Antworten auf Ihre häufigsten Fragen

Wie läuft die E-Mail-Migration ab (Prozess)?

English Version below

Haben Sie weitergehende Fragen zur Migration?

Wir stehen per Supportanfrage im KIS unter https://kis.hosteurope.de/support/ sowie per Telefon unter +49 221 99999 307 zur Verfügung.

Beachten Sie ausserdem unseren Update Ticker zur E-Mail-Migration. Hier informieren wir, sobald es signifikante neue Infos und Änderungen zur E-Mail-Migration sowie FAQ-Änderungen gibt

 

  1. Welche Funktionen werden migriert?
  2. Wann ist der geplante Zeitpunkt für die E-Mail-Migration?
  3. Wie erhalte ich Informationen über die E-Mail-Migration und nötige Änderungen?
  4. Welche Zeitdauer ist für den Migrationsprozess zu erwarten?
  5. Wird es während des Migrationsprozesses eine Ausfallzeit, Verlust von E-Mails oder andere Einschränkungen geben?
  6. Werden alle E-Mail-Konten meiner Kundennummer gleichzeitig migriert?
  7. Welches Microsoft-Produkt erhalte ich nach der Migration?
  8. Wie werden reine Weiterleitungen migriert?
  9. Was passiert mit meinem bisherigen Paket nach der erfolgreichen E-Mail-Migration?
  10. Welche Informationen senden wir 3 Tage vor der Migration an den E-Mail-Nutzer?
  11. Wie behandeln wir Weiterleitungen, die mit einem E-Mail-Konto in Microsoft 365 verbunden sind?
  12. Wie werden E-Mail-Adressen migriert, die mehreren E-Mail-Konten gleichzeitig zugewiesen sind?
  13. Änderungen am MX-Record nach der Ankündigung des Migrations-Termins 7 Tage vorher

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Welche Funktionen werden migriert? 

Wir werden für Sie Ihre E-Mail-Konten, Weiterleitungen und andere mit den E-Mail-Diensten verbundene Funktionen migrieren. 
 
Beispiele für weitere Funktionen: 

  • Autoresponder 
  • E-Mail-Filter 

Einige Features und Funktionen bietet Microsoft 365 nicht an. Informationen dazu finden Sie hier:  Was kann nicht migriert werden bzw. welche Funktionen fallen weg?

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Wann ist der geplante Zeitpunkt für die E-Mail-Migration? 

Aufgrund der Tatsache, dass die bevorstehende Migration einen erheblichen Anteil unserer Kunden betrifft, können wir leider keinen genauen Zeitplan angeben. Die Migrationen finden ab Anfang Mai 2025 statt und werden mehrere Monate in Anspruch nehmen. 

Über Ihre individuelle Migration werden Sie per E-Mail pro Domain sieben Tagevorher sowie zusätzlich einen Tag vor der Durchführung informiert. 

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Wie erhalte ich Informationen über die E-Mail-Migration und nötige Änderungen? 

Wir halten Sie stets auf dem Laufenden über Änderungen und den Migrationsprozess. Alle wichtigen Informationen werden regelmäßig auf unserer FAQ-Seite aktualisiert. Darüber hinaus senden wir Ihnen E-Mails, wenn vor der Migration Änderungen Ihrerseits erforderlich sind. 

Sie erhalten auch eine E-Mail-Benachrichtigung eine Woche und zusätzlichen einen Tag vor der eigentlichen Migration. Sobald die Migration abgeschlossen ist, senden wir Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail.

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Welche Zeitdauer ist für den Migrationsprozess zu erwarten? 

Die Zeitspanne für Ihren Migrationsprozess ist abhängig von der Anzahl und der Größe Ihrer E-Mail-Konten. Sie können während des gesamten Prozesses auf Ihre E-Mails zugreifen und kontinuierlich E-Mails empfangen und versenden. 

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Wird es während des Migrationsprozesses eine Ausfallzeit, Verlust von E-Mails oder andere Einschränkungen geben? 

Bitte beachten Sie, dass Sie 3 Tage vor Beginn der Migration keine Änderungen an Ihre E-Mail-Konten vornehmen können. Dazu zählen auch Passwortänderungen, das Anlegen von neuen E-Mail-Konten und E-Mail-Adressen. 
 
