Fast alle Unternehmen kennen mittlerweile die Vorteile des mobilen Arbeitens: Mitarbeiter sind zufriedener, man punktet bei Bewerbern mit Flexibilität und Familienfreundlichkeit, es müssen nicht mehr große und teure Büroflächen vorgehalten werden, und die Mitarbeiter verbringen ihre Zeit mit produktiver Arbeit statt im Stau. 

Doch das alles funktioniert nur, wenn das Unternehmen eine solide und kraftvolle Online-Infrastruktur zur Zusammenarbeit vorhält. Letzten Endes läuft das meist auf die Entscheidung zwischen Google Workspace (früher: Google G Suite) und Microsoft 365 (früher: Office 365) hinaus. Bevor Sie sich vorschnell für einen Workspace oder Microsoft-365-Account anmelden, haben wir hier die wichtigsten Fakten als Entscheidungsgrundlage zusammengestellt. 

Google Workspace und Microsoft 365: für kleine und große Unternehmen 

Die Kernfunktionen von Google Workspace, ehemals G Suite, und Microsoft 365 sind sehr ähnlich.  

Eine umfangreiche Office-Suite:  

Workspace bietet mit Docs,  Sheets und Slides Programme zur Bearbeitung von Texten, Tabellen, Präsentationen und andere Dokumentenarten. Microsoft Office setzt hier allerdings seit Jahrzehnten den Branchenstandard, auch was Kollaboration innerhalb der Dokumente angeht (Änderungsnachverfolgung, Kommentare, Versionierung etc.). 

Hier merkt man im direkten Vergleich schnell, dass die Text- und Tabellenverarbeitungen in Workspace (Google Docs, Google Sheets) dem etablierten Microsoft Office nur nachgebaut wurden: Beide sind in Microsoft 365 einfach leistungsfähiger, kommen besser mit umfangreichen Datensätzen klar und bieten spezialisierte Funktionen, die Workspace nicht kennt. 

Integriertes Filehosting:  

Workspace enthält Google Drive, Microsoft Office 365 ist mit Microsoft OneDrive verzahnt. 

Videokonferenzen: 

Google Workspace enthält hier Googles Eigenentwicklung Google Meet (zu Zeiten der G Suite: Google Hangouts Meet). Microsoft dagegen hat vor zehn Jahren Skype gekauft und besitzt damit die App, die im Bereich Videokonferenzen Standards gesetzt hat. Für Privatanwender enthält Microsoft 365 weiterhin Skype, während Unternehmen die neue Kollaborationsanwendung Teams mit umfangreicheren Funktionen bietet. 

Chat und Teilen von Beiträgen:  

Hier stiftet Workspace von Google Verwirrung mit seinen fast gleichartigen Diensten Currents (exklusiv in Google Workspace) bzw. Google Chat (auch für Privatnutzer). Branchenkenner vermuten, dass Google Currents wie sein Vorgänger Google+ bald eingestellt wird. Microsoft bietet hier neben Teams auch den Dienst Yammer, ein „soziales Netzwerk für Unternehmen“. 

Mobile Apps:  

Hier hatte Google die Nase vorn: Die in Google Workspace enthaltenen Apps sind alle immer schon als mobile Apps mitgedacht worden. Microsoft zog mit seiner mobilen App für Microsoft Office 365 später nach. Diese integriert Word, Excel und Powerpoint und erhält gute Bewertungen im App-Store. Microsoft Skype (for Business) und Teams sind als eigenständige Apps verfügbar. 

Preisstruktur:  

Sowohl Google Workspace als auch Microsoft Office 365 haben Preismodelle mit verschiedenen Leveln, die jeweils mehr Funktionalität bieten. Upgrades sind unkompliziert möglich. Die Preise pro Monat und User von Microsoft Office 365 liegen aktuell etwas über denen von Google Workspace. 

Google Workspace: innovativ, aber schnelllebig 

Im Bereich der Cloud-Software ist Google vielleicht das innovativste Unternehmen der Welt. Das hat allerdings für Nutzer von Workspace auch einen entscheidenden Nachteil.  

