Antworten auf Ihre häufigsten Fragen

Welche Aktionen muss ich nach der E-Mail-Migration vornehmen?

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Haben Sie weitergehende Fragen zur Migration?

Wir stehen per Supportanfrage im KIS unter https://kis.hosteurope.de/support/ sowie per Telefon unter +49 221 99999 307 zur Verfügung.

Beachten Sie ausserdem unseren Update Ticker zur E-Mail-Migration. Hier informieren wir, sobald es signifikante neue Infos und Änderungen zur E-Mail-Migration sowie FAQ-Änderungen gibt

Folgende Punkte sind nach der Migration wichtig und Aktionen Ihrerseits sind notwendig:

  1. Einrichtung der Zwei Faktor Authentifizierung
  2. Neueinrichtung des E-Mail-Kontos in Ihrem E-Mail-Programm
  3. E-Mail Signatur neu einrichten
  4. Anpassung von Cronjobs und E-Mail-Skripten
  5. Änderung der DNS-Einträge für Domains, deren DNS extern verwaltet wird
  6. Ändern Sie den Absendername, falls erforderlich

Bitte beachten Sie: Weitere hilfreiche Informationen für die Zeit nach der Migration finden Sie im folgenden FAQ Artikel: Häufige Fragen nach der Migration

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Einrichtung der Zwei Faktor Authentifizierung

Nach der Migration sollte die Zwei-Faktor-Authentifizierung vom E-Mail-Nutzer eingerichtet werden. Es handelt sich hierbei um ein Sicherheitsfeature für den Zugriff auf das E-Mail-Konto.

Die Einrichtung erfolgt wie folgt: 

  • Loggen Sie sich unter https://portal.office.com mit E-Mail-Adresse und Passwort erstmalig ein. 
  • Im Laufe der Anmeldung werden Sie aufgefordert, die Zwei-Faktor-Authentifizierung einzurichten. Folgen Sie den Anforderungen auf dem Bildschirm. 
  • Es wird empfohlen die Microsoft Authenticator App zu verwenden. Es können aber auch andere Authenticator Apps verwendet werden.
  • Eine ausführliche Anleitung zur Einrichtung der Zwei Faktor Authentififizierung finden Sie hier: Wie kann ich eine Multi-Faktor-Authentifizierungsmethode (MFA) einrichten?

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Neueinrichtung des E-Mail-Kontos in Ihrem E-Mail-Programm 

Sobald wir die E-Mail-Migration durchführt haben, erhalten Sie eine entsprechende Bestätigung per E-Mail.

Wenn Sie das E-Mail-Konto vorher per POP3 abgerufen haben, empfehlen wir vor dem Neueinrichten des Kontos ein Backup zu erstellen. Dies gilt auch für lokal gespeicherte Notizen oder Kalender. Lesen Sie dazu die Infos am Endes dieses Abschnitts.

Richten Sie bzw. der E-Mail-Nutzer dann bitte als nächstes das E-Mail-Konto in Ihrem E-Mail-Programm neu als Exchange-Konto ein. Das ist ganz einfach mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort möglich.

Wir empfehlen hierbei die folgenden E-Mail-Programme jeweils in der aktuellen Version zu verwenden:

  • Outlook 
  • Mail von Mac OS 
  • Mail App (IOS) 
  • Outlook App (IOS und Android) 
  • Thunderbird (nur mit entsprechendem OWL Plugin) 

Entsprechende Anleitungen finden Sie hier:

Einrichtung Microsoft 365  

Wenn Sie ein anderes E-Mail-Programm verwenden, prüfen Sie bitte, ob Exchange unterstützt wird. Sollte dies nicht der Fall sein, empfehlen wir Ihnen, stattdessen ein anderes Programm zu verwenden.

Wenn Sie Ihr Microsoft 365 E-Mail-Konto mit IMAP/POP3 weiter nutzen wollen, ist dies mit Einschränkungen möglich. Lesen Sie hier: Kann ich mit der neuen Microsoft 365-Plattform weiterhin IMAP und POP3 verwenden?
 

