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Wie erstelle und versende ich einen Newsletter richtig?

Newsletter sind ein wunderbarer Weg, um Kunden Ihres Shops zu erreichen, Mitglieder Ihres Vereins auf dem Laufenden zu halten, oder Interessenten über die neuesten Entwicklungen Ihres Unternehmens zu informieren.

Um jedoch einen Newsletter erfolgreich über unsere Server zu versenden, sollte man einige Punkte beachten.

1. Rechtliche Voraussetzung:

Der Unterschied zwischen einer legitimen Newslettermail und SPAM liegt immer im Einverständnis des Empfängers. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Empfänger Ihren Newsletter auch wirklich erhalten wollen. Wir empfehlen für die Aufnahme einer Adresse in Ihre Liste immer das Double-Opt-in-Verfahren, hier kann zuverlässig sichergestellt werden, dass der Adressbesitzer wirklich von Ihnen per Mail informiert werden möchte. Geben Sie dem Empfänger auch immer die Möglichkeit, sich abzumelden. Dies verringert oder eliminiert die Beschwerdequote und damit die Gefahr eines Blacklistings ebenso wie die Gefahr, rechtlichen Schritten ausgesetzt zu werden.

Hierbei sollte auch immer bedacht werden, das Newsletter-Versender jederzeit belegen können müssen, woher die zugrundeliegenden Adressen stammen, und wann und zu welchem Zweck diese gespeichert wurden. Der Inhaber der Mailadresse muss der geplanten Verwendung seiner Adresse für Ihren Newsletter zugestimmt haben, daher ist das Einkaufen von Adresslisten in der Regel sinnlos.

2. Bouncemanagement und Listenpflege:

Newsletter werden schnell als SPAM angesehen. Um dies zu vermeiden, sollten die Adresslisten eines Newsletters immer gepflegt werden. Zum Einen sollte man IMMER  ein Programm verwenden, welches ein entsprechendes Bouncemanagement zur Verfügung stellt. Denn je höher die Anzahl der unzustellbaren Adressen, desto eher wird ein Newsletter vom Zielprovider als Spam angesehen. Die meisten Newsletter-Programme können das Auswerten von Rückläufern automatisiert durchführen, und die entsprechenden Adressen nach einem fehlgeschlagenen Zustellversuch aus Ihrer Liste entfernen. Voraussetzung dafür ist ein gültiger Return-Path bzw. eine gültige FROM-Adresse, an die Mailbounces Ihres Newsletters zugestellt werden können. Stellen Sie daher sicher, dass die Adresse, welche Sie als Absender gesetzt haben, erreichbar ist und von Ihrem Programm ausgewertet werden kann.

In diesem Zusammenhang sollte auf die Verwendung von alten Mail-Adressen als sogenannte "Spamtraps" hingewiesen werden. Hierbei werden alte Mailadressen, welche vom Inhaber gelöscht wurden, nach sechs oder zwölf Monaten vom Provider wieder reaktiviert und als Spamfalle genutzt. Werden diese Adressen nach Reaktivierung angeschrieben, wird der Versender vom Provider automatisch als Spammer eingestuft, und seine Mails werden geblockt. Dieses Verfahren wird beispielsweise von großen deutschen Postfachanbiertern sehr konsequent durchgeführt. Daher ist es sinnvoll, die zeitlichen Abstände zwischen ihren Newslettern nicht zu groß werden zu lassen, um über entsprechende Mailbounces auf gelöschte Adressen aufmerksam zu werden, bevor diese für die Spamerkennung reaktiviert werden.

