Antworten auf Ihre häufigsten Fragen

Wir setzen SPF und DKIM für Domains in Classic Hosting Paketen. (Jan/Feb 2024)

English Version below

In diesem FAQ Artikel erläutern wir die geplanten Änderungen zu SPF und DKIM für Domains, die in einem Classic Hosting Paket verwaltet werden.
 

Update vom 21.02.2024:
Wir haben zusätzliche Informationen hinzugefügt, wenn Ihre Domain nicht die Standard-Nameserver von Host Europe nutzt. es ist erforderlich, dass Sie hier die Eintröge für SPF und DKIM manuell in der Domainzone setzen. Weitere Informationen erhalten Sie hier.

Update vom 16.02.2024:

Zeitpunkt der Aktivierung von DKIM:
Wir werden die notwendigen Anpassung am 21.02.2024 (Mittwoch) im Laufe des Tage vornehmen.

DKIM und externe Domains:
Wenn Sie E-Mails über unsere Mailserver versenden, finden Sie den Record im KIS unter dem Menüpunkt externe Domains. Weitere Informationen finden Sie hier.

 

Inhaltsverzeichnis:.

 

Allgemeine Erläuterung

SPF, DKIM und DMARC sind aktuell in aller Munde, wenn es um das Thema E-Mail-Sicherheit beim E-Mail-Empfang und -Versand geht. Immer mehr E-Mail- und Hosting-Provider entscheiden sich dafür, bei eingehenden E-Mails zu überprüfen, ob ein SPF Record im DNS gesetzt ist oder prüfen nach einer DKIM-Signierung. Um zu verhindern, dass Ihre E-Mails bei Empfängern ggf. temporär abgewiesen oder in Spam-Ordner verschoben werden, setzen wir im ersten Schritt einen SPF-Record für Ihre Domain(s), sofern dieser noch nicht gesetzt ist. Ebenfalls werden wir nachgelagert DKIM einführen.

 

Was bedeuten die Begriffe SPF und DKIM?

SPF:

Mit SPF (Sender Policy Framework, früher Sender Permitted From) wird festgelegt, welche Server E-Mails für die betreffende Domain senden dürfen. Diese Information wird vom Provider des E-Mail-Empfängers geprüft.
Besteht die Domain die SPF-Prüfung nicht, kann die E-Mail als Spam deklariert oder abgelehnt werden. Ist kein SPF Record für die Domain gesetzt, kann es ebenfalls zu einer Ablehnung der E-Mail beim Provider des Empfängers kommen.

In den FAQ halten wir zum Thema SPF noch einen ausführlichen Artikel bereit: Was ist SPF (Sender Policy Framework)?

DKIM:

DKIM ist eine digitale Signatur, die automatisch mit der E-Mail gesendet wird, und z.B. die Fälschung von Absender-Adressen verhindert. Im Header der E-Mail ist ein entsprechender Eintrag vorhanden, wenn eine E-Mail eine DKIM Signatur enthält. Der Provider des E-Mail-Empfängers prüft die Domain des Absenders auf einen DKIM Eintrag und vergleicht diese mit der digitalen Signatur in der E-Mail. Stimmt dies überein, ist die E-Mail in  Ordnung und wird zum Empfänger durchgelassen. (weitere Informationen zu DKIM siehe Wikipedia)


Welche Domains sind betroffen?

Wir setzen SPF und DKIM für die Domains in Classic Hosting Paketen (z.B. WebPacks, WebServer, MailServer, Domain Basic, E-Mail-Basic, usw.). Externe Domains sind von der Änderung ausgenommen. Die für Sie betreffenden Pakete haben wir in unserer Newsletterinformation vom 22.01.2023 entsprechend aufgeführt.

Es gibt einige wenige Ausnahmen. Lesen Sie dazu den nächsten Abschnitt.
 

Muss ich etwas tun, wenn die Records für meine Domains gesetzt werden?