Lokales Backup, besonders relevant bei POP3-Einbindung oder bei anderen lokalen Features (wie Notizen oder lokale Kalender)

Bei POP Nutzung:
Wenn Sie ein POP3-Konto nutzen, werden Ihre E-Mails lokal auf Ihrem Gerät gespeichert. Bevor Sie Ihr E-Mail-Programm neu aufsetzen, sollten Sie unbedingt eine Sicherungskopie Ihrer E-Mails, Kalender und Kontakte erstellen. So stellen Sie sicher, dass keine wichtigen Daten verloren gehen. Wenn Sie das Backup in die neue E-Mail-Programm-Konfiguration einspielen möchten, folgen Sie bitte genau den Anweisungen Ihres E-Mail-Programms, um ein Überschreiben von E-Mails oder Terminen zu vermeiden.

andere lokale Features wie Kalender oder Notizen:
Sollten Sie ausserdem lokale Kalender, Kontakte oder Notizen mit Ihrem Programm (Client) angelegt haben, möchten wir darauf hinweisen, dass Sie diese bitte ebenfalls selbständig vorab sichern sollten, denn diese lokalen Funktionen sind technisch nicht mit Ihrem E-Mail-Konto bei uns verknüpft, sprich die Daten sind nicht bei uns gespeichert. Zum Beispiel bietet Apple bei der Enrichtung eines IMAP E-Mail-Kontos in der Apple Mail App auf dem Iphone oder Apple Mail E-Mail-Programm an, ebenfalls Notizen anzulegen, selbst wenn dieses Feature bei dem E-Mail-Konto bei uns gar nicht vorhanden ist. Diese Notizen sind dann lokal auf dem Gerät gespeichert. Löscht man das Konto dann, sind diese Daten ebenfalls gelöscht. Wenn dies passiert ist und Sie keine Sicherung haben, können Sie versuchen, ein ggf. bei Apple vorhandenes Backup einzuspielen, sofern die Backupfunktion des Apple Gerät von Ihnen vorab auch aktiviert wurde.

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E-Mail Signatur neu einrichten

Die E-Mail-Signatur kann nicht direkt migriert werden. Wir haben die im Webmailer bisher eingerichtete E-Mail-Signatur gesichert. Es ist erforderlich, dass Sie diese neu einrichten. Lesen Sie hier, wie vorzugehen ist: 

  1. Einrichten der bisherigen Signatur, welcher als Entwurf abgelegt wurde
  2. Einrichten einer neuen Signatur

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Anpassung von Cronjobs und E-Mail-Skripten

Nach Abschluss der E-Mail-Migration Ihrer E-Mail-Adressen und E-Mail-Konten zu Microsoft 365 gibt es hinsichtlich Mailversand per Skript folgendes zu beachten:

E-Mail-Versand per sendmail/php mail:

Es gibt keine Änderung. Mails werden weiter gesendet.

Achtung: Wir möchten jedoch darauf hinweisen, dass nach der E-Mail-Migration die Hosting Migraton geplant wird und erfolgt und sendmail auf der cPanel Plattform leider nicht zur Verfügung stehen wird.Sie können daher sendmail nach der E-Mail-Migration erstmal weiter nutzen, aber nur bis die Hosting Migration abgeschlossen ist. Lesen Sie dazu diesen Artikel: https://www.hosteurope.de/faq/cpanel-hosting/cpanel-skripte/cpanel-skriptversand
 

E-Mail-Versand per SMTP Auth:

Microsoft 365 E-Mail-Adressen/E-Mail-Konten können nur über OAuth eine Verbindung herstellen, sprich die, von Microsoft genutzte, moderne Authentifizierung muss verwendet werden. Die Standard-Authentifizierung bei Microsoft ist für die Microsoft 365 E-Mail-Adressen/Konten standardmäßig deaktiviert. Wenn dies Ihr E-Mail-Skript nicht unterstützt, gibt es folgende Optionen:

