Insbesondere im Zuge von Collaboration und Arbeitswelt 4.0 steigt der Bedarf an Face-to-Face-Kommunikation zwischen Mitarbeitern oder Projektteilnehmern, die teilweise über die ganze Welt verstreut sind. Videokonferenzen sind dabei die beste Möglichkeit, da sie, im Gegensatz zu reinen Telefonkonferenzen, realen Treffen am nächsten kommen. Als Vorteil werden meist die Kosteneinsparungen genannt. Dabei tragen Videokonferenzen auch deutlich dazu bei, die CO2-Emissionen nachhaltig zu senken. So könnte laut Bitkom trotz Wirtschaftswachstums, das eigentlich mit mehr Emissionen einhergeht, das Emissions-Niveau von 2015 gehalten werden. Laut WWF werden jährlich 121 Millionen Tonnen CO2 eingespart, wenn jede zweite Dienstreise zugunsten einer Videokonferenz entfallen würde. Ungefähr dieselbe Menge verursachen sämtliche PKW in Deutschland in einem Jahr.

So ist es bei großen Unternehmen längst selbstverständlich, dass Telefonkonferenzen in vielen Fällen Reisen per Bahn oder Flugzeug ersetzen. Ein Gewinn auf ganzer Linie: Zeit und Kosten werden gespart, Mitarbeiter entlastet und die Umwelt geschont.

Spannende Nutzungsszenarien für Videokonferenzen

Sehr interessant in diesem Zusammenhang sind neben dem Reiseersatz auch komplett neue branchenspezifische Nutzungsszenarien für Videokonferenzen. Etwa, indem sie bei Operationen dazu beitragen, Leben zu retten oder im Universitätsumfeld die Bildung verbessern. So unterrichten zum Beispiel die Dozenten der Manhattan School of Music, die auf der ganzen Welt verteilt sind, insbesondere, weil es sich um Künstler mit umfangreichen Reiseplänen handelt, ihre Schüler per Videokonferenz. Wiederum spielen Videokonferenzen für die NATO eine entscheidende Rolle bei der Abwehr von Cyberattacken feindlicher Agenten. Der Nordatlantikbund ist damit in der Lage, schnell zwischen den Partnern Informationen über potenzielle Bedrohungen auszutauschen. Oder – ein weiteres Beispiel: eine Sprachtherapeutin, die auf eine lebensbedrohliche Schluckstörung spezialisiert ist, diagnostiziert ihre Patienten weltweit per Videokonferenz.

Skype for Business HD-Videokonferenz in Office 365

Keine Frage: Laut Analysten werden Videokonferenzen in den nächsten Jahren sogar zum neuen Standard für Unternehmenskommunikation und Teamarbeit. In international tätigen Unternehmen wächst der Bedarf an Video Conferencing in höchster Qualität. Gerade letzteres eröffnet immer mehr Geschäftsanwendungen und wird auch bei der weiteren Verbreitung der Technologie relevant sein.

Eine sehr umfassende Videokonferenz-Lösung in HD-Qualität, die optimal in Office 365 eingebettet ist, ist Skype for Business. Anwender können mit Skype for Business effizient miteinander kommunizieren und Teamarbeitsfunktionen nutzen. Die Möglichkeiten gehen damit weit über einfaches Instant Messaging hinaus. Skype for Business optimiert die Kommunikation sowohl intern als auch mit externen Geschäftspartnern. Man kann seinen Desktop oder seine Programme mit anderen Personen teilen und zusammen live bearbeiten. Selbst Meetings mit bis zu 250 Personen stellen kein Problem dar. Außerdem ist es ideal für das Aufzeichnen von Webcasts, da bereits eine Aufnahmefunktion integriert ist.

Skype for Business – die ersten Schritte

Zuerst einmal brauchen Sie natürlich den Skype for Business-Client. Dieser ist Teil der Microsoft Office Familie und bereits im Office 365 Business Premium Paket enthalten.

