrebungen in Europa. Wichtige Punkte:

  • EU-Norm EN 16931: Seit einigen Jahren gibt es eine EU-weite Standardisierung, die für E-Rechnungen gilt.
  • Pflicht für öffentliche Aufträge: Für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen ist die E-Rechnung bereits Pflicht.
  • Inhaltliche Vorgaben: E-Rechnungen müssen strukturierte Daten enthalten und dürfen nicht nur als PDF-Datei verschickt werden.
  • Authentizität und Integrität: Die Rechnung muss elektronisch signiert oder durch ein zertifiziertes System versendet werden, um die Echtheit sicherzustellen.

Es ist wichtig, dich über nationale Anpassungen und Fristen regelmäßig zu informieren.

Welche Übergangsfristen gelten für die Einführung der E-Rechnungspflicht?

Für die Einführung der E-Rechnungspflicht gelten verschiedene Übergangsfristen, die sich je nach Branche und Land unterscheiden können. Ein Beispiel:

  • Deutschland: Ab 2025 sollen E-Rechnungen für alle B2B-Transaktionen verpflichtend werden, mit ersten Pilotphasen bereits 2024.
  • Übergangsregelungen: Für kleine Unternehmen kann es zeitliche Ausnahmen oder schrittweise Anpassungen geben.

Informiere dich daher über die Vorgaben deiner zuständigen Steuerbehörde, um frühzeitig vorbereitet zu sein.

Mit welcher Softwarelösung kann man E-Rechnungen erstellen?

Es gibt zahlreiche Softwarelösungen, die dich bei der Erstellung und dem Versand von E-Rechnungen unterstützen. Hier einige Beispiele:

  • Microsoft 365 Business Premium: Über Microsoft Word oder Excel kannst du mit Vorlagen arbeiten und Dateien über Outlook direkt versenden.
  • Buchhaltungssoftware: Anbieter wie DATEV, Lexoffice oder SevDesk bieten komplette Lösungen zur E-Rechnungserstellung.
  • ERP-Systeme: Größere Unternehmen nutzen oft ERP-Programme wie SAP oder Microsoft Dynamics, um E-Rechnungen automatisiert zu generieren.

Viele dieser Tools ermöglichen die Erstellung in den geforderten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung und stellen sicher, dass deine Rechnungen rechtskonform sind.

Wie sieht eine ordnungsgemäße E-Rechnung aus?

Eine ordnungsgemäße E-Rechnung erfüllt bestimmte Anforderungen an Format und Inhalt. Sie enthält folgende Angaben:

  • Alle Pflichtangaben wie bei einer herkömmlichen Rechnung (Rechnungsnummer, Datum, Beträge, etc.).
  • Sie wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt (z. B. XML-Datei) und ist nicht nur ein PDF.
  • Zusatzinformationen für die digitale Weiterverarbeitung, wie Steuerdaten und spezifische Codes, sind enthalten.

Eine E-Rechnung wird meist als Datei über bestimmte Plattformen oder per Schnittstelle an den Empfänger gesendet.

In welchem strukturierten elektronischen Format wird eine E-Rechnung erstellt?

E-Rechnungen werden in strukturierten Formaten erstellt, um von Softwareprogrammen automatisch ausgelesen werden zu können. Die gängigsten Formate sind:

  • ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland): Ein hybrides Format, das sowohl ein maschinenlesbares XML als auch ein PDF enthält.
  • XRechnung: Ein reines XML-Format, das speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde.
  • Peppol-Format: Ein EU-weiter Standard, der auf Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen abzielt.

Die Wahl des Formats hängt davon ab, ob du eine Rechnung an öffentliche Einrichtungen oder private Unternehmen verschickst. Prüfe also, welches Format deine Kundinnen oder Partnerinnen unterstützen.

Titelmotiv: Photo by SumUp on Unsplash

Host Europe

Große Auswahl an günstigen Domain-Endungen – schon ab 0,08 € /Monat
Jetzt Domain-Check starten