Antworten auf Ihre häufigsten Fragen

Wo lege ich verschiedene Ansprechpartner und deren Rechte fest?
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Hier wird beschrieben wie Ansprechpartner verwaltet werden können, und welchen Nutzen Ansprechpartner für Ihre Kundennummer haben.

 

Allgemeines

Im Kundeninformationssystem (KIS) können Sie im Bereich Kundenkonto - Ansprechpartner Ansprechpartner löschen, aktualisieren oder hinzufügen. Dies ist wichtig, da wir aus datenschutzrechtlichen Gründen nur hinterlegten Ansprechpartnern Auskünfte zu Ihrer Kundennummer bzw. Ihren Verträgen erteilten dürfen. Darüber hinaus ist es notwendig, dass der Kontakt über eine hinterlegte Rufnummer oder E-Mail-Adresse erfolgt (z.B. beim Anfordern eines neuen Passwortes oder beim Versand einer E-Mail zur Kündigung).


Hinweis

Bitte hinterlegen Sie möglichst viele Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse und aktualisieren Sie diese bei Änderungen. Bitte berücksichtigten Sie dabei die folgenden Punkte:

    • Sind Ansprechpartner hinterlegt, denen die Rechnung per E-Mail zu gesendet werden soll?
    • Sind alle Personen bzw. Abteilungen hinterlegt, die Informationen zu der Kundennummer benötigen?
    • Wurden Ansprechpartner zu Vertretungszwecken (z.B. im Krankheitsfall oder in der Urlaubszeit) hinterlegt?

Sobald eine neue E-Mail-Adresse hinterlegt oder eine alte ersetzt wurde, wird eine E-Mail mit einem Bestätigungslink an die neue E-Mail-Adresse gesendet. Erst wenn die neue E-Mail-Adresse bestätigt wurde, kann die Adresse genutzt werden. Die neue E-Mail-Adresse muss innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden.

 

Ansprechpartner verwalten

 

Punkt 1 und 2: Rechts neben dem Ansprechpartner finden Sie Buttons zum Editieren bzw. Löschen des jeweiligen Ansprechpartners.

Punkt 3: Es ist notwendig immer einen Standardansprechpartner zu hinterlegen. Es ist daher nicht möglich den letzten Standardansprechpartner zu löschen. Bitte editieren Sie in diesem Fall den Ansprechpartner, oder fügen zunächst einen neuen Standardansprechpartner hinzu und löschen danach den bisherigen.

Punkt 4: Unter der Tabelle mit den Ansprechpartnern kann man zusätzliche Ansprechpartner hinzufügen.

 

Einstellungen für Ansprechpartner

Wenn Sie einen vorhandenen Ansprechpartner editieren oder einen neuen hinzufügen, gelangen Sie zur folgenden Eingabemaske.

 

1: Ansprechpartner-Typen

    • Standard: Wenn keine spezielleren Typen vorhanden sind, wird auf diesen Eintrag zurückgegriffen. Alle Standardansprechpartner werden auf der Rechnung mit dem Zusatz "z.Hd." aufgelistet, sofern kein Ansprechpartner vom Typ Buchhaltung hinterlegt wurde.

    • Buchhaltung : Sollte einer oder mehrere Buchhaltungskontakte existieren, werden alle auf der Rechnung aufgeführt (soweit Platz in der entspr. Zeile auf dem Briefbogen ist).

    • Technik: Hier eingetragene Personen erhalten aktuelle Sicherheitshinweise sowie Informationen zu geplanten Wartungsarbeiten per E-Mail. Bitte beachten Sie auch die Einstellungen für Benachrichtigungen auf die E-Mail-Adresse in Ihren Kontaktdaten. Diese können unter Kundenkonto - Kontaktdaten - Benachrichtigungen im Kundeninformationssystem geändert werden. Unter diese Einstellungen fallen auch Benachrichtigungen bei Störungen.

    • Weitere Typen (Inhaber, Zeichnungsberechtigter, ...) haben derzeit noch keine technische Auswirkung, dienen aber dazu, ein Ansprechpartner seiner entsprechenden Funktion zuordnen zu können.