In der Vergangenheit hat Google immer wieder Dienste, die sich für das Unternehmen als nicht interessant erwiesen haben, mit geringer Vorlaufzeit eingestellt oder deren Verfügbarkeit wesentlich verändert. Beispiele sind das soziale Netzwerk Google+ (einige Funktionen wurden in Google Currents für Workspace übernommen), Google Buzz, Google Wave, Google Reader und andere. Nutzer von Google Workspace müssen daher damit rechnen, dass dies auch in Zukunft passiert. Die langfristige Verfügbarkeit von Werkzeugen innerhalb von Google Workspace hängt von Googles Willkür ab. 

Zudem sorgt Google immer wieder für Verwirrung mit dem Umbenennen von Funktionen: Google Currents, aktuell eine Kommunikationslösung innerhalb von Workspace, war schon einmal der Name für einen Newsreader von Google, der von 2011 bis 2013 bestand. Das alte und neue Currents haben nichts miteinander zu tun. Google Hangouts wurde kürzlich in Google Meet und Google Chat getrennt und umbenannt. Auch die Umbenennung von Google G Suite in Google Workspace im Jahr 2020 hatte für den Nutzer keinen Mehrwert. 

Microsoft Office 365: berechenbar, zuverlässig, Branchenstandard 

Wer sich dagegen für Microsoft Office 365 anmeldet, kommt zwar vielleicht nicht immer als Erster in den Genuss des neuesten technologischen Fortschritts, schläft aber nachts ruhiger und ist tagsüber produktiver. 

Der Status von Microsoft Office 365 als Branchenstandard ist mittlerweile so selbstverständlich, dass selbst geringe Zugewinne von anderen Anbietern Nachrichtenwert haben: So war es der Frankfurter Allgemeinen Zeitung kürzlich eine Schlagzeile wert, dass Microsoft Office in Deutschland „nur noch“ einen Marktanteil von 85% hat (Workspace und andere Google-Dienste: 9%). 

Open-Source-Alternativen zu Microsoft Office 365 und Workspace

Einige Datenschützer werden weder mit Microsoft Office 365 noch mit Google Workspace so recht glücklich. Beide beruhen auf unternehmenseigenem Code, so dass sich mögliche Sicherheitslücken von außen nicht feststellen lassen. Außerdem werden beide Lösungen in den USA gehostet. 

Je nach Größe des Unternehmens und Anwendungszweck können aber auch Open-Source-Alternativen zu Microsoft Office 365 und Google Workspace in Frage kommen. Die klassische Open-Source-Alternative zu Microsoft Office sind die miteinander verwandten Suiten LibreOffice und OpenOffice. Von beiden gab es auch schon Online-Versionen, die jedoch niemals die Reife von Microsoft Office 365 erreichten und aktuell nicht weiter gepflegt werden. Für die Offline-Nutzung stellen beide aber eine kostenfreie Alternative für Einzelpersonen und sehr kleine Teams dar. 

Online verfügbare Open-Source-Alternativen zu Microsoft Office 365 und Workspace decken jeweils nicht die ganze Funktionsbreite ab. Hier muss man sich entscheiden, wo der Fokus liegen soll. Mit NextCloud kann eine Alternative zu OneDrive und Google Drive kostenfrei genutzt werden, die allerdings vom Unternehmen selbst gehostet werden muss. NextCloud bietet mit Collabora Online eine Office-Lösung auf der Basis von LibreOffice und ermöglicht zudem mit ONLYOFFICE die Echtzeitbearbeitung von Dokumenten (mit Microsoft-Kompatibilität). Auch Etherpad bietet eine leichtgewichtige Umgebung zur Echtzeit-Kollaboration an Dokumenten. BigBlueButton ist eine Open-Source-Videokonferenz-Lösung als Alternative zu Google Meet und Microsoft Skype und Teams. Wer ein geringes Budget, aber viel Zeit hat, kann sich aus solchen kostenfreien Lösungen eine individuelle Umgebung zusammenstellen.  

Wer allerdings schnell und zuverlässig produktiv werden und bleiben möchte, sollte sich heute noch bei Microsoft Office 365 anmelden. Hier geht es zu den Office-365-Produkten von Host Europe.  

Titelmotiv: Unsplash

Host Europe

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