Der Online-Videodienst Zoom ist eine beliebte Lösung für Videokonferenzen und Meetings. Dank der Software Zoom Cloud Meetings bleiben Sie mit Ihren Kollegen vom Homeoffice aus in Kontakt. Sie führen Online-Besprechungen und hochauflösende Videokonferenzen; während der Corona-Krise wurden auch virtuelle Treffen mit Familienmitgliedern beliebter. Für die schnelle Konferenzplanung in der gewohnten Office-Umgebung lässt sich Zoom in Outlook einbinden. Erfahren Sie jetzt mehr über die Installation der verfügbaren Outlook Add-ins und wie Sie diese zweckmäßig nutzen.
Hinweis: In der Vergangenheit zeigten sich Datenschützer besorgt über die Bereiche Datensicherheit und Datenschutz bei Zoom. Die Entwickler haben schnell reagiert und Sicherheitslücken geschlossen. Prüfen Sie vor der Verwendung für vertrauliche Gespräche die aktuellen Sicherheitsaspekte.
Add-in statt Plugin herunterladen und installieren
Video-Tutorials im Zoom Help Center
Die Erweiterung für Outlook gibt es als Plugin für die Desktop-Version und als Add-in für Office 365 (Desktop und Mobile). Zoom empfiehlt die Installation des Zoom Scheduler Add-in, unter anderem, weil Microsoft in Outlook macOS ab Juni 2020 „injection-based Plugins“ blockiert.
Mit dem Add-in für Outlook Web und die Desktop-App fügen Sie Zoom-Meetings schnell zu neuen und bestehenden Terminen hinzu. Zudem haben Assistenten die Möglichkeit, Besprechungen auch für andere Zoom-Hosts (Vorgesetzte) zu planen.
Hinweis: Die Installation für die Desktop-App von Outlook setzt ein Microsoft-Exchange-Konto voraus. Ideal zum Beispiel bei der Nutzung eines Office 365-Business-Produkts von Host Europe. Nutzer mit IMAP-Konto nutzen Zoom für Outlook in der Outlook Web App.
Möglichkeit 1: Der Administrator installiert das Add-in für alle Nutzer
Mit dem Add-in Zoom for Outlook fügen Sie Terminen einfach Zoom-Meetings hinzu
Administratoren von Microsoft Office 365 installieren den Zoom-Planer mit wenigen Klicks.
- Im Office 365 Admin Portal anmelden.
- In Settings > Services & Add-ins auf „Deploy Add-in“ klicken.
- „I want to add an Add-In from the Official Store“ auswählen.
- Nach „Zoom for Outlook“ suchen“.
- Auswählen:
- „Optional enabled“ aktiviert das Add-in für alle Nutzer; diese können es deaktivieren.
- „Optional disabled“ bietet Nutzern die Option, Zoom für Outlook hinzuzufügen.
- „Mandatory, always enabled“ heißt, dass Anwender die Erweiterung nicht entfernen können.
Die Änderungen für alle Nutzer können ein paar Minuten dauern, es ist ein Neustart der App erforderlich.
Möglichkeit 2: Zoom für Outlook Web selbst installieren
Zoom aus dem Microsoft App Store herunterladen.Alternativ können Sie die Erweiterung für Ihren eigenen Gebrauch selbst installieren. Laden Sie Zoom for Outlook aus dem Microsoft Store herunter und folgen Sie den Installationsanweisungen.
Meetings über Outlook Web planen
Über die drei Punkte in der Toolbar wird eine Zoom-Besprechung hinzugefügt
Abbildung: Über die drei Punkte in der Toolbar wird eine Zoom-Besprechung hinzugefügt.
Öffnen Sie den Kalender in Outlook Web und klicken Sie auf „Neu“. Tragen Sie die Details zum Meeting ein. Ein Zoom-Meeting wird mit einem Klick auf die drei Punkte in der Toolbar und „Zoom“ > „Zoom Meeting hinzufügen“ erstellt.
Ein Zoom-Meeting planen und konfigurieren
Um den Termin für eine Besprechung zu bearbeiten:
- Kalender in Outlook Web öffnen.
- Auf ein angelegtes Zoom-Meeting klicken.
- Über die drei Punkte in der Toolbar und „Zoom“ zu den „Einstellungen“ wechseln. Hier Konfiguration anpassen und zum Beispiel festlegen, ob die Kameras des Hosts und der Teilnehmer per Default aktiviert sind.
Möglichkeit 3: Zoom Add-in für Desktop-App von Outlook 2013 oder 2016 installieren
Nutzen Sie Outlook mit einem Microsoft-Exchange-Konto, können Sie Zoom für die Desktop-App installieren. Andernfalls nutzen Sie die oben beschriebene Web App.
Zum Installieren klicken Sie auf „File > Manage Add-ins“. Als Quelle wählen Sie den offiziellen Microsoft Store aus. Suchen Sie nach „Zoom for Outlook“ und klicken Sie auf „Get it now“.
Meeting in der Outlook Desktop App planen
Zur Planung einer Videokonferenz wechseln Sie zur Kalenderansicht.
- Im Home-Tab auf „New Meeting“ klicken.
- Details eintragen und im Meeting-Tab auf „Add a Zoom Meeting“ klicken.
- Die Einstellungen den Anforderungen entsprechend anpassen.
Zoom-Meetings für andere planen
Damit Assistenten die Besprechungen für ihren Vorgesetzten planen können, müssen Vorgesetzte und Assistenten das Add-in für Outlook installiert haben. Der Vorgesetzte oder Administrator führt folgende Schritte aus:
- Im Profil unter us/signin einloggen.
- „Settings“ auswählen, zu „Schedule Privilege“ scrollen und „Add“ klicken.
- Jetzt die E-Mail-Adresse der berechtigten Person eintragen und mit Klick auf „Assign“ bestätigen.
Für den Assistenten sollte unter „Meine Kalender“ der Kalender des Vorgesetzten auswählbar sein. Der Assistent plant jetzt Zoom-Meetings und konfiguriert diese. Zoom bietet für die Funktion eine Anleitung zum Ausdrucken an (in Englisch).
Zusammenfassung
Ist Zoom in Outlook integriert, erstellen und bearbeiten Sie die Termine für Videokonferenzen direkt im Outlook Kalender. Add-ins für die Desktop- und Web-Version sind verfügbar und es besteht die Möglichkeit, dass Assistenten Konferenzen für Vorgesetzte planen. Installieren Sie jetzt die passende Erweiterung für Ihre Microsoft Office Suite und planen Sie Ihre Besprechungen bequem in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung.
Titelmotiv: Photo by Helena Lopes on Unsplash
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Bei uns ist Zoom aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Auch sehr praktisch: In der kostenlosen Version können bis zu 100 Teilnehmern mitmachen. Wegen der beschränkten Zeit würde ich aber empfehlen, auf die kostenpflichte Version umzusteigen. Denn dieses Zeitlimit von 40 Minuten ist nicht ideal.