Wie Sie einen Mail Server mit Plesk einrichten

Als Freelancer oder Agentur werden Sie in Bezug auf Kundenwünsche immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Wenn Sie für Ihre Kunden neue Webseiten oder Online-Shops entwickeln, können Sie diesen zusätzlichen auch einen weiteren wichtigen Mehrwert liefern, zum Beispiel professionelle Kommunikation mit einem Mail Server.Mit einem leistungsstarken Server in Verbindung mit der Administrations-Software Plesk können Sie dieser Extra-Service einfach und kostengünstig anbieten.

Alles bereit für eine professionelle Kundenkommunikation

Zu einem professionellen Betrieb einer Webseite gehört auch eine professionelle E-Mail-Adresse mit dem eigenen Domainnamen. Das schafft bei den Empfängern Vertrauen, schließlich ist hier das eigene Branding in der E-Mail-Adresse vertreten. Wenn zum Beispiel der Ingenieur Müller seine E-Mails von info@ingenieur-müller.de versendet, macht das bei seinen Kunden einen wesentlich professionelleren Eindruck, als wenn er die E-Mail-Adresse eines kostenlosen Anbieters nutzen würde, die dann folgendermaßen aussehen würde: ingenieur-mueller548@freemail-anbieter.de.

Mit Plesk können Sie E-Mail-Postfächer auf dem Kundensystem im Nu einrichten. Die notwenigen Schritte sind sogar so einfach, dass auch technisch wenig versierte Kunden nach einer kleinen Einführung selbst eigene E-Mail-Postfächer einrichten oder auch löschen können. Viele nützliche Sicherheits- und Komfortfunktionen, wie Spamschutz und Autodiscover, machen Plesk dabei zu einem guten und nützlichen Helfer für Sie und Ihre Kunden.

Plesk und Virtual Server

Für die Einrichtung eines Mail Servers mit Plesk benötigen Sie eine performante Hosting-Plattform, wie zum Beispiel einen vServer. Da Plesk einige Hintergrund-Scripte benötigt, über die die Arbeitsroutinen ablaufen, sollte der Server entsprechend ausgestattet sein. Sparen Sie daher nicht am falschen Ende , sondern setzen Sie auf ein zuverlässiges und leistungsstarkes System in Verbindung mit einem guten Kunden-Service. Virtual Server von Host Europe sind für alle Arten von E-Mail-Services bestens gerüstet, denn sie bieten:

ausreichende Prozessorleistung
genügend Arbeitsspeicher
SSD-Festplatten für schnellen Datenzugriff

Im Gegensatz zu einem Shared-Hosting-Produkt haben Sie mit einem Virtual Server deutlich mehr Möglichkeiten. Sie können beispielsweise E-Mail-Konten und E-Mail-Adressen einfacher und übersichtlicher verwalten. Zudem steht Ihnen eine wesentlich bessere Performance zur Verfügung, als bei einem Shared-Hosting Angebot. Im Notfall können Sie außerdem jederzeit auf ein kompetentes Support-Team zurückgreifen, das Probleme schnellstmöglich findet und löst.

E-Mail-Kommunikation mit Plesk

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse in Plesk einrichten, sollten Sie wissen, ob Sie für diese auch ein eigenes E-Mail-Konto (Postfach) anlegen müssen oder ob es nur eine weitere Adresse für ein bereits bestehendes Konto sein soll. Denn ein E-Mail-Konto bekommt eigenen Speicherplatz zugewiesen, der vom Gesamtkontingent des Kunden auf Ihrem Server abgezogen wird, während eine weitere Adresse nur ein weiterer Name ist, unter dem E-Mails in ein bereits bestehendes Postfach eingehen.

Sie können den Speicherplatz pro E-Mail-Konto individuell festlegen. Entweder verwenden Sie die Voreinstellung, die Sie auch bereits bei der Anlage des Abonnements in Plesk angegeben haben, oder aber, Sie legen eine neue Speichergröße fest. Dies kann zum Beispiel notwendig sein, wenn ein Mitarbeiter – etwa im Bereich Grafik – regelmäßig deutlich größere Dateien per E-Mail erhält.

