Mit OneDrive for Business synchronisieren Office 365-Benutzer Ihre Business-Daten über die Microsoft Wolke auf unterschiedlichen Endgeräten. Auch das Teilen und Bearbeiten dieser Daten mit anderen Benutzern ist möglich. Die Grundlage eines OneDrive for Business Einsatzes ist SharePoint Online, ein Bestandteil bestimmter Office 365 Pläne. Hier ein paar Tipps rund um den professionellen Cloud-Service von Office 365.

Tipps zum professionellen Cloud-Service von Office 365

OneDrive for Business ist eine private Bibliothek zum Speichern und Organisieren der eigenen Arbeitsunterlagen. Als integraler Bestandteil von Office 365 sorgt OneDrive for Business dafür, dass Nutzer innerhalb des Unternehmens mit Features wie dem direkten Zugriff auf das gemeinsame Adressbuch arbeiten können. Wer Office 365 verwendet, erhält automatisch 1 TB Speicherplatz in der OneDrive-for-Business-Cloud.

Voraussetzung für die Zusammenarbeit: Die Datenfreigabe

Alle Dateien, die in OneDrive for Business gespeichert werden, sind anfänglich als privat gekennzeichnet, d. h., dass nur der Nutzer sie anzeigen kann, bis sie freigegeben werden. Die Freigabe geht ganz einfach: Eine Datei wird in den Ordner „Für jeden freigegeben“ verschoben. Oder es wird eine Dateifreigabe für bestimmte Mitarbeiter eingerichtet, um an Projekten zusammenarbeiten zu können. Wenn Office 365 genutzt wird, können Dateien auch für Geschäftspartner außerhalb des Unternehmens freigegeben werden. Administratoren können über die neuen Verwaltungstools aber steuern, welche Freigaben die Mitarbeiter jeweils erteilen dürfen.

Tipp: Wenn Sie mit der Outlook Web App eine E-Mail senden, können Sie eine OneDrive for Business-Datei als Link anfügen, anstatt sie als Anlage zu senden. Wenn Sie eine Datei als Link anfügen, geben Sie den Personen, an die Sie die Nachricht senden, automatisch die Berechtigung zum Bearbeiten der Datei. Darüber hinaus sparen Sie Platz im Posteingang der Benutzer und ermöglichen ihnen, an der gleichen Kopie in OneDrive for Business zu arbeiten.

Der Unterschied zwischen OneDrive und OneDrive for Business

OneDrive for Business unterscheidet sich von OneDrive, bei dem es sich um einen rein privaten Speicherort handelt, der nichts mit Ihrer Arbeit zu tun hat. OneDrive for Business wird vom Administrator verwaltet und ermöglicht es Ihnen, Arbeitsunterlagen freizugeben und gemeinsam mit Kollegen daran zu arbeiten. Dabei unterscheidet sich OneDrive for Business auch von Ihrer Office 365-Teamwebsite, die zum Speichern von Teamdokumenten oder projektbezogenen Dokumenten vorgesehen ist. Wenn Sie über ein kleines Unternehmen verfügen, sollten Sie idealerweise Ihren Dateispeicher so einrichten, dass OneDrive for Business und Office 365-Websites zusammen genutzt werden.

Zwar kann das persönliche OneDrive nicht mit dem Office 365 Business-Konto verbunden werden, doch können Dateien dazwischen kopiert und verschoben werden.

Und, so funktioniert’s:

  • Synchronisieren Sie beide Versionen von OneDrive auf Ihren lokalen Computer.
  • Öffnen Sie beide Ordner auf Ihrem Computer, und kopieren oder ziehen Sie Dateien aus einem Ordner in den anderen.
  • Synchronisieren Sie beide Ordner erneut mit OneDrive.

Kleiner Hinweis: In der Kopfzeile auf der Office 365-Website wird der Begriff „OneDrive“ als Abkürzung für OneDrive for Business angezeigt, um übersichtlicher zu bleiben.