Zum Anderen überwachen Provider nicht nur, wie viele unzustellbare Mails sie erreichen, sondern auch, wie viele Mails sie von einem einzelnen Server erhalten. Kommen hier zu viele Mails in zu kurzer Zeit von Ihrem Server, kann es schnell dazu kommen, dass Ihr Server (temporär) geblockt wird. Achten Sie daher darauf, dass in der Adressliste, welche Sie verwenden, die Adressen nicht nach Providern sortiert sind. Performance-Verluste müssen Sie durch solche "durcheinandergewürfelte" Listen nicht befürchten, aber die Zustellrate wird verbessert, und die Gefahr eines Ratelimits, eines Grey- oder eines Blacklistings sinkt.

3. Technische Maßnahmen:

Da Ihr Newsletter das Medium E-Mail verwendet, sind bestimmte technische Notwendigkeiten zu beachten, um den versendenden Server nicht zu überlasten, und/oder andere Kunden zu beeinträchtigen. Der Versand über ein E-Mail Basic, ein Webpack (mit Ausnahme von Webpack Pro Paketen) oder ein Webhostingpaket unterliegt dabei etwas stärkeren Beschränkungen, da hier auf einem Server mehrere Kunden gehostet werden, und Ihr Newsletterversand direkte Auswirkungen auf andere Kunden haben kann. Daher sollten auf solch einem Shared Hosting Paket nicht mehr als 2 Mails pro Sekunde eingeliefert werden. Beim Versand über einen Virtual Server, ein Webpack Pro oder einen Webserver können auch 3 oder 4 Mails pro Sekunde eingeliefert werden. Schneller sollte generell nicht eingeliefert werden, um den Server nicht unnötig zu belasten, und um kein Greylisting oder Ratelimit bei den Zielprovidern zu verursachen. Bitte liefern Sie auch nicht mehr als 10 Mails pro SMTP-Verbindung ein, da jede weitere Mail über diese Verbindung automatisch in der Mail Queue zwischengespeichert wird, und damit den Versand verzögert. Bauen sie einfach nach 10 Mails eine neue Verbindung auf, die entsprechende Funktion wird von den meisten gängigen Newsletterprogrammen zur Verfügung gestellt. Bevor der eigentliche Versand stattfindet, prüfen Sie bitte auch, ob das Limit des Dynamic-Spam-Out-Stop so eingestellt ist, das Ihr Newsletter komplett versendet werden kann. Andernfalls würde der Server bei Erreichen des Limits den Versand weiterer Mails unterbinden.

Manche Newsletter-Programme bieten auch die Möglichkeit an, von jeder versendeten Mail eine Kopie an die eigene Adresse senden zu lassen. Von dieser Funktion raten wir generell ab. zum einen verdoppelt sich hier die Anzahl der versendeten Mails, und damit die Last auf den Systemen. Zum anderen bringt diese "Nachverfolgung" der gesendeten Mails keinen Erkenntnisgewinn über den Zustellungsstatus der eigentlichen Newslettermail. Trotz zugestellter Kopie kann die eigentliche Mail gebounced werden. Daher sollte die Listenpflege, statt über solche Umwege, direkt über ein geeignetes Bouncemanagement stattfinden

Sollte Ihr Newsletter andere Kunden beeinträchtigen, müssen wir uns in letzter Konsequenz vorbehalten, das fragliche Konto zu sperren. Daher empfehlen wir für den Versand regelmäßiger oder großer Newsletter ein Webserverpaket. Hier sind Sie unabhängig von anderen Kunden. Da Ihnen hier auch die IP-Adresse des Pakets alleine zur Verfügung steht, besteht auch keine Gefahr, dass ein anderer Kunde ein Blacklisting verursacht, und damit Ihren Versand beeinträchtigt.

Weiterführende Informationen und Best-Practices finden Sie auch unter folgenden Links:

https://online-marketing.eco.de/
https://e-mail.eco.de/wp-content/blogs.dir/26/files/eco_best_practices_fur_e-mail-marketing.pdf
https://certified-senders.org/de/document/eco-richtlinie-fuer-zulaessiges-e-mail-marketing/ (deutsche Version)
https://certified-senders.org/document/263/ (englische Version)


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