Der E-Mail-Empfang und -Versand ist in dieser Zeit jedoch weiterhin möglich. 

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Werden alle E-Mail-Konten meiner Kundennummer gleichzeitig migriert? 

Die E-Mail-Migration erfolgt domain-spezifisch. 

Wir bemühen uns, alle Migrationen gleichzeitig auszuführen. Bei mehreren Domains kann es aus technischen Gründen jedoch zu verschiedenen Migrationsdaten kommen. 

Sie erhalten für jede Domain eine separate Benachrichtigung. 

Weitere Details zum Kommunikationsprozess finden Sie im FAQ  Wann ist der geplante Zeitpunkt für die E-Mail-Migration?

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Welches Microsoft-Produkt erhalte ich nach der Migration? 

Der Großteil der migrationsberechtigten E-Mail-Konten wird auf Microsoft 365 E-Mail Essentials mit 10 GB E-Mail-Speicherplatz migriert.   

Wenn Sie E-Mail-Konten haben, die diese Grenze überschreiten, können Sie E-Mails löschen, um unterhalb der Grenze zu bleiben, oder Sie werden auf den Microsoft 365 E-Mail Plus Tarif mit größerem E-Mail-Speicher migriert. Sollte dies der Fall sein, werden Sie weitere Informationen von uns hierzu erhalten. 

Mehr Informationen zu Microsoft 365 E-Mail Essentials und E-Mail Plus finden Sie auf unserer E-Mail-Hosting-Produktseite.
Mehr Informationen zu Microsoft 365 Online Business Essentials finden Sie auf unserer Microsoft 365-Produktseite

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Wie werden reine Weiterleitungen migriert?

  1. Es gibt nur Weiterleitungen und keine E-Mail-Konten für Ihre Domain
    Es gibt Domains, für die sind nur E-Mail-Adressen eingerichtet, welche auf andere E-Mail-Adressen weiterleiten. Diese E-Mail-Adressen können wir nicht zu Microsoft 365 migrieren, da hierzu ein E-Mail-Konto vorhanden sein muss. Wir werden diese E-Mail-Adressen kostenfrei auf ein spezielles Weiterleitungstool migrieren. Sie erhalten hierzu bald nähere Informationen hier in den FAQ. 

    Update 07.04.2025: Die betroffenen Pakete/Verträge werden nun auch auf der Übersichtseite zur E-Mail-Migration dargestellt mit einem Hinweis. https://kis.hosteurope.de/kundenkonto/emailmigration/

  1. Sie nutzen reine Weiterleitungen als auch E-Mail-Konten mit gleichzeitigen Weiterleitungen mit Ihrer Domain
     In diesem Fall übernehmen wir die Weiterleitungen mit zu Microsoft 365 und legen diese als Verteilerliste an.  

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Was passiert mit meinem bisherigen Paket nach der erfolgreichen E-Mail-Migration? 

 Abhängig von der Ausgangsituation gibt es hier mehrere Antworten:

  1. E-Mail Pakete ohne URL Weiterleitung auf andere Domain/Webseite 
    Wenn Ihr bisheriges Paket ein reines E-Mail-Paket (E-Mail Basic, E-Mail Business, WebxChange, Teamwork) ist und keine URL Weiterleitung eingerichtet wurde, werden wir dieses nach der Migration mit einer Frist von 30 Tagen kündigen. Das Paket wird in dieser Zeit nicht weiter berechnet. 
     
  2. E-Mail Pakete mit URL Weiterleitung auf andere Domain/Webseite 
    Wenn Ihr bisheriges Paket ein reines E-Mail-Paket (E-Mail Basic, E-Mail Business, WebxChange, Teamwork) ist und eine URL Weiterleitung eingerichtet wurde, werden wir vorerst ein Downgrade auf das kostenfreie Paket Domain Basic vornehmen, damit die URL Weiterleitung erhalten bleibt. Falls Sie das Domain Basic Paket nach der E-Mail-Migration nicht mehr benötigen, können Sie dieses gern kündigen.  
     
