Kurz den Kuli zücken war gestern. Wenn Sie heute wichtige Dokumente unterzeichnen möchten, müssen Sie das in der Regel digital direkt im PDF tun. Denn in der Zeit, in der Sie die Datei ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt haben, haben Sie (mindestens) diesen Beitrag fertiggelesen. Und sich einen Kaffee gemacht.

Wir wissen: Für die papierlose Kommunikation der Zukunft ist die digitale Unterschrift essenziell. Wir sparen Ihnen deshalb gleichzeitig Zeit, Geld, Nerven und Papier und zeigen Ihnen verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihr Autogramm direkt in der PDF-Datei geben können.

Digitale Unterschriften unter PDFs und anderen Datei-Formaten: Ist das rechtssicher? 

Natürlich gibt es einige einfache Optionen, Ihre Unterschrift in ein PDF-Dokument zu setzen. Digitale Signaturen sind jedoch nicht immer gleich. Wer wichtige Files wie beispielsweise den Jahresabschluss eines Unternehmens unterschreiben möchte, muss nämlich unbedingt die Rechtsgültigkeit der Unterschrift beachten.

Seit 2016 wird die von der eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) der EU geregelt. Dabei ergeben sich drei verschiedene Signaturarten. Was es mit der

  • einfachen digitalen Signatur,
  • der fortgeschrittenen digitalen Signatur und
  • der qualifizierten elektronischen Signatur

genau auf sich hat, erfahren Sie jetzt.

1. Digital unterschreiben mit der „einfachen elektronischen Signatur“ (EES)

Für die meisten PDF-Dokumente ist diese Art der Unterschrift ausreichend. Zum Glück, denn es gibt einige Möglichkeiten, auf diese Art zu unterzeichnen. Einziges Problem: Die geringe Rechtssicherheit. Die einfache elektronische Signatur kann nämlich auch leicht gefaket werden. Sie hat somit im Zweifelsfall vor Gericht nur einen geringen Beweiswert.

Trotzdem eignet sich die einfache digitale Signatur für allerlei Dokumente wie

  • der Zustimmung zu AGB,
  • Files in der unternehmensinternen Kommunikation oder
  • für formfreie Vereinbarungen. Das sind zum Beispiel Bestellungen, Anträge, Protokolle und ähnliches.

Doch eins nach dem anderen. Wir zeigen Ihnen nun Schritt für Schritt den Weg zur digitalen Unterschrift, egal ob Apple, Windows, PC oder Smartphone. Und: Alle folgenden Signaturarten haben die gleiche Gültigkeit.

PC und Laptop: Digitale Signaturen mit dem Adobe Acrobat Reader 

  1. Öffnen Sie die PDF-Datei im kostenlosen Adobe Acrobat Reader.
  2. Klicken Sie in der oberhalb des Dokuments liegenden Werkzeugleiste auf das Unterschriften-Symbol.
  3. Klicken Sie auf das “Selbst signieren” und dann auf „Unterschrift hinzufügen”.
  4. Nun haben Sie mehrere Möglichkeiten: Neben einer einfachen Schreibschrift-Unterschrift können Sie mit der Maus oder, wenn vorhanden, auf Zeichenpad oder Touchscreen direkt eine Signatur erstellen oder alternativ ein Bild hinzufügen. Für Letzteres eignet sich ein gutes Foto oder ein Scan Ihrer Unterschrift auf einem weißen Blatt Papier.
  5. Klicken Sie auf “Anwenden” und führen Sie Ihre Unterschrift mit der Maus zur gewünschten Stelle. Auch die Größe können Sie nun noch einstellen. Ihre Signatur ist nun auch für weitere PDF-Dateien gespeichert.

Speziell am Mac: Dokumente auch ohne Adobe Acrobat unterschreiben 

  1. Mac-Nutzer können Dokumente auch ohne die Adobe-Software signieren.
  2. Öffnen Sie hierzu zunächst die PDF-Datei im Programm.
  3. Klicken Sie auf den Stift links neben der Suchleiste, wodurch Ihnen die Werkzeugleiste gezeigt wird.
  4. Klicken Sie auf das Unterschriften-Symbol und auf “Unterschrift erstellen”.
  5. Auch hier gibt es zwei Möglichkeiten: Klicken Sie auf “Kamera” und halten Sie Ihre Unterschrift auf einem weißen Blatt Papier gut sichtbar in die Kamera. Hat der Mac Ihre Signatur eingescannt, können Sie diese einfügen. Alternativ bietet sich die Option “Trackpad”  Hier können Sie mit dem Finger auf dem Trackpad unterschreiben und Ihr Autogramm dann ebenfalls an die gewünschte Stelle ziehen. Auch hier wird Ihre Signatur gespeichert.

