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Wie übergebe ich eine gesamte Kundennummer an eine neue Vertragspartei?

Hier wird beschrieben, eine gesamte Kundennummer an eine neue Vertragspartei übertragen werden kann.

In dem Artikel "Wie übergebe ich einzelne Produkte an eine neue Vertragspartei?" erläutern wir die Vertragsübergabe einzelner Produkte an eine andere oder neue Kundennummer einschließlich evenuteller Einschränkungen bei Produktgruppen.

Stammdatenänderung oder Vertragsübergabe?

Stammdatenänderung (Vertragspartei bzw. Haftung ändern sich nicht)

Das Formular Stammdatenänderung ist hier zwingend nowendig und uns handschriftlich unterschrieben per E-Mail an vertrag@hosteurope.de, per Fax oder Brief zuzusenden.

Folgende Fallkonstellationen sind betroffen:

• Inhaber eines Einzelunternehmens oder eingetragener Kaufmann (e. K) übernimmt als Privatperson den Vertrag und anders herum
• Änderung "Fantasiename" Einzelunternehmen, wenn Inhaber gleich bleibt
• Änderung Vorname/Nachname (mit Nachweis)
• Alle Änderungen die aus dem Handels- oder Vereinsregister eindeutig(!) hervorgehen, z. B. Umfirmierung oder Verschmelzung
• Städte, Gemeinden oder Kirchen bei kleineren Namensanpassungen

Die Änderung von Kontaktdaten wie Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefon, Ansprechpartner etc. ist auch im KIS in den Bereichen Kundenkonto Kontaktdaten oder Ansprechpartner möglich. Informationen zu Themen rund um Rechnungen und Zahlungsarten finden Sie unter https://www.hosteurope.de/faq/vertrag-und-rechnungen/rechnungen.

Vertragsübergabe (Vertragspartei und Haftung ändern sich)

In diesen Fällen ist das Formular Vertragsübernahme/Vertragsübergabe einer Kundennummer zwingend erforderlich. Bitte senden Sie es uns handschriftlich unterschrieben per E-Mail an vertrag@hosteurope.de , per Fax oder per Brief zu.

Folgende Fallkonstellationen sind betroffen:

• Privatperson übergibt an 
  • andere Privatperson
  • eine in einem Register eingetragene Firma, einen Verein oder eine andere juristische Person
• Einzelunternehmen übergibt an
  • andere/n Inhaber:in (auch GbR)
  • eine in einem Register eingetragene Firma, einen Verein oder eine andere juristische Person
  • eine Privatperson, die nicht der bisherige Inhaber ist
• Eingetragene Firma übergibt auf
  • andere eingetragene Firma
    Wichtig: Ist die Umfirmierung eindeutig im Handelsregister nachvollziehbar, kann stattdessen eine Stammdatenänderung mit Registerauszug ausreichend sein.
  • eine andere eingetragene Firma, sofern dies nicht im Handelsregister nachvollziehbar ist
  • Privatperson
  • Einzelunternehmen
  • jede Konstellation, die sich nicht in einem offiziellen Registerportal nachvollziehen lässt
• GbR übergibt an
  • ein Einzelunternehmen
  • eine Privatperson
  • eine in einem Register eingetragene Firma, einen Verein oder eine andere juristische Person
  • bei Änderung der Gesellschafter:innen

Bitte beachten Sie: Eine Vertragsübergabe kann nur an bereits existierende Firmen, Vereine oder sonstige Organisationen erfolgen. Befindet sich die neue Vertragspartei noch in Gründung, ist eine Vertragsübergabe nicht möglich.

Wer ist zeichnungsberechtigt?

Grundsätzlich ist die in den Stammdaten hinterlegte Person mit dem Typ „Standard“ oder „Zeichnungsberechtigter“ zeichnungsberechtigt. Bei Unternehmen ist zusätzlich auch der Ansprechpartnertyp „Inhaber“ zeichnungsberechtigt.

Bei Personengesellschaften ohne Registereintragung müssen alle Gesellschafter:innen die Vertragsübergabe bzw. Vertragsübernahme entsprechend der bisherigen und neuen Vertragspartei unterschreiben.

Zur Orientierung:

• Privatperson → nur die Privatperson selbst
• Einzelunternehmen → nur der Inhaber / die Inhaberin
• GbR → alle Gesellschafter:innen müssen unterschreiben oder es ist ein Nachweis der Einzelvertretungsberechtigung erforderlich
• Vollmacht → nur mit spezifischer Klausel für Verträge
• Eingetragene Firmen → Geschäftsführer:in oder Prokurist:in (ppa.) gemäß Handelsregister
• Liquidation → Liquidator:in gemäß Handelsregister
• Insolvenz → Insolvenzverwalter:in gemäß Insolvenzeröffnung

Ausnahmen und Ergänzungen:

• Bei einer Vollmacht müssen spezifische Klausel für Verträge erfasst sein.