  3. Classic Hosting Pakete mit E-Mail-Service und Hosting Services 
    Wenn Ihr bisheriges Classic Hosting Paket Hosting- und E-Mail Services beinhaltet, werden wir: 
    • den E-Mail-Service nach der Migration im bisherigen Paket direkt deaktivieren 
    • Das bisherige Paket für die geplante Hosting Migration in Betracht ziehen.

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Welche Informationen senden wir 3 Tage vor der Migration an den E-Mail-Nutzer?

Wir senden 3 Tage for der Migration an jeden E-Mail-Nutzer folgende Information:

++++++++++

Betreff: Wichtiger Hinweis: Ihr E-Mail-Konto wird in Kürze auf ein neues E-Mail-System umgestellt

Guten Tag,

wir möchten Sie darüber informieren, dass dieses E-Mail-Konto in 3 Tagen auf eine neue E-Mail-Plattform auf Basis von Microsoft 365 migriert wird. Der Vertragsinhaber Ihres E-Mail-Kontos wurde bereits über diese Migration informiert.

Sobald die Migration abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung, können keine E-Mails mehr versenden und sich nicht mehr in Ihrem bisherigen Webmailer oder E-Mail-Programm anmelden.   

 
Was sollte ich vor der Migration machen?

Lokales Backup, besonders relevant bei POP3-Einbindung:

Wenn Sie ein POP3-Konto nutzen, werden Ihre E-Mails lokal auf Ihrem Gerät gespeichert. Bevor Sie Ihr E-Mail-Programm neu aufsetzen, sollten Sie unbedingt eine Sicherungskopie Ihrer E-Mails, Kalender und Kontakte erstellen. So stellen Sie sicher, dass keine wichtigen Daten verloren gehen. Wenn Sie das Backup in die neue E-Mail-Programm-Konfiguration einspielen möchten, folgen Sie bitte genau den Anweisungen Ihres E-Mail-Programms, um ein Überschreiben von E-Mails oder Terminen zu vermeiden.


Was sollte ich nach der Migration beachten?

Wie öffne ich den neuen Webmailer?

Sie können den neuen auf Outlook Online basierenden Webmailer über outlook.office.com erreichen.

Wichtig: Bitte halten Sie Ihr E-Mail-Passwort bereit, damit Sie sich nach der Migration problemlos einloggen können.


Wie kann ich mein E-Mail-Programm aktualisieren?

Wenn Sie nach der Migration mit Ihrem gewohnten E-Mail-Programm wie Outlook oder Apple Mail auf Ihre E-Mails zugreifen möchten, müssen Sie Ihre E-Mails in Ihrem E-Mail-Programm neu einrichten. Löschen Sie dazu Ihr bestehendes E-Mail-Konto in Ihrem E-Mail-Programm und richten Sie es neu ein. Wir haben für die gängigsten Programme eine detaillierte Anleitung bereitgestellt. www.hosteurope.de/faq/microsoft365/setup-microsoft-365

Für ein optimales E-Mail-Erlebnis empfehlen wir Ihnen, Ihr E-Mail-Konto in Ihrem E-Mail-Programm als Exchange-Konto einzurichten.


Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Auftragsinhaber.

++++++++++


 

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Wie behandeln wir Weiterleitungen, die mit einem E-Mail-Konto in Microsoft 365 verbunden sind?

In Microsoft 365 kann eine Weiterleitung nur dann eine Kopie in einem E-Mail-Konto aufbewahren, wenn beide Adressen übereinstimmen. Wenn Sie eine Weiterleitung (weiterleitung@domain.com) und ein separates E-Mail-Konto (postfach@domain.com) konfiguriert haben, behält Microsoft 365 standardmäßig keine Kopie der E-Mail im E-Mail-Konto. 

Um dies zu beheben, fügen wir für Sie das E-Mail-Konto postfach@domain.com als eines der Ziele für die Weiterleitung weiterleitung@domain.com hinzu. Dadurch wird sichergestellt, dass E-Mails, die an die weiterleitung@domain.com gesendet werden, an alle vorgesehenen Ziele weitergeleitet werden und eine Kopie in postfach@domain.com zur Archivierung aufbewahrt wird. 