Mit dem Android-Phone: Kostenloses Helferlein für die digitale Unterschrift nötig 

  1. Laden Sie sich die kostenlose Adobe-App Fill & Sign 
  2. Öffnen Sie in der App das PDF-Dokument und tippen Sie in der Menüleiste am oberen Rand das Unterschriften-Symbol
  3. Unterschreiben Sie mit Ihrem Finger auf dem Display.

Auf iPhone, iPad & Co: Digitale Signatur ganz ohne App 

  1. Die gute Nachricht: Hier ist überhaupt keine externe App nötig.
  2. Öffnen Sie die PDF-Datei in der Dateien-App.
  3. Tippen Sie auf den Stift oben rechts, nun sehen Sie die Werkzeugleiste.
  4. Tippen Sie auf das Plus rechts unten und dann auf “Unterschrift”.
  5. Unterschreiben Sie auch hier mit dem Finger auf dem Display.

Große Auswahl an günstigen Domain-Endungen – schon ab 0,08 € /Monat
Jetzt Domain-Check starten

2. Unterschriften einfügen mit der „fortgeschrittenen“ elektronischen Signatur (FES)

Diese Variante bietet mehr Rechtssicherheit und wird vor allem für SEPA-Mandate, Vollmachten oder auch im B2B-Bereich angewendet. Voraussetzungen dafür: Die Signatur muss dem Empfänger zuzuordnen sein, ihn eindeutig identifizieren und in eigener Kontrolle erstellt worden sein. Zudem müssen nachträgliche Änderungen erkannt werden können. Sowohl Unterzeichner als auch Empfänger benötigen dafür einen Schlüssel, beispielsweise eine PIN.

Der große (und meist nicht ganz so kostengünstige) Haken: Um eine FES zu erstellen, müssen Sie auf externe Software oder Online-Tools zurückgreifen. Beispielsweise bietet Adobe mit Acrobat Sign einen eigenen Dienst, unter anderem auch für die verschlüsselte Unterzeichnung von PDF-Dokumenten, an. Ob andere Anbieter durch einen günstigeren Preis oder mehr Funktionen besser zu Ihnen passen, finden Sie am besten durch kostenlose Testphasen heraus. Ansonsten läuft das eigentliche Unterschreiben jedoch dann meist recht ähnlich wie bereits oben grundsätzlich beschrieben ab.

3. Adobe-Dokumente, Verträge & Co. unterschreiben mit der „qualifizierten“ elektronischen Signatur (QES)

Noch sicherer ist die unangefochtene Königsklasse unter den digitalen Signaturmetoden. Die QES entspricht damit in Ihrer Wertigkeit (mindestens) einer persönlichen, handschriftlichen Unterschrift. Dafür haben Sie aber auch den größten Aufwand.

Dieser Art von elektronischer Unterschrift kommt daher hauptsächlich bei wirklich wichtigen Handlungen wie der Eröffnung eines Bankkontos, der Anmeldung im Handelsregister oder auch bei befristeten Arbeitsverträgen zum Einsatz. Der Grund: Für die qualifizierte elektronische Signatur müssen Sie extra schriftlich einen Antrag für ein qualifiziertes Zertifikat bei einer Zertifizierungsbehörde stellen. Die sind in Deutschland jedoch rar, Beispiele sind die Bundesdruckerei oder die Bundesnotarkammer.

Daher gilt: Benötigen Sie die QES beruflich, dann können Sie bei diesen Behörden eine Signaturkarte mit einem einmaligen qualifizierten Zertifikat beantragen.