Sie müssen in der Regel nichts tun. Wir setzen die Records zu den angegebenen Zeitpunkten für Sie. In den meisten Fällen wird das Setzen des SPF-Records und die Einführung von DKIM keine spürbaren Auswirkungen haben.

Es gibt einige wenige Ausnahmefälle, die Ihrerseits eine Aktion erforderlich machen, sofern Sie davon betroffen sind:

  1. Ich nutze einen externen E-Mail-Service mit meiner bei uns gehosteten Classic Hosting Domain und sende darüber E-Mails.
  2. Ich nutze eine externe Domain (Domain wird bei einem anderen Provider verwaltet) in meinem Classic Hosting Paket
  3. Meine im Paket verwaltete Domain verwendet nicht die Standard-Nameserver von Host Europe. Was muss ich tun?
  4. Ich sende Newsletter oder andere Massen-E-Mails? (betrifft nur DKIM)
  5. Ich nutze eine Third-Level-Domain und sende damit E-Mails. (betrifft nur DKIM)
     

Wann und wie erfolgen die Änderungen?

SPF:

Die Änderung wird ca. 1-2 Tage dauern und erfolgt zwischen dem 25.01.-26.01.2024. Wir werden für die Domains, die in Classic Hosting Paketen verwaltet werden, den SPF-Record  automatisiert setzen, sofern noch kein SPF-Record vorhanden ist. Domains, die einen externen MX (Mail Server) verwenden, sowie externe Domains werden von der Änderung ausgenommen.

DKIM:

Wir setzen den DKIM-Record automatisiert im DNS für Domains, die in Classic Hosting Paketen verwaltet werden. Externe Domains sowie Third-Level Domains sind von der Einführung von DKIM ausgenommen.

Wir werden die notwendigen Anpassung am 21.02.2024 (Mittwoch) im Laufe des Tage vornehmen. Ab diesem Zeitpunkt bzw spätestens ab Donnerstag, den 22.02.2024, werden E-Mails, die über unseren Server versendet werden, mit einer Signatur versehen. Bitte beachten Sie, dass die Anpassungen für externe Domains von Ihnen selbst vorgenommen werden müssen. Lesen Sie dazu bitte hier weiter.

Senden Sie über Ihre Domain im Classic Hosting Paket Newsletter oder andere Massen-E-Mails? Lesen Sie bitte hier weiter.

 

Ich möchte SPF und DKIM schon jetzt setzen und nicht bis zum Umsetzungstermin warten.

SPF:

Wenn Sie über Host Europe E-Mails versenden, können Sie den DNS-Eintrag auch gern schon vorher setzen. Der Standard SPF-Record für die Classic Hosting Domains lautet: v=spf1 a mx include:spf.server-he.de -all

So setzen Sie den SPF-Record für Ihre Domain(s):   Wie kann ich einen SPF-Eintrag für meine Domain setzen?

DKIM:

Bis zur Einführung von DKIM durch uns (geplanter Termin für Änderung: 21.02.2024), ist es möglich, dass Sie die Signierung selbst einrichten und den DKIM-Record im DNS Ihrer Domain anlegen. Leider können wir Ihnen keine Anleitung zukommen lassen, wie genau die Einrichtung vorgenommen werden kann.

Hilfreiche Informationen finden Sie ggf. hier:

Der notwendige DNS-Record kann im KIS dann an folgender Stelle eingerichtet werden.

Produktverwaltung - Domainservices - Domain-Administration - Nameserver- / DNS-Einträge bearbeiten

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir keinen Support leisten können, wenn Sie selbst signieren.  Bitte beachten Sie außerdem, dass wir für den Inhalt der genannten Seiten keine Haftung übernehmen.

 

Ich nutzen einen externen E-Mail-Service, was muss ich tun?

SPF:

Setzen Sie gern schon jetzt den passenden SPF-Record für Ihre Domain in unserer DNS-Verwaltung. Alle Domains, für die ein SPF Record gesetzt ist, werden von der Änderung ausgenommen.

