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Wie richte ich eine Abwesenheitsnotiz (Autoresponder) ein ?
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Sie werden Ihre E-Mails einige Zeit nicht abrufen, z.B. weil Sie im Urlaub sind und möchten diejenigen, die Ihnen während dieser Zeit E-Mails schicken, automatisch darüber benachrichtigen? Hier steht, wie Sie einen solchen "Autoresponder" einrichten.

Vorab eine kleine Warnung: Das automatische Senden von E-Mail als Antwort auf eingehende Nachrichten kann unerwünschte Nebeneffekte haben. So bekommt zum Beispiel jeder Absender einer Spam-Mail mit echtem Absender eine Bestätigung, dass die Adresse aktiv ist. Der wahrscheinlichere Fall, eine gefälschte Absenderadresse, sorgt dafür, dass unbeteiligte Dritte Ihre Mail erhalten und diese wiederum selbst als Spam auffassen. Sie würden also ggf. selbst zum Spamversender.

Um einen Autoresponder einzurichten, gehen Sie in Ihrem KIS auf "Produktverwaltung - Ihr Produktbereich - Konfigurieren - E-Mail - E-Mail-Konten verwalten / Autoresponder / Filter / Webmailer". Dort erhalten Sie eine Liste aller eingerichteten E-Mail-Konten. Dazu werden auch die betreffenden E-Mail-Adressen angezeigt. Um einen Autoresponder einzurichten, klicken Sie in der Spalte "Einstellungen" auf den 3. Button.




Hinweis: Sollten Sie selber keinen KIS-Zugriff haben, können Sie sich auch mit den Zugangsdaten des E-Mail-Kontos (E-Mail-Kontoname und Passwort) auf https://kis.hosteurope.de/ anmelden um den Autoresponder einzurichten.

Die notwendigen Einstellungen tätigen Sie in folgendem Menü:



Die einzutragenden Punkte sind hier noch einmal zusammengefasst:

  • E-Mail-Konto: Welches E-Mail-Konto ist betroffen?
  • zugewiesene Email-Adressen: Welche E-Mail-Adressen sind betroffen?
  • Hier kann auch ein getimter Autoresponder eingestellt werden, den man z.B. bei Urlaubsabwesenheit verwenden kann. Ein proaktives Ausschalten des Autoresponders im KIS ist dann nicht mehr notwendig. Setzen Sie hierzu das Häkchen bei "Aktiv" und legen Sie dann den gewünschten Datumsbereich fest. Der Autoresponder wird dann am gewünschten Startdatum aktiviert und beim Erreichen des Endzeitpunkts deaktiviert. Um den Autoresponder dauerhaft zu aktivieren, setzen Sie bitte das Häkchen nur bei "Aktiv" und lassen die Datumsfelder leer.
  • Absender-Name: Hier können Sie einen Namen angeben, der zusätzlich zur E-Mail Adresse als Absender angezeigt wird.
  • Absender-Emailadresse (Pflichtfeld): legt die Emailadresse fest von der aus die Benachrichtigungen verschickt werden. Dies ist z.B. nützlich, wenn Sie mehrere Adressen in dieses E-Mail-Konto leiten lassen.
  • Single Reply: Wenn Sie diese Option wählen (das ist empfohlen), schickt der Autoresponder nur einmalig eine Benachrichtigung an den Absender, unabhängig davon wie viele E-Mails Sie von diesem Absender erhalten. Nach dem speichern der hier vorgenommenen Änderungen wird die Liste der bereits angeschriebenen Empfänger gelöscht. Dadurch erhält jeder Absender erneut eine Abwesenheitsbenachrichtigung.
  • Spam Filter beachten: Hier können Sie auswählen,  ob auch auf als Spam erkannte E-Mails geantwortet werden soll. Sie können verschiedene Abstufungen wählen. Wenn Sie "nicht beachten" einstellen, wird auf alle eingehenden E-Mails geantwortet.
  • Mail-Betreff (optional): Wenn Ihre E-Mail mit einem bestimmten Betreff versendet werden soll, können Sie diesen hier eintragen. Wenn Sie das Feld leer lassen wird der Absender-Betreff mit einem vorangestellten "Re: " verwendet.
  • Mail-Text: Hier geben Sie die Nachricht, die der Sender der E-Mail erhalten soll, als reine Textnachricht ein. Beachten Sie bitte, dass dort nur Zeichen aus dem West-Europäischen Zeichensatz verwendet werden können. Andere Zeichensätze wie z.B. Kyrillisch oder asiatische werden nicht unterstützt.
  • Einstellung übernehmen: Möchten Sie Teile oder alle gerade getätigten Einstellungen für weitere Konten neben dem bereits ausgewählten Konto übernehmen, können Sie hier die nebenstehenden Felder anhaken.
  • Konten: In dieser Spalte wählen Sie weitere E-Mail-Konten aus, für die Sie die zuvor angewählten Einstellungen übernehmen möchten. Bitte beachten Sie, dass in dieser Übersicht alle Konten angezeigt werden, für die eine Absender-Adresse gesetzt ist.

Mit Klicken auf "Speichern" werden die Einstellungen übernommen.

Möchten Sie also eine Abwesenheitsnotiz für ein einziges Konto konfigurieren, füllen Sie die Eingabemaske wie erklärt für Ihr gewähltes Konto aus und lassen die beiden Spalten auf der rechten Seite außer acht.


otto.friedrich@hosteurope.de xanthippe.ypsilante@hosteurope.de hercules.ikarus@hosteurope.de