English Version below

1. Einrichtung der Zwei Faktor Authentifizierung
2. Neueinrichtung des E-Mail-Kontos in Ihrem E-Mail-Programm
3. E-Mail Signatur neu einrichten
4. Anpassung von Cronjobs und E-Mail-Skripten
5. Änderung der DNS-Einträge für Domains, deren DNS extern verwaltet wird

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Einrichtung der Zwei Faktor Authentifizierung

Nach der Migration sollte die Zwei-Faktor-Authentifizierung vom E-Mail-Nutzer eingerichtet werden. Es handelt sich hierbei um ein Sicherheitsfeature für den Zugriff auf das E-Mail-Konto.

Die Einrichtung erfolgt wie folgt: 

• Loggen Sie sich unter https://portal.office.com mit E-Mail-Adresse und Passwort erstmalig ein. 
• Im Laufe der Anmeldung werden Sie aufgefordert, die Zwei-Faktor-Authentifizierung einzurichten. Folgen Sie den Anforderungen auf dem Bildschirm. 
• Es wird empfohlen die Microsoft Authenticator App zu verwenden. Es können aber auch andere Authenticator Apps verwendet werden. 

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Neueinrichtung des E-Mail-Kontos in Ihrem E-Mail-Programm 

Wenn wir die E-Mail-Migration durchführt haben, erhalten Sie eine entsprechende Bestätigung per E-Mail.

Richten Sie bzw. der E-Mail-Nutzer dann bitte als nächstes das E-Mail-Konto in Ihrem E-Mail-Programm neu als Exchange-Konto ein. Das ist ganz einfach mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort möglich.

Wir empfehlen hierbei die folgenden E-Mail-Programme jeweils in der aktuellen Version zu verwenden:

• Outlook 
• Mail von Mac OS 
• Mail App (IOS) 
• Outlook App (IOS und Android) 
• Thunderbird (nur mit entsprechendem OWL Plugin) 

Entsprechende Anleitungen finden Sie hier:

Einrichtung Microsoft 365  

Wenn Sie ein anderes E-Mail-Programm verwenden, prüfen Sie bitte, ob Exchange unterstützt wird. Sollte dies nicht der Fall sein, empfehlen wir Ihnen, stattdessen ein anderes Programm zu verwenden.

Wenn Sie Ihr Microsoft 365 E-Mail-Konto mit IMAP/POP3 weiter nutzen wollen, ist dies mit Einschränkungen möglich. Lesen Sie hier: Kann ich mit der neuen Microsoft 365-Plattform weiterhin IMAP und POP3 verwenden?

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E-Mail Signatur neu einrichten

Die E-Mail-Signatur kann nicht direkt migriert werden. Wir haben die im Webmailer bisher eingerichtete E-Mail-Signatur gesichert. Es ist erforderlich, dass Sie diese neu einrichten. Lesen Sie hier, wie vorzugehen ist:  E-Mail Signatur 

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Anpassung von Cronjobs und E-Mail-Skripten

Nach Abschluss der E-Mail-Migration Ihrer E-Mail-Adressen und E-Mail-Konten zu Microsoft 365 gibt es hinsichtlich Mailversand per Skript folgendes zu beachten:

E-Mail-Versand per sendmail/php mail:

Es gibt keine Änderung. Mails werden weiter gesendet.
 

E-Mail-Versand per SMTP Auth:

Microsoft 365 E-Mail-Adressen/E-Mail-Konten können nur über OAuth eine Verbindung herstellen, sprich die, von Microsoft genutzte, moderne Authentifizierung muss verwendet werden. Die Standard-Authentifizierung bei Microsoft ist für die Microsoft 365 E-Mail-Adressen/Konten standardmäßig deaktiviert. Wenn dies Ihr E-Mail-Skript nicht unterstützt, gibt es folgende Optionen:

1. Verwenden Sie für Ihre E-Mail-Skript einer anderen E-Mail-Adresse, die nicht bei Microsoft 365 liegt
   Ändern Sie hierzu die E-Mail-Adresse auf eine abweichende Adresse, über welche die Basic Authentifizierung funktioniert. Bei Host Europe kann dies auch mit einem kleinen Virtual-Server und einer anderen Domain realisiert werden. Sollten Sie bei einem anderen Anbieter eine E-Mail-Adresse nutzen, können Sie auch gern diese verwenden.
    

