Was kann eine ERP-Software für das Auftragsmanagement tun? Sinn und Zweck eines Systems zum Auftragsmanagement ergibt sich bereits aus seinem Namen und ist eine geschäftliche Anwendung. Das Auftragsmanagement ist oft ein Kernbestandteil von sog. ERP-Systemen sowie CRM- und Business-Software und ist dort in unterschiedlichen Variationen ausgeprägt. Während einige Unternehmen komplexe Produktionsaufträge organisieren müssen, haben Online-Shops bei einem Bestelleingang vor allem in der Logistik zu tun; projektgetriebene Dienstleister haben dem hingegen einen größeren Aufwand dabei das entsprechende Projekt aufzusetzen und durchzuführen. So ist ein passendes System für das Auftragsmanagement auch irgendwie immer eine Branchenlösung. Es braucht also einen entsprechenden Business-Case.
Die ERP- bzw. Auftragsmanagement-Software steuert die Prozesskette von Anfragen über Preisinformationen, Angebote hin zu Aufträgen und Verträgen mit anschließender Lieferung samt Rechnungslegung. Ziel ist es, die anfallenden Aufgaben zu einem Auftrag gut strukturiert, transparent und effizient abzuarbeiten. So wird das Unternehmensziel einer hohen Kundenzufriedenheit positiv beeinflusst, weil es – mehr oder weniger ausgeprägt – Standardprozesse im Sinne des Qualitätsmanagements gibt. Trotz der linear ablaufenden Prozesse sind Inhalt und Umsetzung in der Software sehr individuell. Jedes Unternehmen hat seine internen Abläufe auf die individuellen Bedürfnisse der beteiligten Abteilungen und Anforderungen der Branche zugeschnitten. So wird aus einem Tool zur Auftragsabwicklung schnell ein komplexes ERP- oder CRM- Projekt.
Nur ganz selten haben Unternehmen bei der Entwicklung ihrer Software und IT-Landschaft auf eine All-in-One Lösung gesetzt. Vielfach besteht die IT-Infrastruktur aus unterschiedlichen Software-Lösungen für die Unternehmensbereiche Kundenbetreuung (Vertrieb & Marketing), Buchhaltung, Rechnungsmanagement, Lagerverwaltung mit Warenwirtschaft und Produktion.
So ist es bspw. sinnvoll für ein produzierendes Gewerbe in eine ERP-Software mit Auftragsbearbeitung zu investieren, wo hingegen ein Beratungs- bzw. Dienstleistungsunternehmen eher in eine CRM-Software mit integriertem Auftrags- und Rechnungssystem investieren sollte. Ein für sich allein stehendes System zur Auftragsbearbeitung ist eher ineffizient, da die Daten an die entsprechenden Systeme z.B. zur Fakturierung weitergegeben werden müssen. Eine automatisierte Datenübergabe ist nur über Schnittstellen möglich.
Welche Funktionen muss eine ERP-Software zur Auftragsbearbeitung haben
Das sind die Standardfunktionen!
Aufträge sind für sich genommen Vorgänge mit Kundenbezug, insofern sollte es in jedem Fall möglich sein Kommunikation/Korrespondenz zu einem Auftrag zu führen/zu pflegen. Außerdem muss natürlich eine Verknüpfung zum entsprechenden Kundenkontakt erstellt werden können. Oft ergibt sich ein Auftrag erst aus vertrieblicher Arbeit in Form einer Annahme eines Angebots, dem auch ein Akquiseaufwand voranging. Insofern sollte der Auftrag bestenfalls mit wenigen Klicks aus einem zuvor kalkuliertem Angebot erstellt werden können.
Im Auftrag sollten Korrespondenzen gepflegt, zum Auftrag gehörende Artikel hinterlegt und Kundendaten verknüpft werden können. Weiterhin kann es je nach Einsatzzweck sinnvoll sein, Informationen aus einem Warenwirtschafts- bzw. Lagerhaltungssystem abzubilden. In speziellen Szenarien ist es mitunter erforderlich Unteraufträge z.B. an Subauftragnehmer oder Lieferanten zu erzeugen, um einem bestimmten Arbeitsablauf gerecht zu werden. Da ein Auftrag selten von nur einem einzigen Mitarbeiter abgearbeitet wird, haben sich Systeme bewährt, die einen Workflow innerhalb eines bestimmten Personenkreises unterstützen, indem z.B. Aufgaben delegiert oder auch Standardprozesse und Teilaufgaben automatisiert werden können.
