English version below

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mit einer .csv-Datei E-Mail-Konten anlegen, ändern und löschen können. Diese Funktion steht Ihnen erst ab den WebServern/MailServern zur Verfügung.

Die .csv-Datei können Sie im KIS unter folgendem Pfad hochladen:

Produktverwaltung - *Ihr Produktbereich* - Konfigurieren - E-Mail - E-Mail-Konten verwalten / Autoresponder / Filter / Webmailer

Dort sehen Sie dann folgende Maske:

Die markierten Punkte haben folgende Bedeutung:

1. Download: Hier finden Sie eine Vorlage zur .csv-Datei, die Sie gerne für den Import verwenden können.
2. Upload: Hier laden Sie Ihre ausgefüllte .csv-Datei hoch.
3. Kontakt: Hier können Sie die E-Mail-Adresse auswählen, an welche die Bestätigungsmail gesendet werden soll.
4. Wichtig: Mit Setzen des Hakens bestätigen Sie, dass abhängig von den in der .csv-Datei angegebenen Aktionen, E-Mail-Konten gelöscht werden können.
5. Ausführen: Mit einem Klick auf "Ausführen" führen Sie die in der .csv-Datei gesetzten Aktionen durch.

Beachten Sie dabei bitte folgende Hinweise zu den verschiedenen Spalten:

• "Aktion": Hier können Sie E-Mail-Konten erstellen ("create"), ändern ("change") oder löschen ("delete"). Wenn Sie keine Änderungen an einem E-Mail-Konten durchführen möchten, welches in der vorausgefüllten .csv-Vorlage aufgelistet ist, so lassen Sie dieses Feld einfach leer.
• "Account Name": Hier vergeben Sie den Namen für einen neues E-Mail-Konto. Dieser darf für bereits bestehende Postfächer nicht geändert werden. Der erste Teil der E-Mail-Konten-Bezeichnung (im Format: wpxxxxx-) ist immer fest vorgegeben, den hinteren Teil können Sie aus alphanumerischen Zeichen (a-z, A-Z, 0-9) frei bestimmen. Dabei darf die Länge 20 Zeichen nicht überschreiten (wpxxxxx zählt nicht zu der Anzahl der Zeichen).
• "Passwort": Hier können Sie ein neues Passwort vergeben. Sollten Sie bei E-Mail-Konten-Änderungen Ihr bestehendes Passwort behalten wollen, lassen Sie dieses Feld einfach leer. Das Passwort muss zwischen 8 und 16 Zeichen lang sein und es dürfen nur die folgende Zeichen verwendet werden: 0-9a-zA-Z,-.!#$%&(){}[]*+/:;<=>?@\^_|~.
• "E-Mail-Adresse": Tragen Sie hier eine gewünschte E-Mail-Adresse zu Ihrem E-Mail-Konto ein.
• "Vorname"/ "Nachname", / "Voller Name": Diese drei Felder sind vor allem für Änderungen von Exchange-Konten relevant (Pflichtfelder). Möchten Sie keine Exchange-relevanten Daten ändern, so lassen Sie diese Felder einfach leer.
• "Virus-Check": Hier können Sie den Virus-Check für Ihren E-Mail-Konten deaktivieren (=0) oder aktivieren (=1).
• "Spam-Check": Hier können Sie den Standard-Spamschutz aktivieren (1), falls aktuell keine Filter eingestellt sind. Der Wert 0 bzw. Wert 1 bei aktuell vorhandenen Filtern führt zu keiner Änderung an den Filtern.
• ACHTUNG: Bitte beachten Sie, dass keine durch Leerzeichen separierten Dateien bearbeitet werden können. Verwenden Sie daher bitte als Separator folgende Zeichen: Komma, Semikolon, Tabulator.
• Bitte beachten Sie außerdem: Ihre .csv-Datei darf 1.000 Einträge nicht überschreiten. Möchten Sie mehr als 1.000 Konten bearbeiten, so teilen Sie diese bitte auf mehrere Dateien auf. Vielen Dank.