Wenn wir den SPF-Record für Ihre Domain setzen, können Sie diesen selbstverständlich auch nach der Änderung im KIS in der DNS-Verwaltung anpassen.

Produktverwaltung - Domainservices - Domain-Administration - Nameserver- / DNS-Einträge bearbeiten

DKIM:

Der DKIM-Record wird für alle Classic Hosting Domains, die sich in unserer DNS-Verwaltung befinden, gesetzt. Externe Domains sowie Third-Level-Domains sind davon ausgenommen.

Wenn Sie eine Domain bei uns verwalten und einen externen E-Mail-Service nutzen, können Sie gern jetzt oder zu einem späteren Zeitpunkt selbst einen eigenen DKIM-Record erstellen und Ihre ausgehenden E-Mails damit selbst signieren, wenn die Nutzung des externen E-Mail-Service dies notwendig macht. Bitte klären Sie die notwendigen Schritte hier mit dem Anbieter des E-Mail-Service.

Bitte beachten Sie, dass hiermit nicht E-Mail Programme wie Outlook oder Thunderbird gemeint sind, sondern externe Dienste, die nicht auf Ihrem Paket gehostet werden, jedoch E-Mails von Ihrer Domain versenden.

 

Ich nutze eine externe Domain in meinem Classic Hosting Paket. Was muss ich tun?

SPF:

Wir setzen den SPF-Record nicht für externe Domains. Wenn Sie eine externe Domain mit Ihrem Paket nutzen,  können Sie SPF-Record im DNS Ihrer Domain gern selbst manuell setzen.

Der Eintrag lautet wie folgt: v=spf1 a mx include:spf.server-he.de -all

DKIM:

Für externe Domains setzen wir keinen DKIM-Record. Diese Domains sind von der Änderung ausgenommen. Es ist daher erforderlich, dass Sie für den betreffenden Domains unseren DKIM Eintrag (wenn Sie E-Mails über uns senden) oder eine eigene DKIM Signierung mit einem separaten eigenen DKIM Record in der DNS Zone der Domain setzen.

Sie senden über uns E-Mails mit Ihrer externen Domain?:

Sie finden den entsprechende DNS Record im KIS unter folgendem Menüpunkt:

Produktverwaltung - Ihr Produktbereich* - Konfigurieren - Domains - Externe Domains
Hinweis: Bitte ersetzen Sie *Ihr Produktbereich* durch das jeweilige bei uns genutzte Produkt, wie z.B WebHosting oder WebServer.

Wenn Sie die externe Domain mit unseren Nameservern betreiben, können Sie die den DNS-Record im KIS setzen.

Produktverwaltung - Domainservices - Domain-Administration - Nameserver- / DNS-Einträge bearbeiten

Wenn Sie die externe Domain mit externen Nameservern (nicht von Host Europe) betreiben, nehmen Sie Änderung bitte bei Ihrem DNS-Provider vor.

 

Meine im Paket verwaltete Domain verwendet nicht die Standard-Nameserver von Host Europe. Was muss ich tun?

SPF:

Wir können in diesem Fall den SPF-Record nicht setzen, da wir keinen Zugriff auf das DNS der Domain haben. Bitte setzen Sie den SPF-Record daher selbst in der DNS-Zone der Domain, sofern Sie mit der Domain E-Mails über uns senden.

Der Eintrag lautet wie folgt: v=spf1 a mx include:spf.server-he.de -all

DKIM:

Wir können in diesem Fall den DKIM-Record nicht setzen, da wir keinen Zugriff auf das DNS der Domain haben. Es ist daher erforderlich, dass Sie für den betreffenden Domains den entsprechenden DKIM Eintrag (wenn Sie E-Mails über uns senden) oder eine eigene DKIM Signierung mit einem separaten eigenen DKIM Record in der DNS-Zone der Domain setzen.