Da aus einem Auftrag unweigerlich auch ein buchhalterischer Prozess entsteht, werden hier die Grundlagen für die spätere Fakturierung gesetzt; im Idealfall können buchhalterische Belege, wie Verträge und Rechnungen direkt aus dem Auftrag erstellt werden, um diese nachfolgend entweder einmalig und/oder wiederkehrend abzurechnen. Die zuvor angelegte Artikelkalkulation sollte dazu möglichst einfach und direkt übernommen werden können, um zusätzlichen Arbeitsaufwand zu vermeiden.
- B2B Kontaktverwaltung mit Verknüpfungen zu Aufträgen
- Abbildung verschiedener Kontaktarten (Lieferant, Partner, Kunde u.v.m.)
- E-Mail- und Telefonaktivitäten mit Verknüpfung zu Aufträgen und Kontakten
- Versionierung von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Lieferscheinen und Verträgen
- Automatisierung von Standard und Teilaufgaben
- Integration von Workflows (z.B. Freigabe durch 2-6 Augenprinzip)
Usability und Anpassbarkeit an die Bedürfnisse des Unternehmens
Unternehmen haben individuelle Prozesse, die sie einzigartig machen. Dies muss eine Software berücksichtigen. Besonders wenn das System mehr umfasst als die einfache Aufnahme von Aufträgen. Es müssen Produktions- bzw. Kundenbetreuungsprozesse genau betrachtet werden. Dabei können zusätzliche Felder, benutzerdefinierte Ansichten oder spezielle Auswertungen den Umgang mit der Software erleichtern und Ressourcen sparen. Die einfache Übernahme von Daten aus Kontakten, Rechnungskonten, Angeboten etc. macht ein modernes Auftragsmanagement geschäftlich wertvoll. Automatisierte Teilschritte unterstützen die Anwender und die Produktivität des gesamten Unternehmens. Natürlich sollte eine grundlegende Usability in Form einer guten Übersicht über die Datensätze und eine gute Erreichbarkeit der Funktionen gegeben sein. Vor allem müssen die Klickpfade bis zur gewünschten Aktion minimal sein. Optimalerweise sollten die meisten Aufgaben mit 3 bis 4 Klicks in der Software abgeschlossen sein. Versteckte Kontextmenüs oder viele Abhängigkeiten bei den Aktionen sollte es nicht geben. Außerdem ist es immer gut, wenn bestehendes PC-Anwenderwissen auch bei neuen, speziellen Softwaresystemen zur Anwendung kommen kann.
- Automatiserung von Teil- und Standardaufgaben
- Einfache Übersicht durch Dashboards, Filter und benutzerdefinierte Ansichten
- Geringe Klickpfade bis zur gewünschten Aktion
- Wenig versteckte Kontextmenüs
- Nutzung von Anwenderwissen aus Fremdsystemen
Integration bzw. Anbindung von bestehenden Softwaresystemen
Start-ups haben den großen Vorteil, dass sie quasi „auf einer grünen Wiese“ beginnen, und nicht den Ballast eines großen Bestandsdatenfundus zu tragen haben. Insofern verschlankt sich der Aufwand bei der Einführung einer entsprechenden Software.
Für Unternehmen und Organisationen mit einem Set an Bestandsdaten bieten sich in der Regel zwei Optionen an, damit umzugehen:
- Die Übernahme der Bestandsdaten aus dem Altsystem in das Neusystem (Migration von Daten)
- Der Abgleich und Austausch von Daten zwischen zwei (oder mehr) nebeneinander existierenden Systemen nach bestimmten Regeln (Datensynchronisation)
Bei einfachen, einmaligen Datenimports bieten sich oft tabellengestützte Imports an, so wird z.B. das verbreitete CSV-Tabellenformat von den meisten Anwendungen unterstützt und kann auch Verknüpfungen zwischen Datensätzen abbilden. Sollen Bestandsdaten jedoch strukturiert übertragen werden, ist der Weg über eine softwaregestützte Datenmigration via sog. Middleware sinnvoll. Hierfür werden entweder direkte Anbindungen an die Datenbanken hergestellt, oder besser dafür definierte Schnittstellen genutzt, vergleichbar mit einem USB-Stecker für den PC. Ebenfalls über Middleware kann auch eine Synchronisation zwischen Systemen nach Intervallen und/oder bestimmten Auslösern realisiert werden. So kann z.B. der Datenaustausch zwischen einem CRM-System und einer ERP-Software funktional umgesetzt werden.