Alle Einträge bzw. Zeilen, welche ungültige Werte enthalten, werden zu einem Fehler in der gewählten Aktion führen. Sofern Fehler auftreten, erhalten Sie einen Download-Link für Ihre .csv-Datei, welche um die Fehlermeldungen ergänzt wurde. Sie können in dieser .csv-Datei Korrekturen vornehmen und diese anschließend für einen erneuten Upload verwenden.

Bitte beachten Sie, dass alle Änderungen innerhalb von maximal 15 Minuten im System aktiv sind.

Sicherheitshinweise:

• In unserer .csv-Vorlage werden aus Sicherheitsgründen sämtliche Passwörter entfernt. Sofern hier keine neuen Passwörter gesetzt werden, bleiben aktuell gesetzte Passwörter bestehen.
• Alle in den .csv-Dateien übermittelten Daten werden während des Imports AES-256 verschlüsselt.
• Bitte verwenden Sie dieses Tool mit Bedacht, da damit sowohl Löschungen (z.B. auch von primären E-Mail-Adressen) durchgeführt, als auch Passwörter geändert werden können!

English version:

This article describes how you can use a .csv file to create, modify, and delete e-mail accounts. This function is only available starting from the WebServer/MailServer.

You can upload the .csv file in KIS under the following menu item:

Product Admin - *Your Product* - Configure - E-Mail - Manage e-mail accounts / Autoresponder / Filter / Webmailer

There you will see the following mask:

The marked points have the following meaning:

1. Download: Here you will find a template for the .csv file, which you are welcome to use for the import.
2. Upload: Here you upload your completed csv file
3. Contact: Here you can select the mail address for the confirmation e-mail
4. Important: By ticking the checkbox you confirm that depending on the actions specified in the .csv file e-mail accounts can be deleted.
5. Execute: Here you can execute the actions set in the .csv file

Please consider the following notes on the different columns:

• "Action": Here you can create, change or delete e-mail accounts. If you do not want to make any changes to a mailbox that is listed in the prefilled .csv template, simply leave this field empty.
• "Account Name": Here you assign the name for a new account. This may not be changed for existing mailboxes. The first part of the e-mail account name (in the format: wpxxxxx-) is always fixed; the back part can be determined from alphanumeric characters (a-z, A-Z, 0-9). The length may not exceed 20 characters (wpxxxxx does not count to the number of characters).
• "Password": Here you can enter a new password. If you want to keep your existing password when changing your account, simply leave this field blank.The password needs to be between 8 and 16 characters long, and the following characters can be used: 0-9a-zA-Z,-.!#$%&(){}[]*+/:;<=>?@\^_|~.
• "E-mail address": Enter the desired e-mail address for your account here.
• "First name" /"Last name" / "Full name": These three fields are particularly relevant for changes to Exchange accounts (mandatory fields). If you do not want to change any Exchange-relevant data, simply leave these fields empty.
• "Virus check"/ "Spam check": Here you can deactivate (=0) or activate (=1) the virus or SPAM check for your e-mail account.
• IMPORTANT: Please note that it is not possible to process whitespace-separated files. Please use one of the following characters as separator: comma, semicolon, tabulator.
• Please note: Your .csv file can not exceed 1,000 entries. If you would like to edit more than 1,000 accounts, please divide them into several files. Many Thanks.

All entries or lines containing invalid values will lead to an error in the selected action. Errors that have occurred can be downloaded and read in the log file of the history below.

Security instructions:

• All passwords will be removed from our .csv template for security reasons. If no new passwords are set here, currently set passwords are retained.
• All data transmitted in the .csv files are stored AES-256 encrypted in our database.
• Please use this tool carefully, as it can be used for deletions (e.g. also for primary e-mail addresses) as well as for changing passwords!