Außerdem können Sie eine externe Kontaktadresse angeben. Das hat einen großen Vorteil, denn mit einer externe E-Mail-Adresse ist es einfacher, bei Bedarf das Passwort wiederherzustellen, da dafür dann kein Admin-Zugang notwendig ist.

Hinweis zu E-Mail-Aliase. Über den Reiter E-Mail-Aliase können Sie weitere alternative E-Mail-Adressen für Ihr derzeit aktives Konto festlegen. Über diese Alias-Adressen können Sie allerdings nur E-Mails empfangen, es können darüber aber keine E-Mails versendet werden. Ein Alias ist nur ein anderer Empfangsname.

Absicherung der E-Mail-Kommunikation mit Plesk

Das Thema Sicherheit bzw. Absicherung der E-Mail-Kommunikation ist besonders wichtig. Deswegen möchten wir dieses Thema ausführlicher besprechen. Im Wesentlichen unterscheiden wir folgende Bereiche der Absicherung:

Spamschutz,
Virenschutz und
die sichere Verbindungen zum Server.

Spamschutz

Wenn Sie ein Postfach erstellen, können Sie in Plesk direkt einen Spamfilter aktivieren und eine Feinjustierung vornehmen. Der Standardwert sollte bereits ausreichen – trotzdem können Sie oder Ihr Kunde den Spamfilter im Bedarfsfall individualisieren, zum Beispiel wenn zu viele Spam E-Mails nicht gefiltert werden.

In der Standardeinstellung werden Spam-E-Mails weiter zugestellt. Sie sind allerdings mit dem Hinweis ***SPAM*** im Betreff gekennzeichnet. So können Sie oder Ihre Kunde diese leicht erkennen und im E-Mail-Programm eine einfache Filterregel einrichten, damit diese E-Mails dann beispielsweise direkt in den Spamordner sortiert werden.

Die Filterung wird über drei verschiedene Methoden vorgenommen:

DKIM prüft, ob der Absender zur Domain passt.
SPF prüft, ob die Domain von dem verwendeten Host versenden darf.
DMARC kombiniert beide Methoden und entscheidet, was mit der E-Mail passieren soll.

In der Standardeinstellung ist die Spamerkennung bereits schon gut eingestellt. Sie sollten jedoch immer wieder überprüfen, ob genug Spam herausgefiltert wird. Hilfreich sind hier weiterhin eine Blocklis (Blacklist) und eine Allowlist (Whitelist), die Sie anpassen können.

Spamassassin als erweiterter Spamschutz

Zusätzlich zum eingebauten Spamfilter können Sie Ihren Kunden den bewährten Spamfilter „Spamassassin“ zur Verfügung stellen. Spamassassin wird seit vielen Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und kommt auf vielen Servern zum Einsatz. Sie können ihn kostenlos in Plesk aktivieren.

Tipp: Da bereits ein normaler Spamfilter aktiviert ist, könnten Sie Ihren Kunden diesen erweiterten Spamschutz zum Beispiel auch gegen eine Gebühr als Extra-Antispam-Service anbieten.

Spamassassin erkennt wesentlich mehr Spam-Emails und filtert diese sehr zuverlässig. Gerade bei stark frequentierten E-Mail-Adressen, die öffentlich auf der Kunden-Webseite stehen, kommt es zwangsläufig zu einer Zunahme von Spam-E-Mails im Laufe der Zeit. Mit Spamassassin spart der Kunde wertvolle Zeit, die er sonst mit der Durchsicht seiner E-Mails verbringen würde. Es besteht auch weniger Gefahr, dass ein Kunde unbedacht auf eine Phishing-E-Mail klickt, die seine Daten abfängt. Ein guter Spamfilter hilft also auch, Kundendaten besser zu schützen.

Für ausgehende E-Mails Port 587 nuten

E-Mail-Versand über Port 587 ist noch relativ neu in der E-Mail-Welt und kann die Sicherheit für ausgehende E-Mails weiter erhöhen.

Die Kommunikation vom E-Mail-Programm zum Server wird in Klartext aufgenommen, wechselt dann auf eine SSL-gesicherte Verbindung, um die Daten so sicher zu übertragen. Es muss also im jeweiligen E-Mail-Programm immer der Port 587 für ausgehende Mails angegeben werden. Zusätzlich muss die Authentifizierung auf STARTTLS stehen – damit eine sichere Verbindung aufgebaut werden kann.