Sie senden über uns E-Mails mit Ihrer externen Domain?:

Sie finden den entsprechende DNS Record im KIS unter folgendem Menüpunkt:

Produktverwaltung - Ihr Produktbereich* - Konfigurieren - Allgemeines - Allgemeine Informationen

Hinweis: Bitte ersetzen Sie *Ihr Produktbereich* durch das jeweilige bei uns genutzte Produkt, wie z.B WebHosting oder WebServer.

 

Ich sende Newsletter oder sehr viele E-Mails über meine Domain. (betrifft nur DKIM)

Update 21.02.2024:
DKIM ist am 21.02.2024 auf der Plattform aktiviert worden. Sofern Sie nicht zu einer der Ausnahmen zählen oder selbst signieren, nehmen wir die Signatur der ausgehenden E-Mails vor. die nachfolgenden Informationen in diesem Abschnitt "Ich sende Newsletter oder sehr viele E-Mails über meine Domain. (betrifft nur DKIM)" sind daher nicht mehr zutreffend.

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Sollten Sie über Ihre Domain Newsletter versenden, kann es ab Februar zu Einschränkungen aufgrund des fehlenden DKIM-Records kommen.  Wir empfehlen daher die Signierung über DKIM selbst einzurichten. Leider können wir Ihnen keine Anleitung zukommen lassen, wie genau die Einrichtung vorgenommen werden kann.

Hilfreiche Informationen finden Sie ggf. hier:

Der notwendige DNS-Record kann im KIS dann an folgender Stelle eingerichtet werden.

Produktverwaltung - Domainservices - Domain-Administration - Nameserver- / DNS-Einträge bearbeiten

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir keinen Support leisten können, wenn Sie selbst signieren.  Bitte beachten Sie außerdem, dass wir für den Inhalt der genannten Seiten keine Haftung übernehmen.

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Ich nutze eine Third-Level-Domains von Host Europe und sende damit E-Mails. (betrifft nur DKIM)

Wir setzen den DKIM-Record nicht für Third-Level-Domains, da wir vermeiden wollen, dass eine schlechte Reputation einer einzelnen Kunden-Third-Level-Domain, z.B. durch Spamversand, auf die Reputation unserer Third-Level-Domain abfärbt. Welche Third-Level-Domains wir aktuell anbieten, können Sie im nachfolgenden FAQ-Artikel einsehen. →  Wie kann ich eine Third-Level-Domain festlegen?

Wir empfehlen jedoch, auf die Nutzung von Third-Level-Domains für den E-Mail-Versand zu verzichten.

 

 

Meine E-Mails werden nicht DKIM signiert versendet. Woran liegt das?

Ab dem 21.02.2024 ist DKIM auf der Classic Hosting aktiv und wir signieren E-Mails, die über unsere Mailserver versendet werden. Wenn Ihre versendeten E-mails nicht signiert werden, kann dies unterschiedlichen Ursachen haben. Lesen Sie dazu bitte den folgenden Artikel.

 

 

 

English Version:

We set SPF and DKIM for domains in Classic Hosting packages. (Jan/Feb 2024)

In this FAQ article, we explain the planned changes to SPF and DKIM for domains that are managed in a Classic Hosting product.

Update from 21.02.2024:
We have added additional information if your domain does not use Host Europe's default name servers. It is necessary that you manually set the entries for SPF and DKIM in the domain zone. Further information can be found here.

Update from 16.02.2024:
Time of activation of DKIM:
We will make the necessary adjustment on 21.02.2024 (Wednesday) during the course of the day.

DKIM and external domains:
If you send emails via our mail servers, you will find the record in the HIS under the menu item external domains. Further information can be found here.

Table of contents:

 

General explanation

SPF, DKIM and DMARC are currently on everyone's lips when it comes to email security when receiving and sending emails. More and more email and hosting providers are deciding to check whether an SPF record is set in the DNS for incoming emails or to check for DKIM signing. To prevent your emails from being temporarily rejected by recipients or moved to spam folders, we first set an SPF record for your domain(s) if this is not already set. We will also introduce DKIM later on.

 

What do the terms SPF and DKIM mean?

