Die Zusammenarbeit in Teams lässt sich mit den richtigen Tools optimieren, neben verschiedenen Online-Tools und SaaS-Angeboten ist auch Groupware-Software interessant. Die Lösungen fördern die digitale Teamarbeit: Sie tauschen Daten miteinander aus, vereinbaren Termine, vergeben Aufgaben und treffen sich mit Mitarbeitern zu virtuellen Besprechungen. Microsoft Office 365 bietet umfangreiche Funktionen für die effektive Zusammenarbeit in Teams. Kostenlose und kostenpflichtige Alternativen sind für die verschiedenen Anforderungen verfügbar.

Online-Tools zur Kommunikation

Müssen Sie für sämtliche Besprechungen vor Ort sein? Mit Videokonferenzen via Skype können Sie Meetings überall abhalten, sind unabhängiger und sparen viel Zeit ein. Neben der kostenlosen Basisversion ist Skype for Business erhältlich, damit können Sie über eine Plattform telefonieren, Videokonferenzen abhalten, Dateien austauschen und Inhalte freigeben.

Google Hangouts ist eine Alternative mit vergleichbarem Funktionsumfang der Skype-Basisversion.

Cloud-Dienste: Daten speichern und austauschen

Für den Datenaustausch eignen sich Cloud-Dienste wie Dropbox, OneDrive von Microsoft und Google Drive hervorragend. Nach Informationen der Studie „Cloud-Monitor 2015“ von der Bitkom Research GmbH berichten 78 Prozent der Cloud-Nutzer über positive Erfahrungen. 83 Prozent der befragten Personen wünschen sich Anbieter, deren Rechenzentren sich ausschließlich in der EU befinden. Interessant: Während sich 65 Prozent um die Datensicherheit beim Cloud-Computing sorgen, stehen 85 Prozent der bisherigen Angriffe in keinem Zusammenhang mit den vorhandenen Cloud-Lösungen. Als Anwender legen Sie für jede Datei fest, wer diese einsehen und bearbeiten darf. In der Cloud gespeicherte Dokumente lassen sich mit der passenden Software von mehreren Teammitgliedern gleichzeitig bearbeiten, das steigert die Effizienz. Mit Microsofts Office 365 ist dies möglich, alternativ unter anderem auch mit Google Docs.

Bei der Auswahl des Cloud-Anbieters sollten Sie auch auf Datenschutz und Datensicherheit achten.

Sicherheit der Onlinedaten mit Cloud-Diensten

Für Unternehmen sind sicher geschützte Daten besonders wichtig. Microsoft hat jetzt einen eigenen Serverpark in Deutschland aufgebaut. Die gespeicherten Daten sind selbst für Microsoft-Mitarbeiter nicht einsehbar und nach aktuellen Best-Practice-Lösungen vor unbefugten Dritten geschützt. Die Deutsche Telekom tritt als Datentreuhänder auf, US-amerikanische Gerichte können den Konzern so nicht zur Herausgabe der Daten zwingen. Wenn Sie mit Microsoft Office arbeiten, lohnt sich ein Vergleich der Office 365-Angebote von Host Europe.

CenterDevice ist eine weitere Lösung mit verschlüsselter Übertragung und Datenspeicherung für professionelles Dokumentenmanagement in Deutschland. Bei Googles kostenlosem Angebot ist diese Sicherheit bisher nicht gegeben.

SaaS – mieten statt kaufen

  • Softwarelizenzen sind teuer, bei SaaS („Software as a Service“) nutzen Sie die Software online und zahlen im Abonnement. Microsoft Office 365 wird nach diesem Prinzip angeboten. Eigene Server mit Notstromversorgung und Fachkräfte im Haus sind nicht notwendig. Besonders kleine und mittlere Unternehmen sparen sich auf diese Weise den Aufwand und die Kosten eigener Hardwarelösungen. Die Umstellung auf Cloud-Computing spart Kosten und Ressourcen ein. Die Vorteile im Überblick:
  • Komfort: Der Anbieter übernimmt Konfiguration und Wartung.
  • Skalierbarkeit: Mehr Speicherplatz und weitere Nutzer lassen sich leicht hinzubuchen.
  • Kostengünstig: Sie sparen Lizenzkosten und benötigen keine zusätzliche Hardware.
  • Weltweiter Datenzugriff, auch mobil über Apps für Android, Windows und iOS.
  • Vereinfachte Teamarbeit über verschiedene Standorte hinweg, zusätzliche Unterstützung durch Collaboration-Features.