  1. Verwenden Sie für Ihre E-Mail-Skript einer anderen E-Mail-Adresse, die nicht bei Microsoft 365 liegt
    Ändern Sie hierzu die E-Mail-Adresse und andere relevanten Daten im Script auf eine abweichende E-Mail-Adresse, über welche die Basic Authentifizierung funktioniert. Bei Host Europe kann dies auch mit einem kleinen Virtual-Server und einer anderen Domain realisiert werden. Sollten Sie bei einem anderen Anbieter eine E-Mail-Adresse nutzen, können Sie auch gern diese verwenden.
     

  2. Aktivierung der Standardauthentifizierung für Ihre Microsoft 365 E-Mail-Adresse (nicht empfohlen)
    Die Standardauthentifizierung ist bei den Microsoft E-Mail-Adressen nach der Migration standardmäßig aktiviert, jedoch nicht für den Versand per smtp via Skript. Damit Ihr Skript wieder E-Mails senden kann, sind folgende Anpassungen notwendig:

    • Deaktivieren Sie die SMTP Authentifizierung in der E-Mail-Administration der Microsoft 365 Adressen. (FAQ Anleitung: https://www.hosteurope.de/faq/microsoft365/config-m365/smtp_auth) Klicken Sie dazu bei der betreffenden Adresse auf Verwalten und im folgenden Fenster auf weitere Einstellungen. Deaktivieren Sie den Schiebeschalter. Warten Sie 1 Stunde.

    • In der Zwischenzeit müssen Sie die Angaben Ihres SMTP-Skripts anpassen.

      • Host: smtp.office365.com

      • Port: 587

      • Verschlüsselung: TLS

      • Username: die M365 E-Mail-Adresse

    • 1 Stunde nach Step 1 aktivieren Sie die SMTP-Authentifizierung in der E-Mail-Administration wieder.

    • Bitte warten Sie jetzt noch 1 Stunde, bevor Sie das Skript testen.

      Achtung: Die Aktivierung dieser Option bringt ggf. kurzzeitig Abhilfe, denn Microsoft plant die Standard-Authentifizierung zu September 2025 vollständig zu deaktivieren. Dies bedeutet jedoch, dass Ihr Skript zwar nach der Migration mit den o.g. Änderungen E-Mails versenden kann, jedoch zu einem späteren Zeitpunkt Probleme bekommen kann, wenn Microsoft die Standardauthentifizierung final und unwiederuflich deaktivieren wird. Mailversand per Skript ist dann nur noch möglich, wenn Ihr Skript OAuth2 unterstützt.

      Des weiteren nehmen wir die Hosting Migration auf die cPanel Plattform nachgelagert nach der E-Mail-Migration vor. Auf der cPanel Plattform kann nicht mehr über eine Microsoft 365 Adresse gesendet werden. Hier muss dann auf php mail als Option umgeschwenkt werden oder Sie legen eine E-Mail-Adresse direkt auf dem cPanel Paket an (was wir jedoch nur für diesen Zweck empfehlen) --> lesen Sie dazu die folgende FAQ:  https://www.hosteurope.de/faq/cpanel-hosting/cpanel-skripte/cpanel-skriptversand

  3. Änderung der Versandmethode auf php mail oder sendmail
    Achtung: Wir möchten jedoch darauf hinweisen, dass nach der E-Mail-Migration die Hosting Migraton geplant wird und erfolgt und sendmail auf der cPanel Plattform leider nicht zur Verfügung stehen wird.Sie können daher sendmail nach der E-Mail-Migration nutzen, aber nur bis die Hosting Migration abgeschlossen ist. Lesen Sie dazu diesen Artikel: https://www.hosteurope.de/faq/cpanel-hosting/cpanel-skripte/cpanel-skriptversand  

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Änderung der DNS-Einträge für Domains, deren DNS extern verwaltet wird

Wenn das DNS Ihrer Domain nicht von uns verwaltet wird, ist es erforderlich, dass Sie die notwendigen Anpassungen im DNS Ihrer Domain selbständig durchführen. Sie erhalten dazu nach Abschluss der Migration eine entsprechende Information per E-Mail. Bitte nehmen Sie die Einstellungen zeitnah nach dieser Information vor. 