SPF:

SPF (Sender Policy Framework, formerly Sender Permitted From) is used to determine which servers are permitted to send emails for the domain in question. This information is checked by the email recipient's provider.
If the domain does not pass the SPF check, the email can be declared as spam or rejected. If no SPF record is set for the domain, the e-mail may also be rejected by the recipient's provider.

We have another detailed FAQ article on the subject SPF (unfortunately only in german): What is SPF (Sender Policy Framework)?

If you need further information about the topic in english, please see Wikipedia.

DKIM:

DKIM is a digital signature that is automatically sent with the email and prevents forgery of sender addresses, for example. There is a corresponding record in the email header if an email contains a DKIM signature. The email recipient's provider checks the sender's domain for a DKIM record and compares it with the digital signature in the email. If this matches, the email is valid and passed on to the recipient. (For more information on DKIM, see Wikipedia)

 

Which domains are affected?

We set SPF and DKIM for the domains in Classic Hosting products (e.g. WebPacks, WebServer, MailServer, Domain Basic, E-Mail-Basic, etc.). External domains are excluded from this change. We have listed your affected products accordingly in our newsletter information dated 22.01.2023.

There are a few exceptions. You can read about these in the next section.

 

Do I have to do anything when the records for my domains are set?

Usually you do not have to do anything. We will set the records for you at the specified times. In most cases, setting the SPF record and introducing DKIM later on will have no noticeable impact.

However, there are a few exceptional cases that will require action on your part if you are affected:

  1. I use an external email service with my Classic Hosting domain hosted by us and send emails with it.
  2. I use an external domain (domain is managed by another provider) in my Classic Hosting product
  3. My domain managed in the package does not use Host Europe's standard name servers. What do I need to do?
  4. I send newsletters or other mass emails (applies to DKIM only)
  5. I use a third-level domain and send emails with it. (applies to DKIM only)

 

When and how will the changes be made?

SPF:

The change will take approximately 1-2 days and will take place between 25.01.-26.01.2024. We will automatically set the SPF record for domains that are managed in Classic Hosting products, if no SPF record is already available. Domains that use an external MX (mail server) and external domains are excluded from the change.

DKIM:

We automatically set the DKIM record in the DNS for domains that are managed in Classic Hosting products. External domains and third-level domains are excluded from the introduction of DKIM.

We will make the necessary adjustments on 21.02.2024 (Wednesday) during the course of the day. From this date, or from Thursday, 22.02.2024 at the latest,emails sent via our server will be provided with a signature. Please note that you will need to make the adjustments for external domains yourself. Please continue reading here.

Do you send newsletters or other bulk emails from your domain in the Classic Hosting product? Please continue reading here.

 

I would like to set SPF and DKIM now and not wait until the implementation date.

SPF:

If you send emails from Host Europe, you can also set the DNS entry beforehand. The standard SPF record for Classic Hosting domains is: v=spf1 a mx include:spf.server-he.de -all

How to set the SPF record for your domain(s): How can I set an SPF record for my domain?

DKIM:

Until we introduce DKIM (planned by the end of February), it is possible for you to set up the signing yourself and create the DKIM record in your domain's DNS. Unfortunately, we are unable to provide you with instructions on how exactly to set this up.

You may find helpful information here:

The necessary DNS record can then be set up in KIS under the following path.

Please understand that we cannot provide support if you sign yourself.  Please also note that we accept no liability for the content of the pages mentioned.

I use an external email service, what do I have to do?

SPF:

Feel free to set the appropriate SPF record for your domain in our DNS administration now. All domains for which an SPF record is set will be excluded from the change.

If we set the SPF record for your domain, you can of course also adjust it after the change in the DNS administration in KIS.

Product Admin - Domainservices - Domain-Administration - Nameserver- / DNS-Einträge bearbeiten

DKIM:

The DKIM record is set for all Classic Hosting domains that are in our DNS administration. External domains and third-level domains are excluded.

