Kurz den Kuli zücken war gestern. Wenn Sie heute wichtige Dokumente unterzeichnen möchten, müssen Sie das in der Regel digital direkt im PDF tun. Denn in der Zeit, in der Sie die Datei ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt haben, haben Sie (mindestens) diesen Beitrag fertiggelesen. Und sich einen Kaffee gemacht.

Wir wissen: Für die papierlose Kommunikation der Zukunft ist die digitale Unterschrift essenziell. Wir sparen Ihnen deshalb gleichzeitig Zeit, Geld, Nerven und Papier und zeigen Ihnen verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihr Autogramm direkt in der PDF-Datei geben können.

Digitale Unterschriften unter PDFs und anderen Datei-Formaten: Ist das rechtssicher? 

Natürlich gibt es einige einfache Optionen, Ihre Unterschrift in ein PDF-Dokument zu setzen. Digitale Signaturen sind jedoch nicht immer gleich. Wer wichtige Files wie beispielsweise den Jahresabschluss eines Unternehmens unterschreiben möchte, muss nämlich unbedingt die Rechtsgültigkeit der Unterschrift beachten.

Seit 2016 wird die von der eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) der EU geregelt. Dabei ergeben sich drei verschiedene Signaturarten. Was es mit der

  • einfachen digitalen Signatur,
  • der fortgeschrittenen digitalen Signatur und
  • der qualifizierten elektronischen Signatur

genau auf sich hat, erfahren Sie jetzt.

1. Digital unterschreiben mit der „einfachen elektronischen Signatur“ (EES)

Für die meisten PDF-Dokumente ist diese Art der Unterschrift ausreichend. Zum Glück, denn es gibt einige Möglichkeiten, auf diese Art zu unterzeichnen. Einziges Problem: Die geringe Rechtssicherheit. Die einfache elektronische Signatur kann nämlich auch leicht gefaket werden. Sie hat somit im Zweifelsfall vor Gericht nur einen geringen Beweiswert.

Trotzdem eignet sich die einfache digitale Signatur für allerlei Dokumente wie

  • der Zustimmung zu AGB,
  • Files in der unternehmensinternen Kommunikation oder
  • für formfreie Vereinbarungen. Das sind zum Beispiel Bestellungen, Anträge, Protokolle und ähnliches.

Doch eins nach dem anderen. Wir zeigen Ihnen nun Schritt für Schritt den Weg zur digitalen Unterschrift, egal ob Apple, Windows, PC oder Smartphone. Und: Alle folgenden Signaturarten haben die gleiche Gültigkeit.

PC und Laptop: Digitale Signaturen mit dem Adobe Acrobat Reader 

  1. Öffnen Sie die PDF-Datei im kostenlosen Adobe Acrobat Reader.
  2. Klicken Sie in der oberhalb des Dokuments liegenden Werkzeugleiste auf das Unterschriften-Symbol.
  3. Klicken Sie auf das “Selbst signieren” und dann auf „Unterschrift hinzufügen”.
  4. Nun haben Sie mehrere Möglichkeiten: Neben einer einfachen Schreibschrift-Unterschrift können Sie mit der Maus oder, wenn vorhanden, auf Zeichenpad oder Touchscreen direkt eine Signatur erstellen oder alternativ ein Bild hinzufügen. Für Letzteres eignet sich ein gutes Foto oder ein Scan Ihrer Unterschrift auf einem weißen Blatt Papier.
  5. Klicken Sie auf “Anwenden” und führen Sie Ihre Unterschrift mit der Maus zur gewünschten Stelle. Auch die Größe können Sie nun noch einstellen. Ihre Signatur ist nun auch für weitere PDF-Dateien gespeichert.

Speziell am Mac: Dokumente auch ohne Adobe Acrobat unterschreiben 

  1. Mac-Nutzer können Dokumente auch ohne die Adobe-Software signieren.
  2. Öffnen Sie hierzu zunächst die PDF-Datei im Programm.
  3. Klicken Sie auf den Stift links neben der Suchleiste, wodurch Ihnen die Werkzeugleiste gezeigt wird.
  4. Klicken Sie auf das Unterschriften-Symbol und auf “Unterschrift erstellen”.
  5. Auch hier gibt es zwei Möglichkeiten: Klicken Sie auf “Kamera” und halten Sie Ihre Unterschrift auf einem weißen Blatt Papier gut sichtbar in die Kamera. Hat der Mac Ihre Signatur eingescannt, können Sie diese einfügen. Alternativ bietet sich die Option “Trackpad”  Hier können Sie mit dem Finger auf dem Trackpad unterschreiben und Ihr Autogramm dann ebenfalls an die gewünschte Stelle ziehen. Auch hier wird Ihre Signatur gespeichert.

