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Wo finde ich meine Bestellungen im Wordpress Backend?

Dieser Artikel richtet sich an Kunden mit einem Managed Wordpress eCommerce Produkt.

Bestellübersicht

WooCommerce unterscheidet zwischen folgenden Bestellstatus, die von zentraler Bedeutung für das tägliche Arbeiten mit dem Shop sind:

  • Zahlung ausstehend: Eine Bestellung ist eingegangen, sie wurde jedoch noch nicht bezahlt. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn WooCommerce auf die Bestätigung einer Zahlungsschnittstelle wartet.
  • In Bearbeitung: Die Bezahlung ist eingegangen, der Warenbestand wurde gemäß den bestellten Produkten reduziert. Nun wartet die Order auf die Abwicklung beziehungsweise den Versand.
  • In Wartestellung: Bestellung ist eingegangen und mit einer Zahlung getätigt makiert. Die Zqahlung wird nicht automatisch als bezahlt markiert. Hier muss manuell bestätigen, das die Zahlung eingegangen ist. Warenbestand wird jedoch schon verringert.
  • Fertiggestellt: Der finale Status. Die Bestellung ist bezahlt und wurde vollständig ausgeliefert.
  • Storniert/Abgebrochen: Die Bestellung wurde durch den Händler oder durch den Kunden abgebrochen. Letzteres kann der Fall sein, wenn der Bezahlvorgang bei einem Bezahldienstleister nicht komplett durchgeführt wird.
  • Rückerstattet: Der Händler hat die Bestellung sowie die zugehörige Bezahlung zurückerstattet, etwa bei falscher Lieferung oder im Rahmen einer Kundenreklamation. Dieser Status ist vor allem für interne Prozesse wie die buchhalterische Abrechnung wichtig.
  • Fehlgeschlagen: Der Bezahlvorgang konnte nicht erfolgreich beendet werden, beispielsweise bei nicht vorhandenem Guthaben oder aufgrund von Fehlern in der Übermittlung. Unter anderem bei PayPal kann es manchmal dauern, bis dieser Status übermittelt wird, die Transaktion steht dann so lange auf „Zahlung ausstehend“.

Hinweis:

Je nach dem was für Einstellungen Sie in WooCommerce gemacht haben oder welche Bezahl- und Versandvarianten Sie Ihren Kunden anbieten, kommen in Ihrem Shop gegebenenfalls nicht alle dieser Status zum Einsatz. Zudem werden die einzelnen Möglichkeiten von einigen Bezahldienstleistern, Schnittstellen und WooCommerce-Erweiterungen unterschiedlich gehandhabt. Es kann also sein, dass ein Status in Ihrem Onlineshop nicht exakt die Auswirkungen hat, wie sie hier beschrieben sind.

 

Ein weiteres wichtiges Element ist die Bestellnummer (auch „Bestell-ID“ oder „Order ID“). WooCommerce weist jeder Bestellung eine eindeutige Bestellnummer zu. Sie wird unter anderem in der E-Mail-Bestellbestätigung an Ihren Kunden angezeigt. Wenn Sie diese dazu verpflichten, die Nummer bei Banküberweisungen, in Reklamationsfällen etc. mit anzugeben, erleichterst dies Ihnen die Arbeit erheblich.

„Order IDs“ nutzen den gleichen Stamm wie die IDs von Beiträgen in WordPress. Sie sind daher nicht fortlaufend nummeriert. Falls Sie eine solche Nummerierung benötigst oder auf ein bestimmtes Präfix angewiesen sind, helfen dir die Plugins wie z.B. "WooCommerce Sequential Order Numbers" oder "Sequential Order Numbers Pro" weiter.

Die Übersicht der Bestellungen sieht wie folgt aus:

  • Mit dem Button Bestellung hinzufügen lässt sich eine Order manuell erfassen und mit zugehörigen Produkten versehen. Das kann dann der Fall sein, wenn Sie Bestellungen nach pflegen möchten, die beispielsweise über Offline-Kanäle eingegangen sind.
  • Über die Funktionen darunter können Sie nach einzelnen Bestellungen suchen (hier lassen sich Daten wie die Bestellnummer aber auch Produktnamen eingegeben), diese zeitlich eingrenzen, nach Kunden suchen, den Orderstatus filtern, sowie zuvor angehakte Bestellungen massenhaft löschen oder als „abgeschlossen“ markieren (mittels der Option Aktion wählen/Sammelaktionen).
  • Die Spalte Bestellung zeigt die Bestellnummer sowie den Namen des Kunden. Mit einem Klick auf den zugehörigen Link rufen Sie die Details der Bestellung auf.
  • Es folgt das Datum der Bestellung, der aktuelle Status sowie die Gesamtsumme.
  • Mittels Ansicht anpassen (oben rechts) können Sie zusätzlich die Rechnungsadresse, die Bezahlart, die Versandadresse sowie die Versandart einblenden.

Über die ersten beiden Buttons bei Aktionen lässt sich der jeweils nächste Bestellstatus setzen, ohne dass die Detailansicht aufrufen werden muss – das spart viel Zeit. Manche WooCommerce-Plugins fügen hier noch weitere Buttons hinzu, um wichtige Arbeiten mit einem Klick zu erledigen.

Vorschau von Bestellungen

Mit einem Klick auf das Augen-Icon (rechts von der Spalte „Bestellung“) rufen Sie eine Vorschau der Order auf, welche die wichtigsten Informationen enthält:

 

Anzeigen und Bearbeiten einer einzelnen Bestellung

Um alle Informationen einer Bestellung anzusehen – und um diese zu bearbeiten – klicken Sie auf die Bestellnummer ganz am Anfang der Tabelle. In der Detailansicht lassen sich zahlreiche Eigenschaften der Bestellung, der enthaltenen Posten sowie der berechneten Preise manuell abändern. Zudem können Sie neue Produkte, Gebühren und Versandkosten hinzufügen.