If you manage a domain with us and use an external email service, feel free to create your own DKIM record now or at a later date and sign your outgoing emails yourself if the use of the external email service makes this necessary. Please clarify the necessary steps here with the provider of the email service.

Please note that this does not refer to email programs such as Outlook or Thunderbird, but to external services that are not hosted on your product but send emails from your domain.

 

I use an external domain in my Classic Hosting product. What do I have to do?

SPF:

We do not set the SPF record for external domains. If you use an external domain with your product, feel free to set the SPF record manually in your domain's DNS yourself.

The record reads as follows: v=spf1 a mx include:spf.server-he.de -all

  • Domain uses Host Europe name servers: You can set the record in KIS. You can find instructions here.
  • Domain uses external name servers: If you send emails with your domain from your product, you should set the SPF record accordingly at your domain provider as a TXT record.

DKIM:

We do not set a DKIM record for external domains. These domains are excluded from the change. It is therefore necessary for you to set our DKIM record for the domains in question (if you send emails via us) or your own DKIM signing with a separate DKIM record in the DNS zone of the domain.

You send emails via us with your external domain?

You can find the corresponding DNS record in the KIS under the following menu item:

Product Admin - Your product area* - Configure - Domains - External domains
Note: Please replace *your product area* with the respective product used by us, e.g. Domain & Mail, WebHosting or WebServer.

If you use the external domain with our name servers, you can set the DNS record in KIS.

Product Admin - Domainservices - Domain-Administration - Nameserver- / DNS-Einträge bearbeiten

If you operate the external domain with external name servers (not from Host Europe), please make changes with your DNS provider.

 

My domain managed in the package does not use Host Europe's standard name servers. What do I need to do?

SPF:

We do not set the SPF record for these domains, because we have no access to the DNS zone. Please set the SPF record manually in your domain's DNS zone as a TXT record, if you send mails via us.

SPF-Record: v=spf1 a mx include:spf.server-he.de -all

DKIM:

We do not set a DKIM record for these domains, because we have no access to the DNS zone.  It is therefore necessary for you to set our DKIM record for the domains in question (if you send emails via us) or your own DKIM signing with a separate DKIM record in the DNS zone of the domain.

You send emails via us with your external domain?

You can find the corresponding DNS record in the KIS under the following menu item:

Product Admin - Your product area* - General - General information
Note: Please replace *your product area* with the respective product used by us, e.g. Domain & Mail, WebHosting or WebServer.

 

I send newsletters or lots of emails from my domain. (only applies to DKIM)

Update 21.02.2024:

DKIM was activated on the platform on 21.02.2024. Unless you are one of the exceptions or sign yourself, we will sign the outgoing emails. The following information in this section "I send newsletters or a lot of emails via my domain. (only applies to DKIM)" is therefore no longer applicable.

++

If you send newsletters from your domain, there may be restrictions beginning in February due to the missing DKIM record.  We therefore recommend that you set up signing via DKIM yourself. Unfortunately, we are unable to provide you with instructions on exactly how to set this up.

You may find helpful information here:

The necessary DNS record can then be set up in KIS under the following path.

Please understand that we cannot provide support if you sign yourself.  Please also note that we accept no liability for the content of the pages mentioned.

++

I use a third-level domain from Host Europe and send emails with it. (only applies to DKIM)

We do not set the DKIM record for third-level domains, as we want to avoid a bad reputation of an individual customer third-level domain, e.g. through spam mailings, affecting the reputation of our third-level domain. You can see which third-level domains we currently offer in the following FAQ article. Wie kann ich eine Third-Level-Domain festlegen? (only in german)

 

However, we recommend that you do not use third-level domains for sending emails.

 

My emails are not being sent DKIM signed. What is the reason?

DKIM will be active on Classic Hosting from 21.02.2024 and we will sign emails that are sent via our mail servers. If your sent emails are not signed, this can have different causes. Please read the following article.

otto.friedrich@hosteurope.de xanthippe.ypsilante@hosteurope.de hercules.ikarus@hosteurope.de