Die elektronische Post ist eine der einflussreichsten Innovationen der Neuzeit.
Sie ist der meistgenutzte Dienst des Internets. Mit Hilfe von E-Mail lassen sich Nachrichten und angehängte Dokumente innerhalb von Sekunden global zustellen. Dabei wird ein asynchrones Kommunikationsverfahren verwendet, d.h. der Versender übermittelt die E-Mail unabhängig von der Anwesenheit des Empfängers. Dieser empfängt die Sendung bei seiner Rückkehr, also analog zum Prinzip der Briefpost.
Synchrone Verfahren werden hingegen in Chats, Messenger-Diensten und ähnlichen Lösungen angewendet, bei denen zuerst eine „Verbindung“ zwischen Sender und Empfänger vorhanden sein muss, bevor eine Nachricht gesendet werden kann.

Fakten rund um den E-Mail-Versand

E-Mail gilt mittlerweile als das Standard-Medium zur Übertragung von geschäftlichen Inhalten.
Nach einer Schätzung des Technologie-Marktforschungsunternehmen „The Radicati Group“ kann man im Jahr 2015 von etwa 112,5 Milliarden gesendeten und empfangenen Business-E-Mails pro Tag ausgehen. Auch im privaten Bereich werden dieses Jahr täglich schätzungsweise 93,1 Milliarden E-Mails ausgetauscht. Die Tendenz ist nach wie vor steigend. Weiteren Schätzungen von „We Are Social Singapore“ zufolge gibt es 2015 mehr als 3 Milliarden Menschen, die aktiv das Internet nutzen. Vorausgesetzt, dass alle Internet-User auch via E-Mail kommunizieren, ergibt sich rein privat ein E-Mail-Aufkommen von durchschnittlich etwa 30 Nachrichten pro Tag.

Nicht alle Elemente im Posteingang sind von gleicher Wichtigkeit. Viele Nachrichten sind lediglich aus Apps und Anwendungen heraus automatisierte Erinnerungen zu Terminen oder einfache Hinweise zu temporär günstigen Angeboten aus verschiedenen Online-Shops. Einige E-Mails sind es jedoch immerhin wert, archiviert zu werden, wie z.B. Anmeldeinformationen, Bestätigungen von Online-Käufen und anderen Rechtsgeschäften oder offizielle Korrespondenzen, beispielsweise mit Behörden. 

Wichtige Protokolle

Neben SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, traditionell auf Server-Port 25 bzw. 587 mit Benutzerauthentifizierung) zum Versand von E-Mails hat sich ein weiteres Protokoll zum Quasi-Standard entwickelt: POP3 (Post Office Protocol in der Version 3, Standard-Port ist 110 bzw. 995 inklusive Verschlüsselung). Beide Protokolle sind technisch relativ einfach aufgebaut und reichen oft für den täglichen Nachrichtenverkehr aus.


Im analogen Vergleich der elektronischen Post zur herkömmlichen Briefpost („Snailmail“, „Schneckenpost“) kann man sich das Abrufen der E-Mails im Posteingang des E-Mail-Clients auch folgendermaßen vorstellen:

  1. Der Empfänger öffnet den Briefkasten an seinem Haus.
  2. Daraufhin werden alle neuen Sendungen auf einmal zugestellt.
  3. Er nimmt alle diese Sendungen heraus und legt sie anschließend an einen Ort seiner Wahl, von dem er annimmt, seine Post sei dort sicher.

Grundsätzlich entspricht dieser Vergleich tatsächlich der Realität, allerdings hinkt er auch ein wenig: Die Briefpost enthält geschlossene Briefumschläge, so dass sichergestellt ist, dass nur der Empfänger in der Lage ist, die Inhalte seiner Sendungen zu lesen. E-Mails sind hingegen eher mit Postkarten vergleichbar, da sie diese Absicherung nicht von Hause aus mitbringen, d.h. das Protokoll ist nur für die Übertragung zuständig und bietet daher selbst keine Absicherung gegen Fremdzugriff.

Beim elektronischen Postversand hat der Empfänger mit einem POP3-Briefkasten zusätzlich die Option, nur eine Kopie der Post tatsächlich „abzuholen“ und die Originale auf dem Mailserver (einer „eigenen“ kleinen Postfiliale) zu belassen. Er kann auf einem anderen Gerät (analog seiner Ferienwohnung oder einem zweiten Wohnsitz) ebenfalls die Originale oder aber auch weitere Kopien als Gesamtpaket abholen. Da dies aufgrund der Kapazitäten der Poststelle nicht unendlich weit fortgeführt werden kann, müssen die Originale entweder irgendwann dort aussortiert (gelöscht) oder abgeholt (heruntergeladen) werden. Das Prinzip ist also denkbar einfach.

Allerdings ergeben sich aus der Simplizität von POP3 auch einige entscheidende Nachteile:

  • Eine Synchronisation zwischen dem verwendeten Endgerät und dem E-Mail-Konto ist nicht möglich.
  • Datensicherungen müssen manuell durchgeführt werden.
  • Ordnerstrukturen im Posteingang werden nicht unterstützt.