Mit dieser Maßnahme wird das Verhalten Ihres bisherigen Systems nachgebildet, so dass die E-Mail-Details erhalten bleiben und die Empfänger auch nach der Umstellung auf Microsoft 365 nicht beeinträchtigt werden.

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Wie werden E-Mail-Adressen migriert, die mehreren E-Mail-Konten gleichzeitig zugewiesen sind?
 

Auf unserer aktuellen Classic Hosting Plattform ist es möglich, eine E-Mail-Adresse (Alias-Adresse hier als Beispiel alias@domainname.de) mehreren E-Mail-Konten gleichzeitig zuzuweisen, so dass E-Mails an alias@domainname.de in allen zugewiesenen E-Mail-Konten eingeliefert werden. Es ist auch möglich, über jede dieser Alias E-Mail-Adressen, die einem E-Mail-Konto fest zugewiesen sind, auch E-Mails zu versenden und den Alias als Absenderadresse zu nutzen. Bein einigen älteren Paketen war es früher auch möglich, dass eine primäre E-Mail-Adresse parallel auch als Alias einem anderen E-Mail-Konto zugewiesen werden konnte (dies ist seit einigen Jahren nicht mehr möglich).

Bei Microsoft 365 ist dies anders und die Anlage von Alias-Adressen ist eher eingeschränkt.

Hier kann eine E-Mail-Adresse immer nur einem Konto fest zugewiesen sein, egal ob als Alias oder als Hauptadresse. Wenn z.B. bei E-Mail-Konto 1 die E-Mail-Adresse mail1@domainname.de zugewiesen ist, kann diese nicht gleichzeitig ein Alias bei einem anderen M365 E-Mail-Konto sein und die Adresse alias@domainname.de kann auch nicht mehreren E-mail-Konten als Alias zugewiesen werden, selbst wenn die Adresse kein eigenes Konto hat.

Merke: Eine M365 E-Mail-Adresse, egal ob Hauptadresse eines E-Mail-Kontos oder nur Alias - kann immer nur einem E-Mail-Konto zugewiesen werden.

Wie lösen wir dies bei der Migration?

Um Ihren gewohnten E-Mail-Fluss der eingehenden E-Mails pro E-Mail-Konto durch die Migration nicht zu unterbrechen, werden wir diese Alias-E-Mail-Adressen während der Migration auf die M365 Plattform als Verteilergruppen anlegen, wenn diese aufgrund des oben erläuterten Konflikts nicht noch einem weiteren M365 E-Mail-Konto zugeordnet werden können. Diese Verteilergruppen, werden dann mit dem E-Mail-Konto der Ursprungs-E-Mail-Adresse mittels einer Weiterleitung verknüpft. Diese E-Mail-Adressen fungieren dann auf dem M365 System nicht mehr als Alias-Adressen und es ist dann auch nicht möglich, beim Versand von E-Mails, diese als Absenderadresse auszuwählen.  
 

Beispiele: Situation 2 schildert hier das Vorgehen, wenn ein Alias auf dem Classic Hosting Paket zwei E-Mail-Konten zugewiesen ist.

                                                                                                Classic-Hosting            M365

Situation1:

E-Mail-Konto 1 mit
- mail1@domainname.de (primäre Adresse)
- alias@domainname.de (Alias Adresse)

  ist im Classic
  Hosting
  Paket möglich

  Ist möglich und kann von uns so migriert werden.

  Wenn über den Alias gesendet werden soll, können Sie dies
  entsprechend im Admin Center aktivieren: Lesen Sie dazu
  bitte die folgende Anleitung aus den FAQ: 
  https://www.hosteurope.de/faq/microsoft365/config-m365/email-alias

Situation 2:

E-Mail-Konto 1 mit
- mail1@domainname.de (primäre Adresse)
- alias@domainname.de (Alias Adresse)

E-Mail-Konto 2 mit
- mail2@domainname.de (primäre Adresse)
- alias@domainname.de (Alias Adresse)

  ist im Classic
  Hosting
  Paket möglich

  Kann so nicht direkt bei M365 angelegt werden, da 
  alias@domainname.de hier zwei Konten zugewiesen ist. 