Beliebte SaaS-Lösungen für effizientere Teamarbeit sind unter anderem:

  • Wrike: Award-Winning Online-Projektmanagement-Software
  • Clarizen: Projekte managen und Workflows automatisieren
  • eXo Platform: Social-Collaboration-Lösung für effektive Zusammenarbeit, soziale Interaktion und Software-Wikis in Unternehmen

Alternative Groupeware-Software für Teamwork

Groupware-Lösungen unterstützen Teams bei der Zusammenarbeit über zeitliche und/oder räumliche Distanz hinweg. Microsoft Exchange und Outlook als Client sind der Standard in Sachen E-Mail-Infrastruktur. Besonders für kleinere Unternehmen sind günstigere Alternativen mit vergleichbarem Funktionsumfang interessant.

Kolab wurde ursprünglich im Auftrag des Deutschen Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelt und ist eine Open-Source-Groupware-Alternative zu Google Docs und Office 365.

Die Open Xchange App Suite ist seit Jahren beliebter Ersatz für Exchange und Office 365.

Weitere Exchange-Alternativen sind die Groupware-Lösungen Intra2net und Zimbra.

Ebenfalls bedeutsam: Die aus Deutschland stammende Unternehmenssoftware TecArt umfasst die Bereiche Kontakt- und Datenmanagement, Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und Groupware. Die Software ermöglicht die zentrale Zusammenfassung und Verknüpfung sämtlicher Daten, Prozesse und Informationen im Unternehmen. Sie können die Funktionen nach dem Baukastenprinzip für Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen und zahlen so nur für die Funktionen, die Sie auch wirklich nutzen. Die Datensynchronisation zwischen der Software und mobilen Endgeräten ist möglich.

Das TecArt-CRM Mobile wurde als innovative Cloud-Lösung für den Mittelstand mit drei Awards ausgezeichnet. Der Funktionsumfang der Basis-Module beinhaltet:

  • E-Mail-Management
  • Kontaktverwaltung
  • Terminverwaltung
  • Aufgabenverwaltung
  • Dokumentenverwaltung
  • Notizverwaltung

Zahlreiche Zusatzmodule wie Anruf- und Auftragsverwaltung sowie Rechnungs- und Projektverwaltung sind ebenso verfügbar.

Sie können die meisten Software-Lösungen für effizientere Teamarbeit kostenlos testen, die Auswahl hängt von Ihren persönlichen Anforderungen ab.

Sie kennen weitere nützliche Groupware- und Collaboration-Tools für effizientes Teamwork? Schicken Sie uns einen Kommentar. Wir freuen uns auf Ihr Feedback.

Bildnachweis: Fotolia, Lizenz: Host Europe

Wolf-Dieter Fiege

Wolf-Dieter Fiege ist Senior Specialist für Content Marketing & SEO und Chefredakteur des Blogs der Host Europe GmbH, einem der größten Anbieter von Domain- und Webhosting sowie Serverprodukten in Europa.

4 thoughts on “Teamwork effizienter gestalten – mit Online-Tools, SaaS & Groupware

  1. Hallo Herr Fiege,

    das ist ein wunderbarer Überblick besserer Alternativen zu Office 365 und Google Docs. Als Ergänzung für den kostenfreien Bereich ist Bitrix noch zu nennen.

    Der Vorteil von Systemen die auf Groupware und CRM setzen: Sie können schnell, manche mit kleinen andere mit großem Aufwand zu kompletten Business Suiten erweitert werden. Das heißt Vertragsverwaltung im 2-6 Augenprinzip oder automatisierte Ticketbearbeitung für Vertrieb und Support reduzieren interne Aufwände.

    Aber das wichtigste vor Einführung der Software sind die genauen Kenntnisse über die Unternehmensprozesse. Nur wenn man diese genau kennt, können Sie durch Software verbessert werden. Sprich vor jeder Softwareeinführung steht ein optimale Evaluation.

  2. Ich mache seit vielen Jahren gute Erfahrung mit Zarafa (community.zarafa.com) open-source-Variante die für mich persönlich (Privatnutzung) ausreicht. Für größere Ansprüche gibt es auch eine Enterprise-Version, die ich aber nicht beurteilen kann.
    E-Mail, Kontakte, Termine, Aufgaben sind sowohl mit Mobilgeräten als auch mit einem guten Webinterface zuverlässig nutzbar.

  3. Aber das wichtigste vor Einführung der Software sind die genauen Kenntnisse über die Unternehmensprozesse. Nur wenn man diese genau kennt, können Sie durch Software verbessert werden. Sprich vor jeder Softwareeinführung steht ein optimale Evaluation.

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