Tipp: E-Mails, die über Port 587 versendet werden, werden seltener bei ihren Empfängern versehentlich als Spam gekennzeichnet. Ein weiterer Pluspunkt für Ihren E-Mail-Server.

E-Mail-Virenschutz

Ein zusätzlicher Virenschutz bietet Ihren Kunden mehr Sicherheit. Oft genug passiert es immer noch, dass Kundenrechner nicht ausreichend vor Viren geschützt sind oder dass der vorhandene Schutz durch falsche Bedienung oder falsche Einstellungen untergraben wird. Entweder laufen Lizenzen ab oder ein Mitarbeiter hat den Schutz versehentlich deaktiviert.

Über das Plugin „Plesk Premium Antivirus“ können Sie eingehende und ausgehende E-Mails in Echtzeit auf Viren scannen lassen. Dieser Schutz kann nicht ohne Weiteres ausgehebelt werden. Wird ein Virus in einer E-Mail erkannt, so wird der Anhang sofort gelöscht und gar nicht erst an den Kundenrechner weitergeleitet.

Tipp: Da diese beiden Dienste kostenpflichtig sind, bietet es sich an, Ihren Kunden diesen Zusatz gegebenenfalls extra in Rechnung zu stellen.

SSL/TLS-Zertifikate kostenlos mit einem Klick installieren

Ihre erste Amtshandlung nach Freischaltung Ihres Servers und dem Einloggen in die Plesk-Oberfläche sollte die Einrichtung von SSL-Zertifikaten sein. Sichern Sie jede Domain, die Sie auf dem System betreiben, mit einem SSL-Zertifikat. Sie stellen damit sicher, dass die Datenübertragung zu Ihrem Server stets über verschlüsselte Verbindungen erfolgt.

Hinweis: Die Verwendung eines SSL-Zertifikats ist in Deutschland sogar Pflicht, sobald Sie Besuchern die Möglichkeit geben, über Ihre Webseite personenbezogene Daten, Passwörter sowie Bankdaten oder Zahlungsverbindungen zu übertragen.

Für die Absicherung einer Domain mir einem SSL-Zertifikat sowie den Aufbau einer verschlüsselten Verbindung können Sie den kostenlosen Dienst „Let’s Encrypt“ nutzen, der bei Plesk bereits vorinstalliert ist. Erwähnen Sie dies auch gegenüber Ihren Kunden, denn das schafft Vertrauen.

Tipp: Wenn Sie ein Hosting-Abonnement für Ihre Kunden einrichten bzw. die Domains anlegen, sollten Sie diese in diesem Zug auch direkt mit einem passenden SSL-Zertifikat absichern. Neben der verschlüsselten Verbindung zum Posteingangs-/Ausgangsserver wird damit auch die Verbindung zu Webmail abgesichert.

Weitere Informationen zur Erstellung von Let’s Encrypt-Zertifikaten mit Plesk finden Sie in unserem Beitrag: Wie Sie ein Let’s Encrypt Zertifikat erstellen

Weitere hilfreiche Komfort-Funktionen von Plesk

Plesk bietet Ihnen viele weitere Komfort-Funktionen für Ihre Kunden, die das Einrichten und Nutzen von E-Mail-Adressen erleichtern. Da Ihre Kunden sich wahrscheinlich wenig bis gar nicht mit technischen Details auskennen, macht es Ihnen Plesk so einfach wie möglich.

Autodiscover

Mit dieser simplen, aber genialen Funktion ist Ihr E-Mail-Server selbst für E-Mail-Anfänger bestens geeignet, denn Plesk nimmt Ihnen viel Arbeit ab. Sie kennen vielleicht noch die umständliche Variante, wenn Sie z.B. eine E-Mail-Adresse von einem Freemail-Anbieter mit einem E-Mail-Programm wie Thunderbird oder Outlook nutzen wollen:

Sie registrieren eine neue E-Mail-Adresse und möchten diese dann mit einem Programm wie Thunderbird oder Outlook verwenden.
Oft reicht es dann nicht. einfach nur die E-Mail-Adresse und das Passwort anzugeben.
Das Programm will meist auch wissen, auf welchem Server die E-Mail-Adresse liegt und welchen Port Sie verwenden möchten.
Oft muss dazu auch das Sicherheitsverfahren passend angegeben werden.

