Das englische Wort „Collaboration“ bedeutet übersetzt „Zusammenarbeit“ – mit Collaboration-Tools arbeiten Teams von zu Hause oder einem beliebigen Ort mit Internetzugang online zusammen.
Seit Beginn der Corona-Krise sind diese Werkzeuge wichtiger denn je. Sie ändern damit unter anderem gemeinsam Texte, Präsentationen und Tabellen. Lernen Sie jetzt die besten Collaboration-Tools für Ihr Homeoffice kennen!
Tipps für die Corona-Krise: die Vorteile von Collaboration-Tools
Je mehr Personen ein Dokument bearbeiten und verschiedene Versionen per E-Mail verschicken, desto häufiger kommt es zu Fehlern. Ein Mitarbeiter löscht zum Beispiel aus Versehen ein aktuelles Dokument und ein Backup fehlt. Collaboration-Tools lösen zahlreiche Herausforderungen der virtuellen Kooperation und optimieren den Workflow.
- Zusammenarbeit in Echtzeit: Teams arbeiten ortsunabhängig miteinander.
- Perfekte Übersicht: Die jüngste Version eines Dokuments ist für alle Teammitglieder jederzeit ersichtlich.
- Berechtigungen: Berechtigungen zum Lesen, Kommentieren und Bearbeiten lassen sich individuell erteilen.
- Transparenz: Bearbeitungen sind in chronologischer Reihenfolge nachvollziehbar.
- Ortsunabhängigkeit: Sie brauchen keinen Arbeitsplatz im Büro, sondern greifen von überall auf die Dokumente zu, bearbeiten und synchronisieren diese.
Welche Funktionen haben Collaboration-Tools?
Für die bessere Zusammenarbeit bei verschiedenen Aufgaben gibt es eine Reihe kostenloser und kostenpflichtiger Werkzeuge. Die folgende Liste zeigt verbreitete Lösungen für unterschiedliche Anforderungen:
- Dokumente bearbeiten: gleichzeitige Dokumentbearbeitung durch die Teammitglieder
- Kommunikation: Chatprogramme für den direkten Draht der Mitarbeiter zueinander
- Gemeinsamer Kalender: Termineinträge durch alle Mitglieder im Team in einen Kalender
- Videokonferenzen: Videocalls für virtuelle Meetings und Besprechungen
- Aufgabenverwaltung: Tools zur Digitalisierung und zum Teilen von To-do-Listen
- Projektmanagement: Verteilung von Aufgaben, Überwachung des Fortschritts und schnelle Übersicht fertiggestellter Teile
- Zeiterfassung: Software für die digitale Zeiterfassung
- Filesharing: Abspeichern und Teilen von Dateien online
- Mindmaps: Brainstorming im Team, Entwicklung von Strategien und Planung von Projekten
Achten Sie auf den Datenschutz
Die Online-Tools speichern die Daten auf Servern ab. Für den Datenschutz spielt der Serverstandort eine wichtige Rolle. Zur Sicherheit sollte dieser auf europäischem Boden stehen und somit den Gesetzen der Europäischen Union unterliegen. Achten Sie zum Beispiel bei der Wahl des Cloud-Anbieters auf den Standort.
Die beiden meist verwendeten Collaboration-Tools: Office 365 & Google G Suite
Für das gemeinsame Bearbeiten von Texten, Tabellen und Präsentationen sind die Softwarepakete von Microsoft und Google der etablierte Standard.
Office 365 integriert zahlreiche Tools für die effektive Zusammenarbeit
Office 365 gehört zur Standardausstattung für ortsunabhängiges Arbeiten im Team.
Office 365 ist der Standard für die ortsunabhängige und produktive Zusammenarbeit im Team. Sie können die Dokumente zu Hause am PC bearbeiten und auch von überall per Webbrowser auf diese zugreifen. Die Dateien sind zentral in der OneDrive-Cloud gespeichert. Statt eine Word-, Excel- oder Powerpoint-Datei per E-Mail an mehrere Teammitglieder zu verschicken und die Antworten mit verschiedenen Versionen zusammenzuführen, können Sie das Dokument online freigeben und in Echtzeit gemeinsam daran arbeiten. Mit Kollegen kommunizieren Sie über das integrierte Tool Teams bzw. über Skype oder Yammer, Notizen teilen Sie per OneNote.
Bestellen Sie Office 365 im Abo und erhalten Sie zusätzlich eine Profi-E-Mail mit 50 GB Speicherplatz.