  Hier legen wir für die alias@domainname.de im Rahmen der
  Migration eine Verteilerliste an. Die Verteilerliste liefert dann
  in beide E-Mail-Konten die E-Mails ein. Die Verteilerliste
  wird dann zusätzlich als Forwarding für
  alias@domainname.de hinterlegt.

  Achtung: Über alias@domainname.de  können dann keine
  E-Mails versendet werden, dadie Adresse nicht als Alias
  angelegt wurde, sondern nur noch als Verteilerliste agiert. 

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Änderungen am MX-Record nach der Ankündigung des Migrations-Termins 7 Tage vorher

Wenn Sie die E-Mail mit der Ankündigung des genauen Migrations-Termins 7 Tage vor dem Termin erhalten haben und den MX-Record der betreffenden Domain auf einen externen Dienst im KIS ändern möchten, ist dies möglich. Dabei gilt es aber zu beachten, dass die Migration der E-Mail-Adressen zu Microsoft 365 trotzdem durchgeführt wird. Sofern die Migration für diese E-Mail-Konten nicht gewünscht ist, können Sie diese im KIS bis 4 Tage vor der Migration löschen oder falls der Vertrag nicht mehr benötigt den Vertrag kündigen.

Für den Fall, dass die E-Mail-Konten bereits zu Microsoft 365 migriert wurden und Sie den E-Mail-Service über Host Europe nicht weiter nutzen möchten, können Sie nach der Migration auch die nicht benötigten Microsoft 365-Pakete kündigen. Da wir die Berechnung für mindestens 30 Tage nach der Migration aussetzen, entstehen Ihnen direkt nach der Migration vorerst auch keine Kosten für die migrierten E-Mail-Konten.

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English Version:

How does email migration work (process)?

Further questions about the email migration?

We are available via support request in KIS at https://kis.hosteurope.de/support/ and by telephone on +49 221 99999 307

Please also note our email migration update ticker. Here we will inform you as soon as there is significant new information and changes to email migration as well as FAQ changes

 

  1. Which features will be migrated?
  2. When is the planned time for the email migration?
  3. How do I get information about the email migration and necessary changes?
  4. What duration is expected for the migration process?
  5. Will there be any downtime, loss of emails, or other restrictions during the migration process?
  6. Will all mail accounts in my customer account be migrated at the same time?
  7. Which Microsoft product will I get after the migration?
  8. How are pure forwarders migrated? 
  9. What happens to my old package after the successful email migration?
  10. What information do we send to the email user 3 days before the migration?
  11. How do we handle forwarder that are linked to an email account in Microsoft 365?
  12. How are email addresses that are assigned to multiple email accounts at the same time migrated?
  13. Changes to the MX record after the migration date has been announced 7 days in advance

 

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Which features will be migrated? 

We will migrate your email accounts, forwarders, and other functions associated with the email services for you.

Example for other functions:

  • Autoresponder 
  • Email filter 

Microsoft 365 does not offer some features and functions. You can find more information here: What cannot be migrated and which functions will be cancelled? 

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When is the planned time for the email migration? 

Due to the fact that the upcoming migration affects a significant portion of our customers, we unfortunately cannot provide a specific schedule. The migrations will begin from early May 2025 and will take several months. 

You will be informed about your individual scheduled migration date by email per domain seven days before and additional one day before planned execution. 

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How do I get information about the email migration and necessary changes? 

We will keep you up to date on changes and the migration process. All important information is updated regularly on our FAQ page. Additionally, we will send you emails if changes are required from your side before the migration. 

You will also receive an email notification one week and additional one day before your scheduled migration date. Once the migration is complete, we will send you a confirmation email. 

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What duration is expected for the migration process?

The duration of your migration process depends on the number and volume of your mailboxes. You can access your emails and continuously send and receive emails throughout the process. 

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Will there be any downtime, loss of emails, or other restrictions during the migration process?

Please note that you cannot make changes to your mailbox 3 days before the migration begins. This also includes password changes, the creation of new e-mail accounts and e-mail addresses. 

However, it is still possible to receive and send e-mails during this time. 

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Will all mail accounts in my customer account be migrated at the same time?