 

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Ändern Sie den Absendernamen, falls erforderlich

Wir übernehmen für den Absender die Angaben, die vorher auf der Classic Hosting Plattform im Webmailer festgelegt wurden. Wenn Sie den Webmailer früher nicht oder eher selten verwendet haben, muss diese Angabe ggf. von Ihnen geändert werden. Dies können Sie gemäß dem folgenden FAQ Artikel schnell und unkompliziert vornehmen.

Wie kann ich die Absender-Angabe (Anzeigename) ändern? 

 

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English Version:

What actions do I need to take after the email migration?

Further questions about the email migration?

We are available via support request in KIS at https://kis.hosteurope.de/support/ and by telephone on +49 221 99999 307

Please also note our email migration update ticker. Here we will inform you as soon as there is significant new information and changes to email migration as well as FAQ changes

The following points are important after migration and actions are necessary:

  1. Setup of two-factor authentication
  2. Set up your mail account in your mail client
  3. Set up a new e-mail signature
  4. Change of cronjobs and email scripts
  5. Change of dns entries, when Domain DNS is managed externally
  6. Set up the sender name correctly

Please note: Further helpful information for the time after the migration can be found in the following FAQ article: Frequently asked questions after email migration

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Setup of two-factor authentication

After the migration, two-factor authentication should be set up by the email user. This is a security feature for accessing the email account. 

It is set up as follows: 

  • Log in at https://portal.office.com with your emaiil address and password for the first time.  
  •  During the login process, you will be asked to set up two-factor authentication. Follow the requirements on the screen.  
  • It is recommended that you use the Microsoft Authenticator app. However, other authenticator apps can also be used. 

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Set up your mail account in your mail client

Once we have completed the email migration, you will receive a corresponding confirmation by email. 

If you have previously set up the email account via POP3, we recommend that you create a backup before setting up the account again. Please also create backups for local notes or calendards. Please read the information at the end of this section.

Next, please set up the e-mail account in your e-mail programme as an Exchange account. This is very easy to do using the e-mail address and password. 

We recommend using the latest version of the following e-mail programmes: 

  • Outlook  
  • Mail from Mac OS  
  • Mail App (IOS)  
  • Outlook App (IOS and Android)  
  • Thunderbird (with OWL Plugin) 

You can find instructions here:

Set up Microsoft 365 

If you use another mail client please check, if Exchange is supported. If it is not the case, we recommend to use an other client instead.

If you want to use your Microsoft 365 e-mail account with IMAP/POP3, this is possible with restrictions. Read more here: Can I continue to use IMAP and POP3 with the new Microsoft 365 platform?
 

Local backup, particularly relevant for POP3 integration or other local features (calendars or notes):

POP3:
If you use a POP3 account, your emails are stored locally on your device. Before you set up your email programme again, you should definitely make a backup copy of your emails, calendar and contacts. This will ensure that no important data is lost. If you want to import the backup into the new email programme configuration, please follow the instructions for your email programme carefully to avoid overwriting emails or appointments.

Other local features such as calendars or notes:
If you have also created local calendars, contacts or notes with your programme (client), we would like to point out that you should also back these up yourself in advance, as these local functions are not technically linked to your email account with us, i.e. the data is not stored with us. For example, when setting up an IMAP email account in the Apple Mail app on the iPhone or Apple Mail email programme, Apple also offers the option of creating notes, even if this feature is not available in the email account with us. These notes are then stored locally on the device. If you delete the account, this data is also deleted. If this happens and you do not have a backup, you can try to restore a backup that may be available from Apple, provided that you have activated the backup function on your Apple device in advance.