- Im- und Exportfunktionen über Standardschnittstellen
- Im- und Export von CSV-Dateien und Excel-Tabellen
- Webschnittstellen (REST und SOAP) für die Anbindung von Drittsoftware
Meine 3 Tipps bei der Auswahl einer ERP-Software:
- Achten Sie bei der Auswahl eines neuen Systems darauf, dass ERP- und CRM-Funktionen individuell hinzugebucht werden können. Das reduziert die Einstiegs- sowie auch die laufenden Kosten.
- Außerdem müssen minimale Anpassungen – z.B. neue Felder einfügen oder das Anpassen von Ansichten – ohne Programmierkenntnisse möglich sein. Das macht Sie unabhängiger von externen Dienstleistern und dem Hersteller und reduziert Ihre Projektkosten.
- Ganz wichtig ist die Expertise des Herstellers beim Thema Datenaustausch. Dieser muss Sie umfassend über Schnittstellen zu verschiedenen Softwaresystemen beraten können. Nur so können Sie verlässliche Projektkosten kalkulieren.
Kurz vorgestellt: 6 exzellente deutsche Anbieter für ERP-Software
TecArt ERP
Die Software der TecArt GmbH aus Erfurt ist eine moderne ERP- und CRM-Software mit integrierbarem Auftragsmanagement. Die Software lässt sich ganz leicht und flexibel zu einer All-in-One ERP-CRM-Lösungen erweitern. Zu den klassischen CRM-Funktionen können viele ERP-Module die im Auftragsmanagement benötigt werden hinzugebucht werden. Das Standardsystem bietet bereits im Kern die wichtigsten CRM-Module. Das sind ein eigener E-Mail-Client, sowie Kontakt-, Termin-, Aufgaben-, Notiz- und Dokumentenverwaltung. Durch die zusätzlichen Module werden neben der Kundenbeziehungspflege, auch die Erstellung von Angeboten, Aufträgen bis hin zur Vertragserstellung und Abrechnung abgebildet. In den einzelnen Bearbeitungsschritten lassen sich Freigabestufen im 2- bis 6- Augen Prinzip einrichten. Die individuell gestaltbaren Ansichten und die 360° Sicht der Kontakthistorie gibt allen Mitarbeiter den aktuellen Status. So werden wichtige Up- und Cross-Selling-Potenziale durch das Auftragsmanagement geschaffen. Eigene Felder, Dashboards und Auswertungen ergänzen die Anpassbarkeit des Systems. Die offenen Schnittstellen (REST und SOAP) sowie das Add-on-Framework ermöglichen die Anbindung anderer Software-Lösungen wie SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Datev u.v.m.
HS Auftragsbearbeitung
Mit der HS Auftragsbearbeitung hat die Hamburger Software GmbH & Co. KG ein eigenständiges Auftrags- und Abrechnungssystem entwickelt. Durch eine individuelle Artikelstammdatenbank mit komplexen Preis- und Rabattberechnungen werden die Bestände automatisch bei der Vorgangserstellung reserviert bzw. aktualisiert. Dabei sind neben der allgemeinen Lagerhaltung auch die Erfassung von Bestands-, Mindest- und Bestellmengen möglich. In verschiedenen Auswertungen und Statistiken kann ein Überblick über die aktuellen Bestände und Zahlungsverläufe abgerufen werden. Die Ansichten sind einfach und funktionell gestaltet. Über Datenim- und -export und mit Schnittstellen können externe Systeme angebunden werden.