Was Sie noch brauchen:

  • Eine gute Internetverbindung, da es sonst bei der Übertragung zu Aussetzern kommen kann.
  • Ein Headset, um über Skype telefonieren zu können.
  • Eine Webcam für die Videofunktion.

Nachdem Sie den Skype-Client auf Ihrem PC installiert haben, loggen Sie sich mit Ihren Office 365-Daten ein. Über das Suchfenster können Sie nun Ihre Arbeitskollegen oder Kunden suchen und sie zu Besprechungen einladen.

Praktisch: Externe Teilnehmer, zum Beispiel Kunden oder Dienstleister, können per E-Mail eingeladen werden, auch wenn diese kein Skype for Business nutzen. In der Mail befindet sich ein Link, der zum Webclient von Skype for Business führt. Ein Plug-in wird heruntergeladen und Externe können bequem aus ihrem Browser heraus teilnehmen.

Wie Sie die Qualität Ihrer HD-Telefonkonferenz steigern

Sie wünschen sich für Ihre Videokonferenz eine hohe Qualität in High-Definition, also gestochen scharfe, klare und lebendige Videoqualität? Mit ein paar Tricks kommen Sie der HD-Auflösung von 1080 Pixeln sehr nah:

Nutzen Sie eine HD-Webcam

Eigentlich logisch: Die in Ihrem Laptop oder Desktop integrierte Kamera kann Ihnen nicht HD-Qualität liefern, wenn sie keine HD-Webcam ist. Wo keine Qualität drin ist, kann auch keine Qualität rauskommen. Sie benötigen eine spezielle HD-Webcam, die die Ansprüche an spezielle Spezifikationen für HD-Videos erfüllt.

Sie brauchen genügend Bandbreite

Sie brauchen für HD-Videokonferenzen eine gute Internetverbindung. Ihre Verbindung muss schnell genug sein, um die sperrigen qualitativ hochwertigen Video-Frames zu transportieren. Für gestochen scharfe Bilder werden 1,5 Mbps empfohlen, obwohl auch 1 Mbps schon ausreichend sein kann. Wenn Sie eine Videokonferenz mit mehr als einem Teilnehmer gleichzeitig haben, müssen Sie diesen Wert damit multiplizieren. Beachten Sie auch, welche Bandbreiten Sie parallel für weitere Aktivitäten nutzen. Vermeiden Sie zum Beispiel das gleichzeitige Herunterladen von Dateien oder Streamen.

Führen Sie ein Upgrade auf die neueste Skype-Version durch

Skype hat seine High-Definition-Technologie im Laufe der Zeit immer weiter verfeinert. Die neueste Version eignet sich für HD-Video am besten. Also, einmal bitte aktualisieren! Natürlich muss auch Ihr Konferenz-Partner die neueste Version nutzen.

Achten Sie auf das Umgebungslicht

Es mag für Laien seltsam klingen, aber das Licht spielt eine herausragende Rolle für die Bildqualität. Möglicherweise haben Sie eine gute Hardware und Verbindung, aber eine zu dunkle Umgebung. Sie müssen sozusagen mit Licht überschüttet werden. Je heller die Umgebung, desto klarer Ihr Video. Gleiches gilt für Ihren Video-Partner.

Auch Ihre Gesprächspartner müssen HD-ready sein

Alle Tipps nützen nichts, wenn Ihr Video-Partner mit schlechterem Equipment ausgestattet ist. Beide Seiten sollten HD-bereit sein. Das heißt, beide brauchen eine gute HD-Kamera, ausreichende Bandbreite, die neueste Version von Skype und jeder muss gut ausgeleuchtet sein. Testen Sie dies im Vorfeld: Wählen Sie den Kontakt, dann klicken Sie im Header auf die Schaltfläche „Einstellungen überprüfen“. Eine visuelle Netzwerkanzeige wird Ihnen zeigen, ob Ihre Bandbreite gut genug ist.

Skype for Business ist auch Bestandteil der Office 365-Produkte von Host Europe. Erfahren Sie mehr! Zur Übersicht von Office 365.

Quellen:

Jana Behr
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