Hinweis

    • Nur für Ansprechpartner vom Typ Standard und Buchhaltung kann der Rechnungsversand per E-Mail unter Kundenkonto - Rechnungen aktiviert werden, sofern eine E-Mail-Adresse beim Ansprechpartner eingetragen ist. Weitere Informationen zum Rechnungsversand finden Sie im FAQ-Artikel Rechnungen.

    • Wenn Sie möchten das auf der Rechnung weder Standardansprechpartner noch Ansprechpartner vom Typ-Buchhaltung aufgeführt werden, bitten wir Sie um einen Auftrag per E-Mail an vertrag@hosteurope.de , von einer in den Kontaktdaten hinterlegten E-Mail-Adresse.

    • Sollten Sie keinen Ansprechpartner vom Typ Technik haben, werden E-Mails bezüglich Sicherheitshinweisen und Ankündigungen von Wartungsarbeiten dennoch an die E-Mail-Adresse in den Kontaktdaten gesendet.

3: E-Mail-Adresse

Bitte beachten Sie, dass die E-Mail-Adresse unter Kundenkonto - Kontaktdaten jedoch für die meisten E-Mails genutzt wird.

Sobald eine neue E-Mail-Adresse hinterlegt oder eine alte ersetzt wurde, wird eine E-Mail mit einem Bestätigungslink an die neue E-Mail-Adresse gesendet. Erst wenn die neue E-Mail-Adresse bestätigt wurde, kann die Adresse genutzt werden. Bis dahin sieht man die zukünftige E-Mail-Adresse rechts neben der aktuellen E-Mail-Adresse als vorgemerkt und kann dort die Vormerkung auch wieder löschen. Bitte beachten Sie, dass die neue E-Mail-Adresse innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden muss.

 

4: Telefonpasswort

Hier kann ein Passwort hinterlegt werden, dass von Host Europe während eines Telefonats abgefragt wird. Mit Angabe des Telefonpasswortes ist der Ansprechpartner berechtigt Aufträge telefonisch zu erteilen, die einem Auftrag über das KIS bzw. einem schriftlichen Auftrag gleichgestellt sind. Dies gilt nicht für System Managment Aufträge für Produkte, bei denen Sie der Administrator sind. Hier ist ein Auftrag über das KIS zwingend notwendig. Bitte beachten Sie auch das Feld Einschränkungen weiter unten, mit dem die Berechtigungen für telefonische Aufträge eingeschränkt werden können.

2 und 5: Passworteinstellungen

Die Auswahl für Passwort-Reset ist eine Pflichtangabe und muss daher getroffen werden. Mit ja wird dem Ansprechpartner erlaubt ein neues Passwort für das Kundeninformationssystem (KIS) anzufordern. Dann erscheinen neben dem Feld Telefonnummer Checkboxen für Secure-Login und Passwort-Reset (siehe Punkt 2 im Screenshot). Das Feld Mobilfunknummer ist zwingend auszufüllen, wenn eine dieser beiden Funktionen aktiviert wird.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass es nur ein Login für das KIS gibt, dass sich alle Ansprechpartner mit KIS-Zugang teilen müssen. Daher kann man die Rechte eines einzelnen Ansprechpartners für die Nutzung im KIS nicht einschränken.

6: Einschränkungen

Für jeden Ansprechpartner kann in dem Textfeld angegeben werden, welche Art von telefonischen Aufträgen erteilt oder nicht erteilt werden dürfen. So könnte bei Ihrem Techniker "nur Serverreboots erteilen", bei Ihrem Buchhalter "WebHosting-Pakete beauftragen" stehen. Alle angebotenen Auftragsarten, die nicht im Einschränkungsfeld oder durch uns ausgeschlossen werden, darf ein Ansprechpartner ausführen lassen. Für den KIS-Zugang gelten diese Einschränkungen nicht. Jeder Ansprechpartner dem die Zugangsdaten vorliegen, kann im KIS alles machen.

In Zukunft wird diese Ansprechpartner-Verwaltung noch in weiteren Bereichen genutzt werden. Bitte sorgen Sie deshalb dafür, dass diese Daten genau wie Ihre Stammdaten immer aktuell gehalten werden.


otto.friedrich@hosteurope.de xanthippe.ypsilante@hosteurope.de hercules.ikarus@hosteurope.de