English Version below

Hier erklären wir, wie Sie Verteilergruppen (Verteilerlisten) für Microsoft 365 einrichten können.

Wichtig: Sie benötigen Administratorrechte, um Verteilergruppen anzulegen.

• Bitte loggen Sie sich in die E-Mail Administration (Erläuterung Login E-Mail-Administration) ein.
• Klicken Sie links am Rand auf das Menü. Dieses klappt sich dann aus.

• Füllen Sie bitte die nachfolgenden Formularfelder entsprechend aus.
• Sie können hier auch entsprechend einrichten, dass die Verteilergruppen nur intern in Ihrer Organisation verwenden werden kann und von aussen nicht erreichbar ist.

Wie kann eine externe E-Mail Adresse zur Verteilergruppe hinzugefügt werden?

Hinweis: Wenn Sie externe Adressen in die Verteilergruppen einbinden wollen, muss die Verteilergruppe zwingend im Exchange Admin Center (Login ist nur für Benutzer mit Administratorrechten möglich) angelegt bzw. bearbeitet werden.

Zuerst können Sie die externe E-Mail Adresse als Kontakt anlegen, bevor diese als Ziel von der Verteilergruppe ausgewählt werden kann.

Wählen Sie links Empfänger - Kontakte und klicken Sie dann auf E-Mail-Kontakt hinzufügen.

Erforderlich sind hier nur die Felder Anzeigename, Alias und die externe E-Mail-Adresse.

Mit dem Anzeigenamen wird der Kontakt im Adressbuch und beim Verfassen einer neuen E-Mail angezeigt. Der Alias ist ein alternativer, meist kürzerer Name (z. B. Abkürzung oder Spitzname), unter dem der Kontakt ebenfalls beim Schreiben einer neuen E-Mail gefunden werden kann.

Klicken Sie danach auf Weiter.

Im nächsten Schritt können optionale Daten dem Kontakt hinzugefügt werden. Im letzten Schritt gibt es eine Übersicht der eingetragenen Daten, welche Sie abschließend mit "Erstellen" anlegen können.

Nun folgt das Anlegen der Verteilergruppe. Die E-Mail Adresse der Verteilergruppe wird an die Mitglieder die E-Mails weiterleiten.

Der Menüpunkt lautet: Empfänger - Gruppen - Verteilerlisten. Klicken Sie auf Gruppe hinzufügen.

Wählen Sie den Gruppentyp "Verteilung" und klicken Sie dann auf Weiter.

Nun geben Sie der Verteilergruppe einen internen Namen.

Im nächsten Schritt wird ein Besitzer der Gruppe festgelegt, welcher diese verwalten kann. Nehmen Sie dafür, wenn nicht anders gewünscht, einfach den Benutzer mit den Administratorrechten mit dem Sie sich im Exchange Center eingeloggt haben. 

Danach folgt die Auswahl der Mitglieder der Verteilergruppe. Das ist das Ziel der Weiterleitung.

Wählen Sie hier den externen Kontakt den Sie zuvor erstellt haben.

Im Schritt Einstellungen erstellen Sie die E-Mail Adresse, welche weiterleiten soll.

Wählen Sie bei Punkt (1) den Teil Ihrer E-Mail Adresse die vor dem @ stehen soll und bei bei Punkt (2) die gewünschte Domain.

Setzen Sie dann einen Haken bei Punkt (3), damit auch Mails von externen Absendern über die Verteilergruppe weitergeleitet werden dürfen.

Klicken Sie dann auf Weiter um zur Übersicht der eingetragenen Daten zu gelangen.

Dies können Sie abschließend mit "Gruppe erstellen" bestätigen um die Verteilergruppe zu erstellen.

English Version:

How do I set up distribution groups in Microsoft 365?

Here we explain how you can set up distribution groups for Microsoft 365.

Important: You need administrator rights to create distribution groups.

• Please log in to the e-mail administration (Explanation Login e-mail administration).
• Click on the menu on the left-hand side. This will then expand.

• Please fill in the following form fields accordingly.
• You can also set up the distribution groups so that they can only be used internally in your organization and cannot be accessed from outside.

How can an external email address be added to a distribution group?

Note: If you want to include external addresses in the distribution groups, the distribution group must be created or edited in the Exchange Admin Centre (login is only possible for administrators).

First, you can create the external email address as a contact before it can be selected as a destination by the distribution group.

Select Recipients - Contacts on the left, then click Add a mail contact.

Only the Display name, Alias, and External email address fields are required here.

The display name is used to identify the contact in the address book and when composing a new email. The alias is an alternative, usually shorter name (e.g., abbreviation or nickname) that can also be used to find the contact when writing a new email.

Then click Next.

In the next step, optional data can be added to the contact. In the final step, there is an overview of the data entered, which you can then create by clicking “Create”.

Now follows the creation of the distribution group. The email address of the distribution group will forward the emails to the members.

The menu item is: Recipients - Groups - Distribution List. Click on Add a group.

Select the group type “Distribution” and then click Next.

Now give the distribution group an internal name.

The next step is to designate an owner for the group who can manage it. Unless you want to choose someone else, simply select the user with administrator rights that you used to log in to the Exchange Center. 

This is followed by the selection of the members of the distribution group. This is the target of the forwarding.

Select the external contact you created beforehand.

In the Settings step, you create the email address that should forward messages.

At point (1), select the part of your email address that should appear before the @ sign, and at point (2), select the desired domain.

Then place a check mark next to point (3) so that emails from external senders can also be forwarded via the distribution group.

Then click Next to get a summary of the data you entered.

You can confirm this by clicking “Create group” to create the distribution group.