In der Einzelansicht bietet WooCommerce folgende Optionen:

Im oberen Bereich können Sie das Bestelldatum bzw. Erstellungsdatum und die Uhrzeit anpassen, ebenso den Bestellstatus. Unter Kunde sehen Sie, ob es sich um eine Gastbestellung oder um eine Order aus einem Kundenaccount heraus handelt. Ist letzteres der Fall, erscheint an dieser Stelle zudem ein Link „Weitere Bestellungen anzeigen“, über den Sie alle Bestellungen des jeweiligen Kunden anschauen kannst. Gleichzeitig lässt sich bei „Kunde“ ein anderer Kundenaccount zuweisen, der bereits in Ihrem System existiert. Das macht beispielsweise dann Sinn, wenn Sie Dubletten zusammenführen möchtest.

Weiter unten sehen Sie Daten sowie die Anschriften für die Rechnung und den Versand. Mit einem Klick auf das Bleistift-Symbol können auch diese angepasst werden, etwa wenn Ihnen der Kunde eine korrigierte Adresse zukommen lässt. Es folgen die Positionen der Bestellung:

  • Mit einem Klick auf den Produktnamen gelangt man zur Bearbeiten-Ansicht des jeweiligen Produkts.
  • Wenn Sie auf das Bleistift-Symbol am Ende jeder Produktzeile klickst, lassen sich die Angaben zur Anzahl und zu den Preisen einer Position editieren. Mit dem X-Symbol rechts daneben löschen Sie einzelne Produkte beziehungsweise Positionen.
  • Mittels der Schaltfläche Position(en)/Produkt(e) hinzufügen öffnet sich ein Auswahlfeld, durch das sich unter anderem weitere Waren an die Bestellung anfügen lassen.
  • Wenn eine einzelne Bestellung einer unterschiedlichen Besteuerung bedarf, die sich im Shop nicht abbilden lässt, so können Sie dies über Steuer hinzufügen anpassen. Gleiches gilt für Gebühr hinzufügen und Versand hinzufügen. Diese Buttons werden erst nach dem Klick auf das Bleistift-Symbol sichtbar.
  • Klicken Sie auf Rückerstattung, dann können Sie einen Erstattungsbetrag sowie einen Grund der Erstattung angeben. Dieser Betrag lässt sich manuell oder automatisiert (Option „über Überweisung“) auszahlen. Für Letzteres muss der Kunde jedoch über einen Anbieter beziehungsweise über eine Schnittstelle bezahlt haben, die automatische Rückerstattungen via WooCommerce unterstützt.
  • Mittels Gutschein anwenden gewähren Sie einen Discount auch nachträglich. Gib dazu den entsprechenden Gutscheincode ein.

Hinweis:

Insbesondere wenn weitere Plugins installiert sind, die in die Preisdarstellung eingreifen, kann es bei der Neuberechnung zu unerwünschten Nebeneffekten kommen. Bestellungen, die händisch angepasst wurden, sollten Sie also stets mit all ihren Zwischen- und Endsummen überprüfen.

 

Bestellung Aktionen / Bestellung Anmerkungen

Bei den Aktionen haben Sie die Möglichkeit, die Rechnungen, Bestelldetails noch einmal zu versenden, die Benachrichtigung einer neuen Bestellung neu zu senden und noch weitere Aktionen. Je nachdem welche Plugins Sie für WooCommerce noch installiert haben, kann sich hier die Liste verändern.

Unter den Anmerkungen finden Sie eine Art Log-Datei die zu dieser Bestellung gehört. Hier sieht man, ob z.B. die Zahlung angenommen wurde, was geändert wurde (Status der Bestellung). Hier kann man auch Anmerkungen hinzufügen, die entweder Privat sind, die nur der Admin und Shop-Manager sieht und auch einen Hinweis an den Kunden, wenn man dies gerne möchte. Wenn der Hinweis an Kunde hinzugefügt wird, geht automatisch eine E-Mail an den Kunden mit dieser Information raus. Diese Information ist zusätzlich im Kundenkonto zu dieser Bestellung zu sehen.

 

Bestell-E-Mails

Wenn ein Kunde eine Bestellung tätigt, gehen direkt E-Mails raus. Einmal an den Shop-Inhaber (oder zusätzlich an die hinterlegte E-Mail-Adresse, die man einstellen kann) und an den Kunden. Diese können so aussehen. Beachten Sie, das sich hier die Texte, sowie Farben ändern kann, wenn dies in WooCommerce angepasst wurde.

 

Wo stellt man die E-Mail-Benachrichtigungen an?

Unter dem Bereich WooCommerce - Einstellungen - E-Mails kann man die E-Mail-Benachrichtigungen anpassen.

Hier kann man zum einen diese aktivieren, sowie deaktivieren. Dazu klickt man bei dem gewünschten Mail auf Verwalten. Hier kann man auf den Betreff, Kopfzeile, sowie zusätzlichen Inhalt in der E-Mail hinzufügen. Beim E-Mail-Typ kann man auch einstellen, wie die E-Mail verschickt werden soll (Multipart, HTML, Klartext) Dies wirkt sich auf das Design aus.

Im unteren Bereich kann man zusätzlich die Absender-Adresse anpassen, sowie den Namen. Das gleiche gilt auch für die E-Mail-Vorlage. Hier kann man die Farbe usw ändern.

 

 


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