Übrigens: Privat geht die QES mittlerweile auch einfacher. Einen neuen Personalausweis (nPA) können Sie nämlich auch mit einem persönlichen Zertifikat ausstatten. Dafür brauchen Sie allerdings ein Kartenlesegerät und eine Software, die eine Verbindung zwischen Ihrem Zertifikat und dem zugehörigen Signaturprüfschlüssel der zuständigen Zertifizierungsbehörde herstellt. Klingt nach viel Aufwand, erspart Ihnen jedoch bei wichtigen Geschäften den Gang zu Bank, Amt und Co.

Das digitale Unterschreiben kann sich lohnen … muss es aber nicht! 

Sie kennen die Möglichkeiten, wie Sie Dokumente digital unterschreiben können, nun heißt es: Abwägen. Für die Unterzeichnung Ihres Mietvertrags müssen Sie nicht direkt eine qualifizierte Zertifizierung beantragen. Möchten Sie aber beruflich digital mit anderen Unternehmen Geschäfte machen, lohnt sich dieser Schritt durchaus. Eines sollte aber in jedem Fall deutlich geworden sein: PDF-Dokumente ausdrucken, unterschreiben und wieder einscannen ist nun wirklich nicht mehr zeitgemäß.

FAQ zum Thema: PDF-Dokumente digital unterschreiben

Welche Tools oder Software kann ich verwenden, wenn ich ein PDF digital unterschreiben möchte?

Um eine Unterschrift in ein PDF einzufügen, können Sie den Acrobat Reader von Adobe verwenden, der umfangreiche Funktionen für das Signieren von Dokumenten bietet. Für Mac-Benutzer ist Preview eine einfache Option, die das Hinzufügen von Unterschriften direkt ermöglicht. Online-Tools wie DocuSign, DropboxSign oder Smallpdf bieten ebenfalls die Möglichkeit, PDFs zu unterschreiben, oft mit zusätzlichen Funktionen für die Dokumentenverwaltung. Diese Tools sind benutzerfreundlich und unterstützen das Erstellen digitaler Unterschriften.

Wie kann ich eine digitale Unterschrift erstellen?

Um eine digitale Unterschrift zu erstellen, können Sie Ihre handschriftliche Unterschrift scannen oder fotografieren und als Bilddatei speichern. Über diverse Gratis-Tools und Webanwendungen lässt sich leicht der weiße Hintergrund entfernen und die Unterschrift ohne Hintergrund als PNG-Datei abspeichern. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn Sie die Unterschrift auf einem nicht weißen Dokument einfügen möchten.
Alternativ können Sie einen Unterschriftengenerator oder Apps wie Acrobat Reader, HelloSign oder DocuSign nutzen. Achten Sie darauf, die Unterschrift in einem gängigen Bildformat zu speichern, um sie leicht in Dokumente einfügen zu können.

Kann ich meine Unterschrift online generieren bzw. was ist ein Unterschriftengenerator?

Online-Unterschriftengeneratoren ermöglichen das Erstellen digitaler Unterschriften, indem Sie Ihre Unterschrift mit der Maus, dem Touchpad oder auf einem Touchscreen zeichnen. Diese Tools sind praktisch, um Unterschriften für digitale Dokumente zu generieren, ohne sie scannen zu müssen. Jedoch bestehen Bedenken hinsichtlich der Sicherheit und des Datenschutzes. Es ist wichtig, vertrauenswürdige Dienste zu wählen und die Datenschutzrichtlinien zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten geschützt sind und nicht missbraucht werden.

Kann ich eine digitale Unterschrift in einem Word-Dokument verwenden und wie?

Ja, es ist möglich, digitale Unterschriften in Word-Dokumenten zu verwenden. In Microsoft Word können Sie Ihre Unterschrift als Bild einfügen oder die Funktion „Signaturzeile“ nutzen, die unter dem Menüpunkt „Einfügen“ zu finden ist. Nach dem Einfügen der Signaturzeile können Sie Ihre digitale Unterschrift entweder durch Eingabe (falls Sie eine vordefinierte digitale Signatur haben) oder durch Zeichnen auf einem Touchscreen hinzufügen. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Methode zwar praktisch ist, aber möglicherweise nicht dieselbe rechtliche Anerkennung wie fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signaturen besitzt.

Wie kann ich die Authentizität einer digitalen Unterschrift überprüfen?