The migration is domain-specific. 

We strive to perform all migrations simultaneously. However, for multiple domains, there may be different migration dates due to technical reasons. 

You will receive a separate notification for each domain. 

More details on the communication process can be found in the FAQ When is the planned time for the migration?

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Which Microsoft product will I get after the migration?

The majority of eligible mailboxes will be migrated to Microsoft 365 Email Essentials with 10 GB of email storage. 

If you have mailboxes that exceed this limit, you can delete emails to stay below the limit, or you will be migrated to the Microsoft 365 Email Plus plan with larger email storage. If this is the case, you will receive further information from us. 

More information about Microsoft 365 Email Essentials and Email Plus can be found on our email hosting product page.
More information about Microsoft 365 Online Business Essentials can be found on our Microsoft 365 product page. 

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How are pure forwarders migrated?  

  1. There are only forwarders and no email accounts for your domain
    There are domain with email addresses that are not assigned to an email account, but only forward to other email addresses. We cannot migrate these email addresses to Microsoft 365, as an email account must be available for this. We will migrate these email addresses to a special forwarding product free of charge. You can find more information on this here in the FAQ. 

    Update 07.04.2025: The affected packages/contracts are now also displayed on the email migration overview page with a note. https://kis.hosteurope.de/kundenkonto/emailmigration/

  1. Do you use pure forwarding as well as e-mail accounts with simultaneous forwarding with your domain?
    In this case, we will transfer the forwarders to Microsoft 365 and create them as a distribution list.   

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What happens to my old package after the successful email migration?

Depending on the initial situation, there are several answers here: 

  1. Email package without URL forwarding to another domain/website  
    If your previous package is a pure e-mail package (E-Mail Basic, E-Mail Business, WebxChange, Teamwork) and no URL forwarding has been set up, we will cancel it after the migration with a notice period of 30 days. The package will no longer be charged during this period.  
     
  2. Email package with URL forwarding to another domain/website  
    If your previous package is a pure e-mail package (E-Mail Basic, E-Mail Business, WebxChange, Teamwork) and an URL forwarding has been set up, we will initially downgrade it to the free Domain Basic package so that the URL forwarding is retained. If you no longer need the Domain Basic package after the email migration, you are welcome to cancel it.   
     
  3. Classic Hosting Packages with e-mail service and hosting services 
    If your previous Classic Hosting package includes hosting and e-mail services, we will:  
    • deactivate the email service in the previous package immediately after the migration  
    • Consider the previous package for the hosting migration. 

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What information do we send to the email user 3 days before the migration?

We will send the following information to every e-mail user 3 days before the migration:

 

++++++

Subject: Important information: This mailbox will soon be migrated to a new e-mail system

Hello,

We would like to inform you that this mailbox is scheduled to be migrated in 3 days to a new email platform based on Microsoft 365. This migration has already been communicated to your mailbox contract holder.  

Once the migration is complete, you will receive an error message, will no longer be able send emails and will be unable to log in to your existing webmailer or email client.  


What should I do before the migration?


Local backup, particularly relevant for POP3 integration:

If you use a POP3 account, your emails are stored locally on your device. Before setting up your mail client again, you should create a backup copy of your emails, calendar and contacts. This will ensure that no important data is lost. If you want to import the backup into your new email client configuration, follow your email client's instructions carefully to avoid overwriting any emails or appointments.


What should I bear in mind after the migration?

How can I open the new webmailer?

You can use the new URL outlook.office.com to enter your Outlook Online webmailer.  
Important: Please have your e-mail password ready so that you can log in easily after the migration.  


How can I update my email clients?

After the migration, if you want to access your emails in your usual email client, such as Outlook or Apple Mail, you will need to newly setup your email in your email client. To do this, delete your existing e-mail account in your e-mail client and set it up again. We have provided detailed instructions for most common clients. www.hosteurope.de/faq/microsoft365/setup-microsoft-365  

For an optimal e-mail experience, we recommend that you set up your e-mail account as an Exchange account in your e-mail client.


If you have any questions, please contact your contract holder.

Best regards,

Host Europe GmbH

++++++

 

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How do we handle forwarder that are linked to an email account in Microsoft 365?