Das alles hat Potenzial für häufige Supportanfragen. Um den Aufwand so gering wie möglich zu halten, haben die Anbieter FAQ-Seiten erstellt – trotzdem gibt es häufig Probleme. Diesen Aufwand sollten Sie sich sparen und Ihre Zeit besser in die Erfüllung von wichtigen Kundenwünsche investieren.

So geht’s: Sobald ein Kunde seine E-Mail-Adresse und das richtige Passwort in sein E-Mail-Programm eingibt, fragt dieses beim Server nach der richtigen Domain für den Eingangs- und Ausgangsserver. Diese werden automatisch mit den entsprechenden Einstellungen gesetzt und die Einrichtung ist abgeschlossen.

Ist der E-Mail-Server von Plesk einmal mit dem E-Mail-Programm verbunden, kann der Kunde auf diese Weise sehr einfach weitere E-Mail-Adressen anlegen. Er muss dann lediglich die neue E-Mail-Adresse und das Passwort in das E-Mail-Programm eintragen. Der Kunde kann so Vieles selbst verwalten und ist dadurch flexibler.

Webmail

Es mag vielleicht banal klingen, aber es gibt Menschen, die kein E-Mail-Programm verwenden möchten und auch unterwegs kein Smartphone dabeihaben. In Plesk ist bereits eine Webmail-Oberfläche enthalten, die Sie Ihren Kunden anbieten können – selbstverständlich lässt sich auch diese per SSL absichern .

Die Verwendung eines E-Mail-Programms ist zwar bequem, aber auch ein Sicherheitsrisiko. Wie oben bereits erwähnt, können darüber unter Umständen Viren auf den PC des Kunden gelangen. Dienste wie GSuite basieren auch auf komplett Web-basierten Produkten. So setzen auch immer wieder große Unternehmen darauf, keine E-Mails lokal abzurufen, sondern alle E-Mails auf dem Server selbst zu lassen.

Mit einer SSL-geschützten Webmail-Oberfläche können auch Sie Ihren Kunden einen solchen Service bieten. Ein Virtual Server von HostEurope bietet Ihnen hierfür die richtige Grundlage. Zusammen mit dem Spam- und Virenschutzfunktionen von Plesk besteht eigentlich kein zwingender Grund für den Einsatz eines lokal installierten E-Mail-Programms.

In der Standard-Einstellung erreichen Sie die Webmail-Oberfläche über die Adresse https://webmail.ihre-domain.de. Nach der Eingabe der E-Mail-Adresse und des Passworts sehen Sie das Webmail-Programm Roundcube, womit Sie oder Ihr Kunde bequem E-Mails lesen, schreiben oder in Ordnern verwalten können.

Mit Roundcube können Sie E-Mails genauso einfach wie mit Outlook oder Thunderbird lesen, als Spam markieren oder in Unterordner verschieben. Auch Anhänge können Sie, wenn gewünscht, von hier aus speichern. Die Oberfläche passt sich an jedes Endgerät an, mit dem Sie Ihre E-Mail abrufen möchten. Dank gesicherter SSL-Verbindung ist alles verschlüsselt.

Wenn Sie E-Mails versenden möchten, können Sie auch die Empfänger-Adresse in einem Adressbuch für die spätere Wiederverwendung oder die Allowlist (Whitelist) speichern.

Anhänge können ebenfalls angehängt werden. Roundcube ist für Sie und Ihre Kunden ein vollwertiges E-Mail-Produkt, das Sie nicht extra installieren müssen.

Mail Server mit Plesk einrichten – Fazit

Wie Sie sehen, macht es Ihnen Plesk sehr leicht, Ihren Kunden Dienste für die professionelle E-Mail-Kommunikation anzubieten. Denn Plesk nimmt Ihnen eine Vielzahl wichtiger Aufgaben ab und dabei auch für die notwendige Sicherheit beim E-Mail-Verkehr mit Spam- und Virenschutz. Plesk können Sie direkt bei der Bestellung ganz einfach zu Ihrem Virtual Server, Root Server oder Dedicated Server hinzubuchen.

Titelmotiv: Bild von Gerd Altmann auf Pixabay

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