English Version below

Wie kann ich in Microsoft 365 Regeln erstellen
(gilt für Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021)

In Microsoft 365 (Outlook/Web) lassen sich Regeln erstellen, um E-Mails automatisch zu sortieren, zu verschieben oder zu kennzeichnen. Jede Regel benötigt einen Namen, eine Bedingung (Auslöser) und eine
Aktion (z. B. Verschieben in einen Ordner oder Löschen).

Outlook im Web (Browser)

• Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
• Navigieren Sie zu E-Mail > Regeln.
• Klicken Sie auf Regel hinzufügen.
• Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie die gewünschten Bedingungen sowie Aktionen aus (z.B. Verschieben in oder als gelesen markieren)

Im klassischen Outlook (Desktop-App)

• Klicken Sie in der Menüleiste auf den Reiter Start.
• Wählen Sie Regeln und dann Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
• Klicken Sie auf Neue Regel.
• Wählen Sie eine Vorlage (z.B. Nachrichten von einem bestimmten Absender in Ordner verschieben) oder erstellen Sie eine leere Regel. 

Schnelle Filter-Methode per Rechtsklick:
Sie können schnell einen Filter für E-Mails von bestimmten Absendern erstellen.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail im Posteingang.
• Wählen Sie Regeln > Regel erstellen (im neuen Outlook/Web).
• Setzen Sie einen Haken bei den Kriterien (z.B. Absender oder Betreff) und bestimmen Sie, wohin die E-Mails verschoben werden sollen.

Regeln verwalten: Über die Einstellungen können Regeln bearbeitet, deaktiviert oder gelöscht werden.
 

Weitere Informationen finde Sie auf der Hilfeseite von Microsoft: support.microsoft.com/de-de/outlook/training/set-up-rules-in-outlook

English Version:

How can I create rules in Microsoft 365?

Applies to Microsoft 365 Outlook 2024 and Outlook 2021

In Microsoft 365 (Outlook/Web), you can create rules to automatically sort, move, or label emails. Each rule requires a name, a condition (trigger), and an
action (e.g., move to a folder or delete).

Outlook on the web (browser)

•     Click the gear icon (Settings) in the top-right corner.
•     Navigate to Mail > Rules.
•     Click Add a rule.
•     Enter a name and select the desired conditions and actions (e.g., Move to or Mark as read)

In the classic Outlook (desktop app)

•     Click the Start tab in the menu bar.
•     Select Rules, then Manage Rules and Alerts.
•     Click New Rule.
•     Select a template (e.g., move messages from a specific sender to a folder) or create a blank rule. 

Quick filtering method using a right-click:
You can quickly create a filter for emails from specific senders.

    Right-click an E-Mail in your Inbox.
    Select Rules > Create Rule (in the new Outlook/Web).
    Check the options (e.g., Sender or Subject) and specify where the emails should be moved.

Manage Rules: You can edit, disable, or delete rules in Settings.
 

For more information, visit the Microsoft Help page:

https://support.microsoft.com/en-us/outlook/training/set-up-rules-in-outlook