 

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Set up a new e-mail signature 

The e-mail signature cannot be migrated directly. We stored the signature information for you. It is necessary to set it up again. Read here how to proceed:

  1. re-recreate the old signature, that we save as a draft
  2. create a new signature

 

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Change of cronjobs and email scripts

After completing the email migration of your email addresses and email accounts to Microsoft 365, please note the following with regard to sending emails via script:
 

Sending emails via sendmail/php mail:

There is no change. Mails will continue to be sent.

Attention: We would like to point out that after the email migration, the hosting migration is planned and will take place and sendmail will unfortunately not be available on the cPanel platform, so you can continue to use sendmail after the email migration, but only until the hosting migration is completed. Please read this article: https://www.hosteurope.de/faq/cpanel-hosting/cpanel-skripte/cpanel-skriptversand#en

 

Sending emails via SMTP Auth:

Microsoft 365 email addresses/email accounts can only establish a connection via OAuth, i.e. the modern authentication used by Microsoft must be used. Standard authentication for sending mails via script is deactivated by default for migrated Microsoft 365 email addresses/accounts. If your email script does not support this, the following options are available:

  1. Use a different email address for your email script that is not with Microsoft 365
    To do this, change the email address and other relevant data in the script to a different address via which Basic Authentication works. At Host Europe, this can also be realised with a small virtual server and a different domain. If you use an email address with another provider, you can also use this.

     
  2. Enable basic authentication for your Microsoft 365 email address (not recommended)
    Standard authentication is activated by default for Microsoft email addresses after migration, but not for sending via smtp via script. The following adjustments are necessary so that your script can send emails again:

    • Deactivate SMTP authentication in the email administration of the Microsoft 365 addresses. (FAQ explanation: https://www.hosteurope.de/faq/microsoft365/config-m365/smtp_auth#en) To do this, click on Manage for the relevant address and then on Further settings in the following window. Deactivate the slide switch. Wait 1 hour.

    • In the meantime, you must adjust the details of your SMTP script.

      • Host: smtp.office365.com

      • Port: 587

      • Encryption: TLS

      • Username: the M365 e-mail address

    • 1 hour after Step 1, reactivate SMTP authentication in the e-mail administration.
    • Please wait another 1 hour before testing the script.

      Please note: Activating this option may provide a temporary remedy, as Microsoft plans to completely deactivate standard authentication in September 2025. However, this means that your script will be able to send emails after the migration with the above changes, but will experience problems at a later date when Microsoft finally and permanently deactivates standard authentication. Sending mail via script is then only possible if your script supports OAuth2.

      Furthermore, we will carry out the hosting migration to the cPanel platform after the email migration. It is no longer possible to send script mails on cPanel via a Microsoft 365 address. Here you must then switch to php mail as an option or create an email address directly on the cPanel package (which we only recommend for this purpose) --> read the following FAQ: https://www.hosteurope.de/faq/cpanel-hosting/cpanel-skripte/cpanel-skriptversand#en
       

  3. Change the sending method of your script to sendmail or php mail .
    Attention: We would like to point out that after the email migration, the hosting migration is planned and will take place and sendmail will unfortunately not be available on the cPanel platform, so you can use sendmail after the email migration, but only until the hosting migration is completed. Please read this article:https://www.hosteurope.de/faq/cpanel-hosting/cpanel-skripte/cpanel-skriptversand#en

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Change of dns entries, when Domain DNS is managed externally

If the DNS of your domain is not managed by us, it is necessary for you to make the necessary adjustments to the DNS of your domain yourself. You will receive corresponding information by e-mail once the migration is complete. Please make the settings promptly after receiving this information.  

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Set up the sender name correctly

We use the sender details that were previously specified in the webmailer on the Classic Hosting platform. If you have not used the webmailer before or have used it only rarely, you may need to change these details. You can do this quickly and easily by following the instructions in the following FAQ article.

How can I change the sender information (display name)?

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otto.friedrich@hosteurope.de xanthippe.ypsilante@hosteurope.de hercules.ikarus@hosteurope.de