Mit dem Android-Phone: Kostenloses Helferlein für die digitale Unterschrift nötig 

  1. Laden Sie sich die kostenlose Adobe-App Fill & Sign 
  2. Öffnen Sie in der App das PDF-Dokument und tippen Sie in der Menüleiste am oberen Rand das Unterschriften-Symbol
  3. Unterschreiben Sie mit Ihrem Finger auf dem Display.

Auf iPhone, iPad & Co: Digitale Signatur ganz ohne App 

  1. Die gute Nachricht: Hier ist überhaupt keine externe App nötig.
  2. Öffnen Sie die PDF-Datei in der Dateien-App.
  3. Tippen Sie auf den Stift oben rechts, nun sehen Sie die Werkzeugleiste.
  4. Tippen Sie auf das Plus rechts unten und dann auf “Unterschrift”.
  5. Unterschreiben Sie auch hier mit dem Finger auf dem Display.

2. Unterschriften einfügen mit der „fortgeschrittenen“ elektronischen Signatur (FES)

Diese Variante bietet mehr Rechtssicherheit und wird vor allem für SEPA-Mandate, Vollmachten oder auch im B2B-Bereich angewendet. Voraussetzungen dafür: Die Signatur muss dem Empfänger zuzuordnen sein, ihn eindeutig identifizieren und in eigener Kontrolle erstellt worden sein. Zudem müssen nachträgliche Änderungen erkannt werden können. Sowohl Unterzeichner als auch Empfänger benötigen dafür einen Schlüssel, beispielsweise eine PIN.

Der große (und meist nicht ganz so kostengünstige) Haken: Um eine FES zu erstellen, müssen Sie auf externe Software oder Online-Tools zurückgreifen. Beispielsweise bietet Adobe mit Acrobat Sign einen eigenen Dienst, unter anderem auch für die verschlüsselte Unterzeichnung von PDF-Dokumenten, an. Ob andere Anbieter durch einen günstigeren Preis oder mehr Funktionen besser zu Ihnen passen, finden Sie am besten durch kostenlose Testphasen heraus. Ansonsten läuft das eigentliche Unterschreiben jedoch dann meist recht ähnlich wie bereits oben grundsätzlich beschrieben ab.

3. Adobe-Dokumente, Verträge & Co. unterschreiben mit der „qualifizierten“ elektronischen Signatur (QES)

Noch sicherer ist die unangefochtene Königsklasse unter den digitalen Signaturmetoden. Die QES entspricht damit in Ihrer Wertigkeit (mindestens) einer persönlichen, handschriftlichen Unterschrift. Dafür haben Sie aber auch den größten Aufwand.

Dieser Art von elektronischer Unterschrift kommt daher hauptsächlich bei wirklich wichtigen Handlungen wie der Eröffnung eines Bankkontos, der Anmeldung im Handelsregister oder auch bei befristeten Arbeitsverträgen zum Einsatz. Der Grund: Für die qualifizierte elektronische Signatur müssen Sie extra schriftlich einen Antrag für ein qualifiziertes Zertifikat bei einer Zertifizierungsbehörde stellen. Die sind in Deutschland jedoch rar, Beispiele sind die Bundesdruckerei oder die Bundesnotarkammer.

Daher gilt: Benötigen Sie die QES beruflich, dann können Sie bei diesen Behörden eine Signaturkarte mit einem einmaligen qualifizierten Zertifikat beantragen.

Übrigens: Privat geht die QES mittlerweile auch einfacher. Einen neuen Personalausweis (nPA) können Sie nämlich auch mit einem persönlichen Zertifikat ausstatten. Dafür brauchen Sie allerdings ein Kartenlesegerät und eine Software, die eine Verbindung zwischen Ihrem Zertifikat und dem zugehörigen Signaturprüfschlüssel der zuständigen Zertifizierungsbehörde herstellt. Klingt nach viel Aufwand, erspart Ihnen jedoch bei wichtigen Geschäften den Gang zu Bank, Amt und Co.

Digitales Signieren kann sich lohnen… muss es aber nicht! 

Sie kennen Ihre Möglichkeiten, nun heißt es: Abwägen. Für die Unterzeichnung Ihres Mietvertrags müssen Sie nicht direkt eine qualifizierte Zertifizierung beantragen. Möchten Sie aber beruflich digital mit anderen Unternehmen Geschäfte machen, lohnt sich dieser Schritt durchaus. Eines sollte aber in jedem Fall deutlich geworden sein: PDF-Dokumente ausdrucken, unterschreiben und wieder einscannen ist nun wirklich nicht mehr zeitgemäß.

QUELLEN:

Titelmotiv: Photo by Brooke Cagle on Unsplash

Host Europe
Letzte Artikel von Host Europe (Alle anzeigen)

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert

Die von Ihnen hier erhobenen Daten werden von der Host Europe GmbH zur Veröffentlichung Ihres Beitrags in diesem Blog verarbeitet. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte folgendem Link: www.hosteurope.de/AGB/Datenschutzerklaerung/