In Microsoft 365, a forwarder can only keep a copy in an email account if both addresses match. If you have configured a forwarding (forwarder@domain.com) and a separate email account (mailbox@domain.com), Microsoft 365 does not keep a copy of the email in the email account by default. 

To fix this, we will add the email account mailbox@domain.com as one of the destinations for the forwarding forwarder@domain.com for you. This will ensure that emails sent to forwarder@domain.com are forwarded to all intended destinations and a copy is kept in mailbox@domain.com for archiving. 

This measure replicates the behavior of your previous system so that email details are retained and recipients are not affected even after the switch to Microsoft 365.

 

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How are email addresses that are assigned to multiple email accounts at the same time migrated?

On our current Classic Hosting platform, it is possible to assign an email address (alias address here as an example alias@domainname.de) to multiple email accounts at the same time, so that emails sent to alias@domainname.de are delivered to all assigned email accounts. It is also possible to send emails via each of these alias email addresses that are permanently assigned to an email account and to use the alias as the sender address. With some older packages, it used to be possible to assign a primary email address to another email account as an alias at the same time (this has not been possible for several years).

With Microsoft 365, this is different and the creation of alias addresses is rather limited.

Here, an email address can only be permanently assigned to one account, regardless of whether it is an alias or a primary address. For example, if the email address mail1@domainname.de is assigned to email account 1, it cannot simultaneously be an alias for another M365 email account, and the address alias@domainname.de cannot be assigned as an alias to multiple email accounts, even if the address does not have its own account.

Note: An M365 email address, whether it is the main address of an email account or just an alias, can only ever be assigned to one email account.
 

How do we solve this during migration?

In order not to interrupt your usual email flow of incoming emails per email account during the migration, we will create these alias email addresses as distribution groups during the migration to the M365 platform if they cannot be assigned to another M365 email account due to the conflict explained above. These distribution groups will then be linked to the email account of the original email address by means of a forwarding rule. These email addresses will then no longer function as alias addresses on the M365 system, and it will not be possible to select them as the sender address when sending emails.  

Examples: Situation 2 describes the procedure when an alias on the Classic Hosting package is assigned to two email accounts.

                                                                                                   Classic-Hosting                           M365

Situation1:

Mailbox 1 with
- mail1@domainname.de (primary address)
- alias@domainname.de (alias address)

  possible with
  Classic Hosting

  This is possible and can be migrated by us.

  If you want to send via the alias, you can
  activate this in the Admin Centre: Please read
  the following instructions from the FAQ: 
  https://www.hosteurope.de/faq/microsoft365/config-m365/email-alias#en 

Situation 2:

Mailbox 1 with
- mail1@domainname.de (primary address)
- alias@domainname.de (alias address)

Mailbox 2 with
- mail2@domainname.de (primary address)
- alias@domainname.de (alias address)

  possible with
  Classic Hosting

  This cannot be created directly in M365, as 
  alias@domainname.de is assigned to two accounts here. 

  Here, we create a distribution list for alias@domainname.de 
  as part of the migration. The distribution list then delivers
  the emails to both email accounts. The distribution list
  is then also stored as a forwarding address for
  alias@domainname.de.

  Please note: No emails can then be sent via
  alias@domainname.de because the address has not been
  created as an alias but only acts as a distribution list.

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Changes to the MX record after the migration date has been announced 7 days in advance

If you received the email announcing the exact migration date 7 days before the date and would like to change the MX record of the domain in question to an external service in KIS, this is possible. However, please note that the migration of the email addresses to Microsoft 365 will still be carried out. If you do not want these email accounts to be migrated, you can delete them in the KIS up to 4 days before the migration or terminate the contract if it is no longer needed.

If the email accounts have already been migrated to Microsoft 365 and you no longer wish to use the email service via Host Europe, you can also cancel the Microsoft 365 packages you no longer need after the migration. Since we suspend billing for at least 30 days after the migration, you will not incur any costs for the migrated email accounts immediately after the migration.

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otto.friedrich@hosteurope.de xanthippe.ypsilante@hosteurope.de hercules.ikarus@hosteurope.de