Die Authentizität einer digitalen Unterschrift kann durch verschiedene Methoden überprüft werden. Viele moderne PDF- und Dokumenten-Editoren zeigen automatisch an, ob eine digitale Signatur gültig und verifiziert ist. Für fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signaturen können spezielle Software oder Dienste verwendet werden, die die Signatur mit dem öffentlichen Schlüssel des Unterzeichners abgleichen. Bei Unsicherheiten sollte man sich an einen IT-Sicherheitsexperten oder an die ausstellende Behörde der digitalen Signatur wenden.

Sind digitale Unterschriften auf internationaler Ebene rechtsgültig?

Die Rechtsgültigkeit digitaler Unterschriften variiert international. Während die eIDAS-Verordnung in der EU einheitliche Standards setzt, haben andere Länder eigene Gesetze und Vorschriften. In vielen Ländern, einschließlich der USA und Kanada, werden digitale Unterschriften allgemein anerkannt – zumindest, solange sie bestimmte Kriterien erfüllen. Es ist ratsam, sich über die spezifischen Gesetze im jeweiligen Land zu informieren, insbesondere bei internationalen Handlungen, die eine Unterschrift erfordern.

Wie kann ich meine digitale Unterschrift vor Missbrauch schützen?

Um Ihre digitale Unterschrift vor Missbrauch zu schützen, sollten Sie sichere Speichermethoden verwenden und Zugriffskontrollen einrichten. Verwenden Sie starke Passwörter und halten Sie Ihre Signatursoftware auf dem neuesten Stand. Vermeiden Sie es, Ihre digitale Unterschrift auf öffentlich zugänglichen oder unsicheren Plattformen zu speichern. Bei der Verwendung qualifizierter elektronischer Signaturen sorgen spezielle Sicherheitsmechanismen wie PIN-Codes oder biometrische Daten für zusätzlichen Schutz.

Gibt es Unterschiede in der Verwendung digitaler Unterschriften in verschiedenen Branchen?

Ja, die Verwendung digitaler Unterschriften kann je nach Branche variieren. Im Gesundheitswesen beispielsweise sind aufgrund von Datenschutzbestimmungen wie HIPAA in den USA strenge Sicherheitsmaßnahmen erforderlich. In der Finanzbranche sind oft qualifizierte elektronische Signaturen erforderlich, um Compliance mit gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten. In anderen Branchen, wie dem Einzelhandel oder der Bildung, können einfachere Formen digitaler Signaturen ausreichend sein. Es ist wichtig, die branchenspezifischen Anforderungen und Best Practices zu kennen und zu befolgen.

Können digitale Unterschriften in Blockchain-Technologien integriert werden?

Ja, digitale Unterschriften können in Blockchain-Technologien integriert werden. Dies bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, da die Blockchain eine unveränderliche Aufzeichnung aller Transaktionen ermöglicht. Dadurch wird es nahezu unmöglich, signierte Dokumente zu manipulieren. Das erhöht die Transparenz und Vertrauenswürdigkeit des Signaturprozesses, besonders in Bereichen, in denen Sicherheit und Authentizität von größter Bedeutung sind. Wenn Sie sich für digitale Unterschriften unter Verwendung der Blockchain-Technologie interessieren, finden Sie beispielsweise hier weitere Informationen.

Wie kann ich eine digitale Unterschrift in einem E-Mail-Dokument verwenden?

Digitale Unterschriften können in E-Mails verwendet werden, um die Authentizität und Integrität der Nachricht zu bestätigen. Dies kann durch die Verwendung von E-Mail-Programmen erfolgen, die S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) unterstützen. Dabei wird ein digitales Zertifikat verwendet, das Ihre Identität bestätigt und sicherstellt, dass die Nachricht nicht verändert wurde. Dies ist besonders wichtig in der geschäftlichen Kommunikation, um die Vertraulichkeit und Sicherheit der Informationen zu gewährleisten.

PDF-Dokumente digital unterschreiben – Quellen:

Titelmotiv: Photo by Brooke Cagle on Unsplash

Host Europe
Letzte Artikel von Host Europe (Alle anzeigen)

Große Auswahl an günstigen Domain-Endungen – schon ab 0,08 € /Monat
Jetzt Domain-Check starten