Zur Warenwirtschaftssoftware HS Auftragsbearbeitung
Sage 50 cloud Auftrag
Der Marktführer für integrierte Buchhaltungs-, Lohnabrechnungs- und Bezahlsysteme bietet mit Sage 50 Auftrag Comfort eine Warenwirtschaft mit Auftragsbearbeitung und Rechnungswesen. Durch die Im- und Exportfunktion und die Schnittstelle zu Datanorm können Informationen mit externen Systemen ausgetauscht werden. Sind weitere Sageprodukte im Einsatz integriert sich Sage 50 Auftrag in diese. Die Ansichten sind sehr strukturiert und liefern mit der grafischen Darstellung von Kennzahlen einen sofortigen Überblick. Dieser Eindruck bleibt auch beim Workflow erhalten. Kunden können vom Angebot über die Bestellung mit Produktreservierung und Lieferung bis hin zur Rechnungszahlung durch das integrierte Onlinebanking abgehandelt werden. Durch den Formulardesigner können neue Felder angelegt werden.
Zur Software Sage 50 cloud Auftrag
eWorks Manager
Ein Auftragsmanagement speziell für Handwerker im Außendienst bzw. Telesalesmitarbeiter bietet der an. Daten, wie Interessenten, können einfach importiert werden. Aus bestehenden Kunden können so Angebote generiert, und der Auftrag an den entsprechenden Mitarbeiter delegiert werden. Die Ansichten sind einfach und übersichtlich gehalten, sodass Prozessschritte und aktuelle Status schnell erkennbar sind. Über den Auftragsplaner greifen Sie auf die Terminkalender der Mitarbeiter zu und koordinieren die nächsten Aufträge. Der Mitarbeiter erhält eine SMS oder E-Mail sobald ein neuer Auftrag eingeht. Durch die mobile Anbindung kann der Mitarbeiter auch im System seine Aufträge abrufen und abarbeiten. Mit Hilfe von Statustafeln und Auswertungen behält der Abteilungsleiter dabei stets den Überblick über seine Mitarbeiter. Darüber hinaus können Aufträge im Rahmen von Projekten mit genauer Termindokumentation und Spesenabrechnung verwaltet werden.
Zur Auftragsmanagement Software eWorks Manager
ams – Die ERP-Lösung
Mit der ams.Solution AG liegt der Fokus auf der Produktionssteuerung für die Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung. Dadurch liegt ein Schwerpunkt auf Kalkulationen, bspw. wird die Vorkalkulation auf Basis der systemunterstützten LIeferantenanfragen erstellt. Fertigungsketten können sowie für das eigene Unternehmen als auch für Fremddienstleister inkl. Materialbereitstellung geplant werden. Ergänzt durch Auswertungen und grafische Darstellungen z.B. als Vertriebsdashboard wirkt das System sehr durchdacht. Durch zusätzliche Plugins können im System u.a. auch mobil Daten erfasst und Aufträge bearbeitet oder Maschinen- und Personalzeiten verzeichnet werden. Durch die umfangreichen Funktionen und Integrationsmöglichkeiten ist eine umfangreiche Beratung notwendig um die passende Lösung zu finden.
REWOO Scope
Der Karlsruher Softwarehersteller liefert eine sehr gute ECM-Lösung (Enterprise-Content-Management) zur Steuerung und Überwachung der Unternehmensprozesse. Über verschiedene Schnittstellen ist es dem System möglich Aufträge und Bestellungen übersichtlich darzustellen und ein eigenes Genehmigungs- und Workflowsystem zu hinterlegen. Weitere Struktur und Transparenz bringen Übersichten und Gantt-Diagramme in das System, sodass ersichtlich wird, welche Aufträge wann abgearbeitet sind. Ein weiteres Highlight stellen die Auswertungen zu den operativen Zahlen dar, welche auch die Einbindung des Ressourcenmanagements ermöglicht. Voraussetzung für den Einsatz von REWOO Scope ist die Nutzung von ERP, Warenwirtschaft, CRM oder anderweitiger Tools in denen die Daten abgelegt sind. Dadurch ist es auch möglich Daten aus den unterschiedlichsten Systemen zusammenzuführen.
Zu REWOO Scope, der Auftragsmanagementlösung von REWO Technologies
Bildnachweis: Fotolia, Lizenz: Host Europe
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