Wie Sie OneDrive for Business mit dem Computer synchronisieren

Zum Synchronisieren von OneDrive for Business mit Ihrem lokalen Computer benötigen Sie die OneDrive for Business-Synchronisierungs-App, mit deren Hilfe Sie Ihre OneDrive for Business-Bibliothek oder andere Bibliotheken auf der SharePoint-Website auf Ihren Computer synchronisieren können. Diese Synchronisierungs-App ist für Office 365-Abonnements, die Office 2016-Anwendungen beinhalten, verfügbar. Melden Sie sich für die Synchronisierung bei Office 365 an, wählen Sie am oberen Rand der Seite OneDrive aus, und klicken Sie dann auf „Synchronisieren“. Und schon kann es losgehen.

Kleiner Ausblick: kurzfristig Office 365 Groups, langfristig SharePoint

Für kleine oder kurzfristige Projekte sind Office 365 Gruppen das passende Collaboration-Werkzeug, indem Exchange-Gruppen-Ordner die Mails speichern, OneDrive for Business die Projekt-Dokumente. Für langfristige und mittlere bis große Projekte empfiehlt es die volle Funktionalität von SharePoint-Metadaten und Team Sites, um

  • Dokumente mit Metadaten zu klassifizieren, damit die Anwender diese später wiederfinden.
  • E-Mails als klassifizierte Dokumente zu speichern, so dass sie später bei Audits und im Wissensmanagement wiedergefunden werden können.
  • mit SharePoint Team Sites Projektmitgliedern das Teilen von Aufgaben, Ankündigungen und Kontakte einfach zu ermöglichen, und damit die Anforderungen größerer Unternehmen zu erfüllen.

Zum Schluss noch kurz zum Thema Sicherheit: OneDrive for Business ist Teil von Office 365. Die Data Center, die Microsoft für die Speicherung der Daten benutzt, unterliegen den höchsten Regularien-Standards wie HIPAA, ISO 27001, EU Model Clause, FISMA. Zusätzlich werden Daten auf dem Transportweg verschlüsselt.

Tipps zur Nutzung:

Hinter OneDrive for Business verbirgt sich SharePoint-Technologie. Deshalb gilt es, ein paar Dinge für die optimale Nutzung zu beachten:

  1. Maximale Größe der Dateien:
    Die Dateigröße, die in OneDrive hochgeladen werden können, beträgt maximal 10 GB.
  2. Zeichen für Dateien und Ordner:
    In SharePoint Online können Dateinamenspfade bis zu 256 Zeichen enthalten. Hinweis: In einigen Szenarien kann der Grenzwert weniger als 256 Zeichen sein, insbesondere bei einem langen URL-Pfad.
  3. Ungültige Zeichen:
    Die folgenden Zeichen in Dateinamen werden beim Synchronisieren von OneDrive for Business nicht unterstützt:

    • # (Nummernzeichen)
    • % (Prozent)
    • < (kleiner als)
    • > (größer als)
    • : (Doppelpunkt)
    • “ (doppelte Anführungszeichen)
    • | (Verkettungszeichen)
    • ? (Fragezeichen)
    • * (Sternchen)
    • / (Schrägstrich)
    • \ (umgekehrter Schrägstrich)
  4. Dateien müssen beim Synchronisieren geschlossen sein:
    Eine geöffnete Datei kann nicht von OneDrive for Business synchronisiert werden. Erst schließen und dann synchronisieren!
  5. OneDrive-Bibliotheken, die ein Auschecken erfordern oder bei denen IRM aktiviert ist:
    OneDrive unterstützt keine Synchronisierung von Bibliotheken, die ein Auschecken erfordern, oder Bibliotheken, die durch Information Rights Management (IRM) geschützt sind.
  6. Synchronisierungsordner ist auf einem Netzlaufwerk festgelegt:
    Sie können kein Netzwerk oder zugeordnetes Laufwerk als OneDrive-Synchronisierungsspeicherort hinzufügen.

Dieser Artikel basiert unter anderem auf Informationen von Hans Brender’s Blog https://hansbrender.com

OneDrive for Business ist Bestandteil der Office 365 for Business-Produkte von Host Europe. Erfahren Sie mehr. Zur Produktübersicht von Office 365.

Quellen:

Jana Behr

Jana Behr ist IT-Fachredakteurin, PR-Beraterin sowie Bloggerin aus Köln und beschäftigt sich leidenschaftlich gern mit allen Themen rund um IT, Telekommunikation und Digitalisierung.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.