2. Aktivierung der Standardauthentifizierung für Ihre Microsoft 365 E-Mail-Adresse (nicht empfohlen)
   Die Standardauthentifizierung ist bei den Microsoft E-Mail-Adressen standardmäßig deaktiviert. Die Aktivierung dieser Option bringt ggf. kurzzeitig Abhilfe, denn Microsoft plant die Standard-Authentifizierung zu September 2025 vollständig zu deaktivieren. Wir prüfen aktuell noch, ob wir die Aktivierung bereits im Rahmen der Migration durchführen. Dies bedeutet jedoch, dass Ihr Script zwar nach der Migration Mails versendet, jedoch zu einem späteren Zeitpunkt Probleme bekommen wird, wenn Microsoft die Standardauthentifizierung final und unwiederuflich deaktivieren wird.
    

3. Änderung der Versandmethode auf php mail oder sendmail 

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Änderung der DNS-Einträge für Domains, deren DNS extern verwaltet wird

Wenn das DNS Ihrer Domain nicht von uns verwaltet wird, ist es erforderlich, dass Sie die notwendigen Anpassungen im DNS Ihrer Domain selbständig durchführen. Sie erhalten dazu nach Abschluss der Migration eine entsprechende Information per E-Mail. Bitte nehmen Sie die Einstellungen zeitnah nach dieser Information vor. 

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English Version:

What actions do I need to take after the email migration?

1. Setup of two-factor authentication
2. Set up your mail account in your mail client
3. Set up a new e-mail signature
4. Change of cronjobs and email scripts
5. Change of dns entries, when Domain DNS is managed externally

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Setup of two-factor authentication

After the migration, two-factor authentication should be set up by the email user. This is a security feature for accessing the email account. 

It is set up as follows: 

• Log in at https://portal.office.com with your emaiil address and password for the first time.  
•  During the login process, you will be asked to set up two-factor authentication. Follow the requirements on the screen.  
• It is recommended that you use the Microsoft Authenticator app. However, other authenticator apps can also be used. 

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Set up your mail account in your mail client

Once we have completed the email migration, you will receive a corresponding confirmation by email. 

Next, please set up the e-mail account in your e-mail programme as an Exchange account. This is very easy to do using the e-mail address and password. 

We recommend using the latest version of the following e-mail programmes: 

• Outlook  
• Mail from Mac OS  
• Mail App (IOS)  
• Outlook App (IOS and Android)  
• Thunderbird (with OWL Plugin) 

You can find instructions here:

Set up Microsoft 365 

If you use another mail client please check, if Exchange is supported. If it is not the case, we recommend to use an other client instead.

If you want to use your Microsoft 365 e-mail account with IMAP/POP3, this is possible with restrictions. Read more here: Can I continue to use IMAP and POP3 with the new Microsoft 365 platform?

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Set up a new e-mail signature 

The e-mail signature cannot be migrated directly. We stored the signature information for you. It is necessary to set it up again. Read here how to proceed: Email signature 

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Change of cronjobs and email scripts

After completing the email migration of your email addresses and email accounts to Microsoft 365, please note the following with regard to sending emails via script:

Sending emails via sendmail/php mail:

There is no change. Mails will continue to be sent.

Sending emails via SMTP Auth:

Microsoft 365 email addresses/email accounts can only establish a connection via OAuth, i.e. the modern authentication used by Microsoft must be used. Standard authentication at Microsoft is deactivated by default for Microsoft 365 email addresses/accounts. If your email script does not support this, the following options are available:

1. Use a different email address for your email script that is not with Microsoft 365
   To do this, change the email address to a different address via which Basic Authentication works. At Host Europe, this can also be realised with a small virtual server and a different domain. If you use an email address with another provider, you can also use this.
    
2. Enable basic authentication for your Microsoft 365 email address (not recommended)
   Basic authentication is disabled by default for Microsoft email addresses. Activating this option may provide a temporary remedy, as Microsoft plans to completely deactivate standard authentication in September 2025. We are currently still checking whether we can carry out the activation as part of the migration. However, this means that although your script will send emails after the migration, you will experience problems at a later date when Microsoft finally and permanently deactivates standard authentication.
    
3. Change the sending method of your script to sendmail or php mail . 

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Change of dns entries, when Domain DNS is managed externally

If the DNS of your domain is not managed by us, it is necessary for you to make the necessary adjustments to the DNS of your domain yourself. You will receive corresponding information by e-mail once the migration is complete. Please make the settings promptly after receiving this information.  

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