Das IMAP-Protokoll bietet mehr Möglichkeiten

Eine elegantere Alternative zu POP3 ist IMAP (Internet Message Access Protocol). Mit der Möglichkeit, Ordnerstrukturen und dazu passende Eingangsfilter einzurichten, hilft IMAP in Bezug auf die Übersichtlichkeit im Posteingang ein großes Stück weiter. Eine echte Synchronisation der E-Mail-Konten auf dem Endgerät mit dem Mailserver sorgt dafür, dass alle verwendeten Geräte stets den gleichen Stand des Posteingangs darstellen können. Ferner werden stets nur „Ansichten“ der E-Mails angefordert, die Originale verbleiben auf dem Server in der selbstorganisierten Ordnerstruktur.
Auch ausgehende E-Mails können dort gespeichert werden. Ein „Push“-Mechanismus informiert über eingehende Nachrichten. Die Information darüber, ob eine Nachricht bereits gelesen wurde, wird durch die Synchronisation auf allen Geräten gleich gehalten. Eine lokale Speicherung der Mails ist zudem optional möglich, dann wird eine „Kopie“ auf dem Endgerät abgelegt.


Um die Zusammenhänge in unserem analogen Schneckenpost-Beispiel zu verdeutlichen, stellen wir uns die gleiche Situation im Zusammenhang mit IMAP vor:

  1. Der Empfänger richtet an jeder beliebigen Stelle, an der er über eingehende Nachrichten informiert werden möchte, einen „Briefkasten“ ein.
  2. Dieser Briefkasten wird nie wirklich gefüllt, sondern enthält lediglich eine Anzeigetafel, auf der darüber informiert wird, wie viele neue Nachrichten eingegangen sind, seit dem der Empfänger das letzte Mal einen seiner Briefkästen besucht hat.
  3. Der Empfänger hat die Möglichkeit, seine Briefkästen mit Fächern weiter zu gliedern, um beispielsweise je nach Absender zu sortieren.
  4. Entscheidet sich der Empfänger, eine dieser Nachrichten zu lesen, wird sie auf der Anzeigetafel für ihn dargestellt. In allen seiner Briefkästen wird diese Nachricht anschließend als gelesen markiert.

Insgesamt bietet IMAP also folgende Vorteile gegenüber POP3:

  • Die Einrichtung von Ordnerstrukturen im Posteingang ist möglich.
  • Echte Synchronisation mit dem Mailserver auf allen Endgeräten ist die Regel.
  • Der Postausgang kann ebenfalls in Ordnern auf dem Server gespeichert werden.
  • Push-Informationen zum Posteingang informieren über neue Nachrichten.
  • Der Lesestatus für E-Mails wird ebenfalls synchronisiert.
  • Datensicherungen können vom Anbieter des Mailservers angeboten werden. Hier ist oft auch eine entsprechende Infrastruktur vorhanden, um die Daten redundant und fachgerecht zu sichern.

Die Absicherung der E-Mail-Daten ist ein besonders wichtiger Punkt und soll daher zusätzlich kurz umrissen werden. Für die Absicherung gegen unbefugten Zugriff bei der Übertragung und die spätere Ablage bei der Archivierung können spezielle Verschlüsselungstechnologien eingesetzt werden. Während für die sichere Übertragung lediglich kleine Einstellungen am E-Mail-Konto vorgenommen werden müssen, ist die lokale Speicherung der gesamten, weiterhin benötigten E-Mail-Historie (z.B. bei Verwendung von POP3) nicht ganz so trivial, wie es auf den ersten Blick erscheint. Die Daten sind im Idealfall sowohl redundant und dadurch reproduzierbar, sowie räumlich und technisch gegen unerlaubten Fremdzugriff zu speichern.


Eine weitere notwendige Absicherung gilt den potenziellen, äußeren Einflüssen auf die Daten, wie beispielsweise:

  • Brand- und Wasserschäden
  • Hardware-Ausfälle durch Überspannung oder Erschütterungen (bei Erdbeben)
  • Begrenzte Lebensdauer der Hardware-Komponenten

Mit großer Wahrscheinlichkeit ist Ihr E-Mail-Provider eher in der Lage als Sie selbst, Ihre E-Mails durch modernste Rechenzentrums-Technologie gegen äußere Einflüsse zu schützen und alle Daten sicher gegen den Zugriff Dritter verschlüsselt und daher ausschließlich für Sie dauerhaft vorzuhalten.

Quellen zu IMAP im Internet

Die wichtigsten Links aus dem Artikel mit zusätzlichen, hilfreichen Informationen zu den gängigen E-Mail-Protokollen und Statistiken werden nachfolgend noch einmal gesammelt aufgeführt:

Fazit

IMAP bietet Ihnen viele Vorteile in der Bedienung Ihres E-Mail-Posteingangs, insbesondere wenn Sie Ihre Nachrichten auf verschiedenen Endgeräten abrufen und besonderen Wert auf die Sicherung Ihrer E-Mail-Daten legen.

Sie haben noch kein passendes E-Mail-Produkt?

Mit Hilfe der folgenden Produkte können Sie Ihren Posteingang individuell gestalten und alle Vorteile des IMAP-Protokolls nutzen:






Wir wünschen viel Erfolg bei der Einrichtung einer effizienten Ordnerstruktur in Ihrem IMAP-Posteingang und stehen jederzeit gerne für Fragen und Anregungen unter support@hosteurope zur Verfügung.

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Thomas von Mengden

Social Media Manager & PR Comms bei Host Europe GmbH
Thomas von Mengden ist als Redakteur und Autor des Blog & SEO-Teams für die Host Europe GmbH tätig, einem der größten Anbieter von Domain- und Webhosting in Europa. Privat interessiert sich Thomas vor allem für alle Art technischer Gadgets, Web-Entwicklung, SEO und Sport.

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