Die G Suite von Google ist die Allround-Alternative zu Office 365
Mit der G Suite arbeiten Sie im Browser und speichern Daten online in der Cloud
Die G Suite enthält ähnliche Programme wie Office 365. Mit Google Docs bearbeiten Sie Dokumente, teilen diese und nehmen Änderungen vor. Privatpersonen können zahlreiche Funktionen kostenlos nutzen. Steigern Sie mit den Apps Ihre Produktivität und kollaborieren Sie mit Ihren Kollegen vom Homeoffice aus. Die G Suite beinhaltet Tools zur Kommunikation, Aufgabenverteilung, Cloud-Speicherung und Administration. Ein Highlight für Webdesigner ist die Möglichkeit der gemeinsamen Arbeit an Websites und Apps.
Für Unternehmen gibt es eine kostenpflichtige Version ab 5,20 Euro pro Nutzer und Monat mit mehr Speicherplatz, Live-Support, erweiterter Administrator-Konsole und geschäftlicher E-Mail-Adresse.
Weitere Tools für unterschiedliche Aufgaben
Microsoft Office 365 und die Google G Suite enthalten eine Vielzahl an Tools und Funktionen. Zusätzlich existieren zahlreiche Alternativen. Diese können auch für kleine Unternehmen und Teams interessant sein, die den Funktionsumfang der Office-Suites nicht benötigen.
Slack – Chatten statt E-Mails schreiben
Mit Slack kommunizieren Teams effektiv online
Slack ersetzt in Unternehmen den übermäßigen E-Mail-Verkehr. Mit der Software kommunizieren Sie intelligent und profitieren von den übersichtlich organisierten Unterhaltungen.
Schauen Sie sich die Demo an und testen Sie die Software. Die kostenlose Version verfügt über eingeschränkte Funktionen, die Standardversion kostet rund 6,70 USD/Monat.
Filesharing – Dropbox Business
Bei Dropbox Business kommen Teams, Tools und Inhalte zusammen
Dropbox Business zählt im Cloud-Bereich zu den Marktführern und speichert alle Dateien an einem zentralen Ort. Neben Online-Speicherplatz bietet der Service zahlreiche Collaboration-Features. Sie können Ressourcen für Teams einrichten, Kollegen zur Arbeit an Dokumenten einladen und diese in Echtzeit bearbeiten. Dropbox kooperiert mit anderen Anbietern wie Microsoft, Google, Slack und Zoom.
Die Preise starten in der Standard-Version bei 15 USD/Monat.
MindMeister – Ideen im Team visuell erfassen und teilen
MindMeister eignet sich für Notizen, Brainstorming und die Projektplanung
Das Online-Tool MindMeister nutzen bereits mehr 10 Millionen Menschen. Allein oder im Team – mit der Software visualisieren Sie Ideen, arbeiten diese aus, teilen sie mit Kollegen und kollaborieren in Echtzeit. Änderungen lassen sich bei Bedarf direkt im integrierten Chat-Fenster besprechen. Kreative, Berater, Manager, Lehrer und Studenten profitieren gleichermaßen von den Möglichkeiten.
MindMeister Basic für bis zu drei Mindmaps ist kostenlos erhältlich, die Personal-Edition kostet 2,49 USD/Monat, die Pro-Version 4,19 USD/Monat und die Business-Edition 6,29 USD/Monat.
Asana: Plattform für das Arbeitsmanagement
Mit den Tools kann sich Ihr Team auf seine Aufgaben und Ziele konzentrieren
Mit Asana arbeiten Teams in sogenannten Workspaces. In den digitalen Arbeitsbereichen lassen sich Projekte verwalten, Aufgaben bearbeiten und Deadlines festlegen. Mitarbeiter eines Projekts können miteinander chatten, für jedes Team gibt es einen Kalender, ein Nachrichtensystem zählt ebenfalls zu den Funktionen.
Asana ist für Projekte mit bis zu 15 Mitgliedern kostenlos, die Business-Versionen enthalten zusätzliche Features.
Zoom für Videokonferenzen
Zoom vereinfacht Videokonferenzen
Zoom überzeugt mit sehr einfacher Bedienung, mit dem Tool verbinden Sie sich überall und auf jedem Gerät betriebssystemübergreifend miteinander. Meetings, Schulungen und Besprechungen aller Art lassen sich schnell durchführen; an einer Videokonferenz nehmen bis zu 1.000 Personen teil.
Die Software war aufgrund von Datenschutzbedenken in der Kritik. Der Anbieter hat darauf reagiert und Zoom aktualisiert. Prüfen Sie die Eignung für Ihr Unternehmen.
Zusammenfassung
Für die Online-Kollaboration bieten die Office-Suites von Microsoft und Google eine Fülle von Tools. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Lösungen für spezielle Anforderungen; wählen Sie diese nach Ihrem individuellen Bedarf aus. Achten Sie bei den Angeboten generell auf den Serverstandort und den Datenschutz. Vergleichen Sie die Funktionen und probieren Sie die Collaboration-Tools jetzt aus.
Abbildung: Bild von Gerd Altmann auf Pixabay
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