• Bei einer Liquidation ist die Unterschrift des Liquidators / der Liquidatorin notwendig.

• Bei einer Insolvenz ist die Unterschrift des/der Insolvenzverwalter:in gemäß Insolvenzeröffnung erforderlich.

Kann eine Unterschrift oder Zeichnungsberechtigung nicht durch einen Registerauszug nachvollzogen werden, benötigen wir grundsätzlich einen Nachweis. 

Kann eine Stammdatenänderung oder Vertragsübergabe rückwirkend erfolgen?

Nein. Eine Stammdatenänderung, Umfirmierung oder Vertragsübergabe kann grundsätzlich nicht rückwirkend erfolgen.

Die Berechnung der Verträge erfolgt unter der jeweils geführten Vertragspartei, bis diese geändert wurde. Nachträgliche Änderungen am Rechnungsempfänger sind grundsätzlich nicht möglich.

English Version:

How do I transfer an entire customer number to a new contracting party?

This article explains how an entire customer number can be transferred to a new contracting party.
In the article “How do I transfer individual products to a new contracting party?”, we explain how to transfer individual products to another or a new customer number, including any possible restrictions regarding product groups.

Change of master data or contract transfer?

Change of master data (the contracting party and liability do not change)
In these cases, the Change of Master Data form is mandatory. It must be sent to us with a handwritten signature by email to vertrag@hosteurope.de , by fax, or by post.

The following cases are covered:

• The owner of a sole proprietorship or a registered merchant (e. K.) takes over the contract as a private individual, or vice versa
• Change of the trade name (“fantasy name”) of a sole proprietorship, provided the owner remains the same
• Change of first name/last name (with proof)
• All changes that are clearly evident from the commercial register or the register of associations, e.g. a change of company name or a merger
• Minor name adjustments for cities, municipalities, or churches

Changes to contact details such as address, email address, telephone number, contact person, etc. can also be made in the KIS under the sections Customer Account, Contact Details, or Contact Person. Information on invoices and payment methods can be found at:
https://www.hosteurope.de/faq/vertrag-und-rechnungen/rechnungen

Contract transfer (the contracting party and liability change)

In these cases, the Contract Assumption / Contract Transfer of a Customer Number form is mandatory. Please send it to us with a handwritten signature by email to vertrag@hosteurope.de , by fax, or by post.

The following cases are covered:

• A private individual transfers to
  • another private individual
  • a company, association, or other legal entity entered in an official register
• A sole proprietorship transfers to
  • another owner (including a civil law partnership / GbR)
  • a company, association, or other legal entity entered in an official register
  • a private individual who is not the current owner
• A registered company transfers to
  • another registered company
    Important: If the change of company name can be clearly traced in the commercial register, a change of master data together with an extract from the register may be sufficient instead.
  • another registered company, if this cannot be traced in the commercial register
  • a private individual
  • a sole proprietorship
  • any constellation that cannot be verified through an official register portal
• A GbR transfers to
  • a sole proprietorship
  • a private individual
  • a company, association, or other legal entity entered in an official register
  • in the event of a change of partners/shareholders

Please note: A contract transfer can only be carried out to companies, associations, or other organizations that already exist. If the new contracting party is still in the process of being established, a contract transfer is not possible.

Who is authorized to sign?

In principle, the person stored in the master data with the type “Standard” or “Authorized Signatory” is authorized to sign. For companies, the contact person type “Owner” is also authorized to sign.

In the case of partnerships not entered in a register, all partners/shareholders must sign the contract transfer or contract assumption in accordance with the previous and the new contracting party.

For guidance:

• Private individual → only the private individual themselves
• Sole proprietorship → only the owner
• GbR → all partners/shareholders must sign, unless proof of sole power of representation is provided
• Power of attorney → only if it contains a specific clause covering contracts
• Registered companies → managing director or authorized signatory (ppa.) according to the commercial register
• Liquidation → liquidator according to the commercial register
• Insolvency → insolvency administrator according to the insolvency order

Exceptions and additions:

• In the case of a power of attorney, a specific clause covering contracts must be included.
• In the case of liquidation, the signature of the liquidator is required.
• In the case of insolvency, the signature of the insolvency administrator according to the insolvency order is required.

If a signature or signing authority cannot be verified by means of an extract from the register, we generally require separate proof.

Can a change of master data or contract transfer be made retroactively?

No. A change of master data, change of company name, or contract transfer generally cannot be made retroactively.

Contracts are billed under the contracting party currently recorded until the change has been completed. Retroactive changes to the invoice recipient are generally not possible.