Sie lassen unerwünschte E-Mails per Spam-Filter in einen entsprechenden Ordner sortieren und möchten diese E-Mails nicht immer manuell löschen müssen? Oder Sie haben einen anderen Grund, um die E-Mails in einem Ordner regelmäßig löschen zu lassen? Dann haben wir hier die Lösung für Sie.

Hinweis: Dieser Dienst ist nicht für Hosted Exchange Konten nutzbar.

Bitte beachten Sie: Die hier vorgenommenen Einstellungen führen zur unwiderruflichen Löschung von E-Mails. Dies kann auch E-Mails betreffen, welche Sie eigentlich nicht löschen wollten, z.B. wenn eine E-Mail fälschlicherweise als Spam markiert wurde. Bitte verwenden Sie diese Funktion daher nur dann, wenn Sie sich der möglichen Konsequenzen bewusst sind.      

Um E-Mails in einem bestimmten Verzeichnis nach einem bestimmten Zeitraum automatisch löschen zu lassen, wählen Sie bitte im KIS unter "Produktverwaltung - *Ihr Produktbereich* (z.B. Webhosting) - Konfigurieren - E-Mail" den Punkt "Automatische Löschung von E-Mails" aus. Sie sehen dann folgende Eingabemaske:



Wählen Sie zunächst das E-Mail Konto aus, für welches Sie die Konfiguration vornehmen möchten [1]. Klicken Sie anschließend auf "Ordnerliste aufrufen" [2].



Unter "Ordner" [1] werden Ihnen die in Ihrem E-Mail-Konto angelegten Ordner angezeigt. Wählen Sie den gewünschten  Ordner aus - in unserem Beispiel verwenden wir den Ordner "Spam".
Wählen Sie nun den Zeitraum, nach welchem die E-Mails gelöscht werden sollen [2]. Der hier ausgewählte Zeitraum bezieht sich auf das jeweilige Eingangsdatum der E-Mail.
Damit Sie nicht vergessen, dass die E-Mails in diesem Ordner regelmäßig gelöscht werden, können Sie unter [3] auswählen, ob eine Markierung in diesem Ordner angezeigt werden soll. In diesem Fall wird, abhängig von der Auswahl, an erster und/oder letzter Stelle eine E-Mail eingefügt, welche Sie über die Ordnerkonfiguration informiert. Falls Sie die E-Mail löschen, wird sie wieder neu erstellt. Falls Sie keine Markierung wünschen, wählen Sie "Keine Markierung" aus. Wir empfehlen Ihnen aus Sicherheitsgründen die Verwendung der Markierung, in unserem Beispiel wählen wir deshalb "Beide Markierungen" aus.  Im Webmailer sehen Sie dann folgende E-Mails als Markierung

Um die nun vorgenommene Konfiguration zu speichern, klicken Sie bitte auf "Anlegen" [4]. Wurde alles richtig ausgewählt, erhalten Sie die Meldung "Einstellungen gespeichert". Sie werden dann wieder auf die Eingabemaske weitergeleitet.

In unserem Beispiel werden nun im Ordner "/Spam" des E-Mail Kontos "wpxxxxxxxx-beispiel1" alle E-Mails 10 Tage nach ihrem Eingang gelöscht. Im Ordner "/Spam1" wird oben und unten eine Markierung angezeigt, damit nicht versehentlich wichtige E-Mails in den Ordner verschoben werden. Unter "Letzte Änderung" [1] wird Ihnen der Zeitpunkt angezeigt, an welchem die Konfiguration zuletzt geändert wurde.

Die Löschung der E-Mails wird nachts durchgeführt. In diesem Zusammenhang werden auch die Markierungen "AAA" und "ZZZ" erzeugt. Sobald Sie für einen Ordner die automatische Löschung konfiguriert haben, wird Ihnen in Ihrem E-Mail Client/Webmailer ein neuer Ordner angezeigt: HE-Reports.

In diesem Ordner wird Ihnen regelmäßig eine Statistik zur Verfügung gestellt, welche eine Übersicht über die konfigurierten Ordner sowie die gelöschten E-Mails gibt. Dies würde dann z.B. für das oben gewählte Beispiel folgendermaßen aussehen:

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# Geloeschte Mails fuer Ordner 'Spam'
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# Maximales alter: 10 Tage
# AAA-E-Mail: ja
# ZZZ-E-Mail: ja
# Geloeschte Emails: 3
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Im Anhang der E-Mail finden Sie dann eine ausführliche Statistik, welche E-Mails im einzelnen gelöscht wurden. Aufgeführt werden dabei nach Möglichkeit folgende Informationen der gelöschten E-Mail:

Absender
Empfänger
Betreff
Datum
Message-ID 

Falls eine Information in der E-Mail fehlt (z.B. weil kein Betreff angegeben wurde), wird die entsprechende Zeile nicht ausgefüllt.

Bitte beachten Sie, dass die E-Mails im Ordner "HE-Reports" nicht gelöscht werden können. Es werden Ihnen immer maximal die letzten 20 Reports angezeigt. Danach wird für jeden neuen Report der jeweils älteste Report gelöscht.

Wenn Sie die automatische Löschung wieder deaktivieren, wird der Ordner "HE-Reports" an dem auf die Konfigurationsänderung  folgenden Montag automatisch gelöscht.

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